# Anmelden, registrieren und Zugang wiederherstellen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/erste-schritte/anmelden-und-zugang # Anmelden, registrieren und Zugang wiederherstellen ## Ziel und Voraussetzungen Du meldest dich mit der vorgesehenen Identität sicher an und öffnest den richtigen Arbeitsbereich. Benötigt werden eine bestätigte E-Mail-Adresse, das vereinbarte Anmeldeverfahren und – falls aktiviert – Zugriff auf die MFA-Methode. Verwende ausschließlich die Produktdomain deiner Organisation. Diese Anleitung führt vom ersten Konto bis in den richtigen Arbeitsbereich. Zugangscodes und Wiederherstellungslinks sind personenbezogen und dürfen nicht weitergegeben werden. ## Sicher anmelden {#sicher-anmelden} 1. Öffne die Webadresse deines Unternehmens oder die mobile App. 2. Gib E-Mail-Adresse und Passwort ein. Nutze einen angebotenen Unternehmens-Login nur für das dazugehörige Konto. 3. Bestätige bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung den zweiten Faktor. 4. Prüfe nach der Weiterleitung Produkt, Organisation und Arbeitsbereich. Eine bereits aktive Sitzung führt direkt zum zulässigen Startbereich. Ein Anmeldelink mit kurzlebigem Token wird nur einmal verarbeitet. ![Anmeldung mit E-Mail-Adresse und sicheren Anmeldeoptionen](/screenshots/insidecrm/auth-sign-in/overview.webp) *Die Anmeldung führt nach erfolgreicher Prüfung in den zulässigen Arbeitsbereich.* ## Konto registrieren und E-Mail bestätigen {#konto-registrieren} 1. Wähle **Registrieren** und erfasse die abgefragten Kontaktdaten. 2. Verwende eine erreichbare geschäftliche E-Mail-Adresse und ein einzigartiges Passwort. 3. Öffne die Bestätigungsnachricht und folge dem Link auf demselben Gerät. 4. Melde dich danach regulär an. Ist der Link abgelaufen, fordere einen neuen an. Eine Registrierung erzeugt noch keinen Zugriff auf fremde Organisationen. Diese werden durch Einladung, Zuordnung oder die Produkterstellung freigeschaltet. ![Registrierung eines neuen Plattformkontos](/screenshots/insidecrm/auth-register/overview.webp) *Bei der Registrierung werden Konto und erreichbare E-Mail-Adresse angelegt.* ## Arbeitsbereich auswählen {#arbeitsbereich-auswaehlen} Wenn dein Konto mehreren Organisationen oder Mandanten zugeordnet ist, erscheint nach der Anmeldung eine Auswahl. 1. Vergleiche Produkt, Organisation und Mandantenname. 2. Wähle den Bereich, in dem du arbeiten möchtest. 3. Prüfe im Kopfbereich der Anwendung, ob die Auswahl übernommen wurde. Fehlt ein erwarteter Bereich, melde dich nicht mit einem anderen Konto an, sondern bitte einen Administrator, E-Mail-Adresse, Einladung und Berechtigungen zu prüfen. ![Auswahl des richtigen Produkts und Arbeitsbereichs](/screenshots/insidecrm/auth-workspace-selection/overview.webp) *Die Auswahl zeigt ausschließlich freigegebene Ziele des angemeldeten Kontos.* ## Passwort wiederherstellen {#passwort-wiederherstellen} 1. Wähle auf der Anmeldung **Passwort vergessen**. 2. Trage die E-Mail-Adresse des Kontos ein. Die Bestätigung verrät aus Sicherheitsgründen nicht, ob ein Konto existiert. 3. Öffne ausschließlich den neuesten Wiederherstellungslink. 4. Setze ein neues, einzigartiges Passwort und melde dich erneut an. Ein Einladungslink zum erstmaligen Setzen des Passworts funktioniert ähnlich. Abgelaufene oder bereits verbrauchte Links müssen neu angefordert werden. ![Formular zum sicheren Anfordern eines neuen Passworts](/screenshots/insidecrm/auth-password-recovery/overview.webp) *Die neutrale Rückmeldung schützt davor, die Existenz fremder Konten offenzulegen.* ## Zwei-Faktor-Anmeldung {#zwei-faktor-anmeldung} 1. Öffne deine Authenticator-App und verwende den aktuellen sechsstelligen Code. 2. Achte auf die verbleibende Gültigkeitszeit und übertrage den Code ohne Leerzeichen. 3. Nutze einen Wiederherstellungscode nur, wenn der zweite Faktor nicht verfügbar ist. 4. Bitte bei dauerhaft verlorenem Faktor einen berechtigten Administrator um Zurücksetzung. ![Prüfung der Zwei-Faktor-Authentifizierung](/screenshots/insidecrm/auth-two-factor/overview.webp) *Der zweite Faktor wird nach dem Passwort als eigenständiger Sicherheitsschritt geprüft.* ## Ergebnis Die Sitzung ist geschützt, der richtige Arbeitsbereich aktiv und nur die freigeschalteten Module und Daten sind sichtbar. ## Fehlerbehebung - Prüfe bei einer Schleife zwischen Anmeldung und Auswahl, ob Cookies für die Plattform erlaubt sind. - Verwende bei ungültigen Links immer die zuletzt zugestellte Nachricht. - Kontrolliere Gerätezeit und Zeitzone, wenn Einmalcodes abgelehnt werden. - Teile Fehlermeldung, Zeitpunkt und betroffene Plattform mit dem Support, niemals Passwort oder Token. ## Verwandte Funktionen - [Konto und Benachrichtigungen](../01-arbeitsplatz/konto-und-benachrichtigungen.md) - [Berechtigungen verstehen](../10-berechtigungen/index.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Erste Schritte Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/erste-schritte # Sicher in Inside starten Der Einstieg führt von der Anmeldung bis zur ersten produktiven Aufgabe. Die konkrete Oberfläche richtet sich nach Produkt, Mandant, Workspace und den eigenen Berechtigungen. ## Empfohlener Ablauf 1. Unter [https://app.insidecrm.de](https://app.insidecrm.de) anmelden. 2. Falls angeboten, Mandant oder Workspace auswählen. 3. Profil und persönliche Benachrichtigungen prüfen. 4. Über Dashboard, Navigation oder globale Suche zum gewünschten Bereich wechseln. 5. Eine erste Aufgabe, einen Kontakt oder einen CRM-Datensatz öffnen. ## Als Nächstes - [Arbeitsplatz und Navigation](../01-arbeitsplatz/index.md) - [CRM](../02-crm/index.md) - [Kommunikation](../03-kommunikation/index.md) - [Mobile Apps](../07-mobile-apps/index.md) --- # Dashboard und Arbeitsinbox Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/arbeitsplatz/dashboard # Dashboard und Arbeitsinbox Das Dashboard ist der Startpunkt nach der Anmeldung. Es stellt nur Bereiche dar, die im Workspace freigeschaltet sind und für die die angemeldete Person eine Leseberechtigung besitzt. ## Verfügbare Karten Je nach Produkt, Modulfreischaltung und Rolle zeigt die Arbeitsinbox unter anderem den nächsten Termin, aktuelle E-Mails, offene Aufgaben, eigene Tickets und den Anrufverlauf. Zusätzlich können CRM-Kennzahlen, Objekte, Deals und Maklerbuch-Aktivitäten erscheinen. ## So arbeitest du mit dem Dashboard 1. Öffne **Dashboard** in der Hauptnavigation. 2. Prüfe Hinweise auf fällige oder überfällige Arbeit. 3. Wähle die Aktion einer Karte, um den vollständigen Fachbereich zu öffnen. 4. Aktualisiere den jeweiligen Fachbereich, wenn Daten nicht dem erwarteten Stand entsprechen. > [!NOTE] > Das Dashboard ist eine Zusammenfassung. Verbindlich für Bearbeitungsstatus und Details ist immer der geöffnete Fachbereich. ## Wenn eine Karte fehlt Prüfe in dieser Reihenfolge: Produktvariante, Workspace-Modul, persönliche Berechtigung und vorhandene Daten. Ein leerer Bereich wird teilweise als Leerzustand angezeigt; ein nicht freigeschalteter Bereich wird ausgeblendet. ## Zweck Das Dashboard bündelt fällige Arbeit und führt ohne Umweg in den zuständigen Fachbereich. ## Anwendungsweg Öffne **Dashboard** in der Hauptnavigation. ## Voraussetzungen und Rechte Die Person muss angemeldet sein. Sichtbare Karten richten sich nach Produkt, freigeschalteten Modulen und Leserechten. ## Schritt für Schritt {#dashboard-nutzen} 1. Prüfe Termine, Nachrichten, Aufgaben, Tickets und Anrufe auf neue oder überfällige Einträge. 2. Öffne die Aktion der betreffenden Karte. 3. Bearbeite den Datensatz im Fachbereich und kehre anschließend zum Dashboard zurück. 4. Lade die Ansicht neu, wenn gerade vorgenommene Änderungen noch nicht zusammengefasst sind. ![Dashboard mit den wichtigsten Arbeitskarten](/screenshots/insidecrm/dashboard/overview.webp) *Das Dashboard zeigt ausschließlich freigeschaltete Bereiche und erlaubte Datensätze.* ## Ergebnis Die relevante Arbeit ist geöffnet oder abgeschlossen; das Dashboard übernimmt den aktualisierten Stand beim nächsten Laden. ## Varianten und Sonderfälle Leere Karten bedeuten nicht automatisch eine Störung. Nicht freigeschaltete oder nicht erlaubte Module werden vollständig ausgeblendet. ## Fehlerbehebung Fehlt eine erwartete Karte, prüfe Modulfreischaltung, Rolle, persönliche Rechte und ob passende Daten vorhanden sind. ## Verwandte Funktionen - [Aufgaben](../04-aufgaben-und-tickets/aufgaben.md) - [Tickets](../04-aufgaben-und-tickets/tickets.md) - [Kalender](../03-kommunikation/kalender-und-termine.md) --- # Arbeitsplatz und Navigation Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/arbeitsplatz # Alles Wichtige an einem Arbeitsplatz Der persönliche Arbeitsplatz bündelt den täglichen Einstieg in Inside. Abhängig von Produkt und Berechtigung gehören dazu Dashboard, Inbox, globale Suche, Profil, verbundene Konten und Benachrichtigungen. ## Themen dieses Kapitels - [Dashboard und Arbeitsinbox](./dashboard-und-arbeitsinbox.md) - [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](./konto-und-benachrichtigungen.md) - [Persönliche Kontakte](./persoenliche-kontakte.md) - Seiten- und Mobilnavigation > [!TIP] > Nicht sichtbare Navigationspunkte können vom gewählten Produkt, Workspace oder den zugewiesenen Berechtigungen abhängen. --- # Profil, Passwort und Benachrichtigungen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/arbeitsplatz/konto # Profil, Passwort und Benachrichtigungen ## Profil bearbeiten 1. Öffne über das persönliche Menü **Profil**. 2. Prüfe E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und optional die Telefonnummer. 3. Speichere die Änderung. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind Pflichtangaben. Wenn Single Sign-on verwendet wird, können einzelne Sicherheitsfunktionen zentral gesteuert und deshalb im Profil nicht verfügbar sein. ## Passwort zurücksetzen Öffne **Passwort zurücksetzen**, gib die verlangten Zugangsdaten ein und bestätige die Änderung. Verwende ein einzigartiges Passwort und teile es nicht mit anderen Personen. Bei SSO gelten die Vorgaben des angebundenen Identitätsanbieters. ## Benachrichtigungen einstellen In **Benachrichtigungen** lassen sich allgemeine Hinweise, Töne und Browser-Systembenachrichtigungen steuern. Abhängig von den aktiven Modulen gibt es eigene Schalter für E-Mail, Kalender, Chat, Aufgaben, Tickets und eingehende Anrufe. Für Browser-Push muss der Browser die Website-Berechtigung erlauben. Eine im Browser blockierte Berechtigung kann nicht allein in Inside wieder aktiviert werden. > [!WARNING] > Deaktiviere geschäftskritische Hinweise nur, wenn die Information auf einem anderen verlässlichen Weg überwacht wird. ## Zweck In diesem Bereich pflegst du persönliche Stammdaten, schützt den Zugang und bestimmst, welche Hinweise Inside ausgeben darf. ## Anwendungsweg Öffne das persönliche Menü und wähle **Profil**, **Passwort zurücksetzen** oder **Benachrichtigungen**. ## Voraussetzungen und Rechte Alle angemeldeten Benutzer dürfen ihre eigenen Einstellungen bearbeiten. SSO und Browserrichtlinien können einzelne Optionen zentral vorgeben. ## Schritt für Schritt ### Profil bearbeiten {#profil-bearbeiten} 1. Prüfe Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. 2. Ändere nur die benötigten Felder und speichere. 3. Kontrolliere die Erfolgsmeldung und die Anzeige im persönlichen Menü. ![Persönliches Profil mit bearbeitbaren Stammdaten](/screenshots/insidecrm/profile/overview.webp) *Im Profil werden ausschließlich die eigenen Angaben bearbeitet.* ### Passwort zurücksetzen {#passwort-zuruecksetzen} 1. Öffne **Passwort zurücksetzen**. 2. Gib aktuelles und neues Passwort entsprechend den angezeigten Regeln ein. 3. Bestätige die Änderung und melde dich bei einer abgelaufenen Sitzung neu an. ![Formular zum Zurücksetzen des eigenen Passworts](/screenshots/insidecrm/reset-password/overview.webp) *Bei SSO kann die Passwortänderung beim Identitätsanbieter erfolgen.* ### Benachrichtigungen einstellen {#benachrichtigungen-einstellen} 1. Aktiviere nur die fachlich benötigten Kanäle und Modultypen. 2. Erlaube Browser-Push, wenn Systembenachrichtigungen gewünscht sind. 3. Speichere und löse bei Bedarf eine ungefährliche Testbenachrichtigung aus. ![Einstellungen für persönliche Benachrichtigungen](/screenshots/insidecrm/notifications/overview.webp) *Browserfreigabe und Inside-Einstellung müssen gemeinsam aktiv sein.* ## Ergebnis Gespeicherte Profildaten und Benachrichtigungseinstellungen gelten unmittelbar für das eigene Konto. ## Varianten und Sonderfälle Bei SSO können E-Mail-Adresse oder Passwort nicht lokal änderbar sein. Blockierte Browser-Push-Rechte müssen in den Website-Einstellungen des Browsers korrigiert werden. ## Fehlerbehebung Prüfe bei ausbleibenden Hinweisen zuerst Inside-Schalter, Browserberechtigung, Betriebssystem-Fokusmodus und die Berechtigung für das betreffende Modul. ## Verwandte Funktionen - [Erste Schritte](../00-erste-schritte/index.md) - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) --- # Persönliche Kontakte Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/arbeitsplatz/persoenliche-kontakte # Persönliche Kontakte Persönliche Kontakte stehen im eigenen Arbeitsbereich zur Verfügung. Sie sind von CRM-Kunden und Leads zu unterscheiden und folgen den für den Workspace geltenden Sichtbarkeitsregeln. ## Typischer Ablauf 1. Öffne **Kontakte**. 2. Suche nach Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. 3. Öffne den gewünschten Datensatz oder lege einen neuen Kontakt an, sofern die Aktion verfügbar ist. 4. Ergänze nur fachlich notwendige Daten und speichere. 5. Nutze angebotene E-Mail- oder Anrufaktionen direkt aus dem Kontakt. ## Datenqualität - Prüfe vor dem Anlegen, ob der Kontakt bereits existiert. - Verwende einheitliche Schreibweisen für Namen und Telefonnummern. - Pflege keine privaten Angaben ohne einen geschäftlichen Zweck. - Beachte Einwilligungen, Widersprüche und Löschanforderungen. Für vertriebliche Beziehungen nutze abhängig vom Prozess einen Lead oder Kunden im CRM. Persönliche Kontakte ersetzen diese fachlichen Datensätze nicht. ## Zweck Persönliche Kontakte halten häufig benötigte Kommunikationsdaten im eigenen Arbeitsbereich bereit. ## Anwendungsweg Öffne **Kontakte** in der Hauptnavigation. ## Voraussetzungen und Rechte Zum Anzeigen ist `contacts.read`, zum Anlegen und Bearbeiten `contacts.write` erforderlich. ## Schritt für Schritt {#kontakte-verwalten} 1. Suche vor der Neuanlage nach Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. 2. Öffne den Treffer oder wähle die Aktion zum Anlegen. 3. Pflege nur notwendige Kontaktdaten und speichere. 4. Starte angebotene E-Mail- oder Anrufaktionen erst nach Prüfung des Empfängers. ![Übersicht der persönlichen Kontakte](/screenshots/insidecrm/contacts/overview.webp) *Suche und Übersicht helfen, doppelte Kontakte vor der Neuanlage zu erkennen.* ## Ergebnis Der Kontakt ist gespeichert und entsprechend der eigenen Sichtbarkeit für Folgeaktionen verfügbar. ## Varianten und Sonderfälle Persönliche Kontakte, Leads und Kunden sind unterschiedliche Datensatzarten. Wähle den fachlich passenden Bereich. ## Fehlerbehebung Fehlen Bearbeitungsaktionen, prüfe `contacts.write`. Bei nicht sichtbaren Datensätzen kontrolliere Workspace und Eigentümerzuordnung. ## Verwandte Funktionen - [E-Mail und Mailkonten](../03-kommunikation/e-mail-und-mailkonten.md) - [Anrufe](../03-kommunikation/anrufe.md) - [Aufgaben](../04-aufgaben-und-tickets/aufgaben.md) --- # CRM Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/crm # Beziehungen vom ersten Kontakt bis zum Abschluss steuern Der CRM-Bereich verbindet Leads, Kunden und Opportunities mit Aufgaben, Tickets, Kommunikation und Dateien. Das Kapitel wird entlang des tatsächlichen Arbeitsablaufs aufgebaut. ```mermaid flowchart LR A[Lead erfassen] --> B[Lead qualifizieren] B --> C[Kunde zuordnen] C --> D[Opportunity bearbeiten] D --> E[Aktivitäten nachhalten] ``` ## Kernbereiche - [Leads](./leads/index.md) - [Kunden](./kunden.md) - [Opportunities und Deals](./opportunities-und-deals.md) - Aktivitäten und Beziehungen - Filter, Tabellen und Mehrfachaktionen --- # Kunden verwalten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/crm/kunden # Kunden verwalten Die Übersicht benötigt `contacts.read`; Anlage und Bearbeitung benötigen `contacts.write`. ## Kunden anlegen 1. Öffne **Kunden** und wähle **Neuer Kunde**. 2. Gib mindestens Vor- oder Nachname an. 3. Ergänze geschäftlich benötigte Kontakt- und Adressdaten. 4. Pflege bevorzugte Sprache, Quelle, Notizen und die zutreffenden Datenschutzangaben. 5. Speichere und prüfe den Datensatz in der Übersicht. Zu den Datenschutzfeldern gehören unter anderem Kontaktfreigabe, DSGVO-Status, Aufbewahrungsdatum und Datum eines Löschantrags. Pflege diese Angaben nur nach eurem freigegebenen Prozess. ## Übersicht und Aktionen Die Tabelle ist durchsuchbar und besitzt konfigurierbare Spalten. Je nach Berechtigung kannst du den Kunden bearbeiten, eine E-Mail schreiben, Deals oder Tickets öffnen und neue Folgeobjekte anlegen. Mehrfachauswahl ermöglicht ZIP-Download und Massenlöschung. > [!WARNING] > Ein Kunde mit verknüpften Deals kann nicht ohne Weiteres gelöscht werden. Prüfe vor Löschung oder Datenexport stets Beziehungen, Aufbewahrungspflichten und die Berechtigung der anfragenden Person. ## Zweck Kundendatensätze bündeln Kontaktdaten, Beziehungen und Folgeprozesse nach der Lead-Qualifizierung. ## Anwendungsweg Öffne **CRM → Kunden**; neue Datensätze entstehen über **Neuer Kunde**. ## Voraussetzungen und Rechte Anzeigen benötigt `contacts.read`, Anlegen, Bearbeiten und Mehrfachaktionen benötigen `contacts.write`. ## Schritt für Schritt {#kunden-verwalten} 1. Suche vor der Neuanlage nach bestehenden Kunden. 2. Öffne einen Treffer oder lege einen neuen Datensatz mit mindestens einem Namensfeld an. 3. Pflege Kontaktdaten, Quelle, Sprache, Datenschutzangaben und fachlich notwendige Notizen. 4. Speichere und nutze anschließend erlaubte E-Mail-, Deal-, Ticket- oder Exportaktionen. ![Kundenübersicht mit Suche und Datensatzaktionen](/screenshots/insidecrm/customers/overview.webp) *Die Kundenübersicht verbindet Stammdaten mit den verfügbaren Folgeprozessen.* ## Ergebnis Der Kunde ist gespeichert und kann mit Kommunikation, Deals, Tickets und weiteren Beziehungen verknüpft werden. ## Varianten und Sonderfälle ZIP-Download und Massenlöschung gelten für alle markierten Zeilen. Verknüpfte Deals oder Aufbewahrungsregeln können das Löschen verhindern. ## Fehlerbehebung Prüfe bei fehlenden Datensätzen Filter und Leserecht; bei Speicherfehlern Pflichtfelder und Feldhinweise. ## Verwandte Funktionen - [Leads](./leads/index.md) - [Opportunities und Deals](./opportunities-und-deals.md) - [Tickets](../04-aufgaben-und-tickets/tickets.md) --- # Leads Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/crm/leads # Leads suchen und bearbeiten Leads bilden potenzielle Geschäftsbeziehungen ab. Von der Erfassung bis zur Konvertierung werden Informationen, Aktivitäten und nächste Schritte nachvollziehbar gebündelt. Für die Übersicht ist `leads.read`, für Anlage und Bearbeitung `leads.write` erforderlich. ## Übersicht nutzen 1. Öffne **Leads**. 2. Suche nach Kontaktdaten oder filtere nach Quelle und Konvertierungsstatus. 3. Sortiere die Tabelle und passe die sichtbaren Spalten an deinen Arbeitsablauf an. 4. Öffne einen Lead zur Bearbeitung oder nutze eine angebotene Folgeaktion. Aus der Übersicht können abhängig von Daten und Berechtigung E-Mails vorbereitet, Tickets erstellt und bestehende Tickets geöffnet werden. Prüfe bei jeder Folgeaktion, ob der richtige Lead und Empfängerkreis gewählt sind. ## Mehrfachaktionen Markierte Leads lassen sich gesammelt konvertieren oder löschen. Die Konvertierung erzeugt Kundendatensätze; die Ausgangsleads bleiben als konvertiert gekennzeichnet. Löschen kann blockiert sein, wenn schützenswerte Beziehungen bestehen. > [!WARNING] > Mehrfachaktionen wirken auf alle ausgewählten Zeilen. Kontrolliere Filter, Auswahlzähler und Bestätigungsdialog, bevor du fortfährst. ## Weitere Anleitungen - [Lead anlegen](./lead-anlegen.md) - [Lead konvertieren](./lead-konvertieren.md) ## Zweck Die Lead-Übersicht bündelt Suche, Qualifizierung, Bearbeitung und Folgeaktionen für potenzielle Geschäftsbeziehungen. ## Anwendungsweg Öffne **CRM → Leads**. ## Voraussetzungen und Rechte Die Übersicht benötigt `leads.read`; Änderungen und Mehrfachaktionen benötigen `leads.write`. ## Schritt für Schritt {#leads-bearbeiten} 1. Suche oder filtere nach Kontakt, Quelle oder Konvertierungsstatus. 2. Passe Sortierung und sichtbare Spalten an. 3. Öffne den Lead, aktualisiere Qualifizierung, Kontaktdaten und nächste Schritte und speichere. 4. Prüfe vor E-Mail-, Ticket-, Konvertierungs- oder Löschaktionen den ausgewählten Datensatz. ![Lead-Übersicht mit Suche, Filtern und Aktionen](/screenshots/insidecrm/leads/overview.webp) *Filter und Auswahlzähler begrenzen den Arbeitsumfang sichtbar.* ## Ergebnis Der Lead ist aktualisiert und steht mit dem neuen Bearbeitungs- oder Konvertierungsstatus in der Übersicht. ## Varianten und Sonderfälle Mehrfachaktionen wirken auf alle markierten Zeilen. Beziehungen oder Datenschutzregeln können Löschungen blockieren. ## Fehlerbehebung Setze unerwartete Filter zurück, prüfe `leads.write` und kontrolliere, ob der Lead bereits konvertiert wurde. ## Verwandte Funktionen - [Lead anlegen](./lead-anlegen.md) - [Lead konvertieren](./lead-konvertieren.md) - [Kunden verwalten](../kunden.md) --- # Lead anlegen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/crm/leads/lead-anlegen # Lead anlegen ## Zweck Ein neuer Interessent wird als Lead erfasst, damit Kontaktdaten, Bearbeitungsstand und nächste Aktivitäten zentral verfolgt werden können. ## Anwendungsweg Öffne **CRM → Leads → Neuer Lead**. ## Voraussetzungen und Rechte - `leads.write` - mindestens Vor- oder Nachname - ein zulässiger geschäftlicher Verarbeitungszweck ## Schritt für Schritt {#lead-anlegen} 1. Das Modul **Leads** öffnen. 2. Die Aktion zum Anlegen eines neuen Leads wählen. 3. Vor- oder Nachname und die bekannten Kontaktangaben eintragen. 4. Bevorzugte Sprache, Quelle, Notizen und gegebenenfalls Firmenkennzeichnung ergänzen. 5. Kontaktfreigabe, DSGVO-Status, Aufbewahrungsdatum und einen möglichen Löschantrag nach eurem freigegebenen Prozess pflegen. 6. Den Lead speichern. ![Formular zum Anlegen eines Leads](/screenshots/insidecrm/lead-create/overview.webp) *Pflichtfelder und Datenschutzangaben werden vor dem Speichern geprüft.* ## Ergebnis Der Lead steht entsprechend der eigenen Sicht- und Bearbeitungsrechte in der Lead-Übersicht zur Verfügung. Vor der Neuanlage sollte über die Suche geprüft werden, ob die Person bereits als Lead oder Kunde existiert. Die Oberfläche verlangt einen Namen, ersetzt aber keine fachliche Dublettenprüfung. ## Varianten und Sonderfälle Firmenkontakte und Privatpersonen können unterschiedliche Felder benötigen. Eine technische Pflichtfeldprüfung ersetzt keine fachliche Prüfung der Rechtsgrundlage. ## Fehlerbehebung Bei einer abgewiesenen Speicherung prüfe Pflichtfelder, das Format der Kontaktdaten und die direkt am Formular angezeigten Feldfehler. ## Verwandte Funktionen - [Lead konvertieren](./lead-konvertieren.md) - [Aufgaben und Tickets](../../04-aufgaben-und-tickets/index.md) - [Kommunikation](../../03-kommunikation/index.md) --- # Lead konvertieren Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/crm/leads/lead-konvertieren # Lead konvertieren ## Zweck Die Konvertierung erzeugt aus einem qualifizierten Lead einen Kunden und kennzeichnet den Lead als konvertiert. Sie kann für einen einzelnen oder mehrere markierte Leads ausgeführt werden. ## Anwendungsweg Öffne **CRM → Leads**, markiere einen oder mehrere Datensätze und wähle **Konvertieren**. ## Voraussetzungen und Rechte - `leads.write` - ausreichende und geprüfte Stamm- und Datenschutzdaten - ein fachlich qualifizierter Lead ## Schritt für Schritt {#lead-konvertieren} 1. Öffne **Leads** und markiere einen oder mehrere Datensätze. 2. Wähle **Konvertieren**. 3. Kontrolliere Auswahlzähler und Namen im Bestätigungsdialog. 4. Bestätige die Konvertierung. 5. Prüfe die Erfolgsmeldung und öffne die erzeugten Kunden in **Kunden**. ![Lead-Übersicht als Ausgangspunkt der Konvertierung](/screenshots/insidecrm/leads/overview.webp) *Vor der Mehrfachkonvertierung müssen Filter und Auswahlzähler kontrolliert werden.* > [!WARNING] > Die Aktion kann gesammelt ausgeführt werden und ist keine automatische Dublettenbereinigung. Suche vor der Konvertierung nach bereits bestehenden Kunden und prüfe nachher jeden erzeugten Datensatz. ## Ergebnis Für jeden erfolgreichen Vorgang existiert ein Kunde; der Ausgangslead bleibt als konvertiert gekennzeichnet. ## Varianten und Sonderfälle Bereits konvertierte oder unvollständige Leads können übersprungen werden. Teilweise erfolgreiche Sammelvorgänge müssen anhand der Rückmeldung geprüft werden. ## Fehlerbehebung Prüfe bei Fehlern Namensfelder, Dubletten, Datenschutzstatus und ob der Lead bereits konvertiert ist. ## Verwandte Funktionen - [Lead anlegen](./lead-anlegen.md) - [CRM-Überblick](../index.md) --- # Opportunities und Deals Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/crm/opportunities # Opportunities und Deals Für die Übersicht ist `opportunities.read`, für Anlage und Bearbeitung `opportunities.write` erforderlich. Die Statusverwaltung benötigt `settings.manage`. ## Deal anlegen 1. Öffne **Deals** und wähle **Neuer Deal**. 2. Wähle ein Objekt sowie einen Lead oder Kunden. 3. Setze einen Status und optional die zuständige Person. 4. Ergänze Datum, Preis, Gewinnwahrscheinlichkeit, nächstes Follow-up, nächsten Schritt und Notizen. 5. Speichere den Deal. Aus dem Formular können verknüpfte Kontakte und Objekte geöffnet werden. Wenn Objekt und Kontakt vollständig sind und eine E-Mail-Adresse vorliegt, kann außerdem die Exposé-Kommunikation angeboten werden. ## Pipeline steuern Wechsle zwischen Tabelle und Pipeline. Filtere nach Status oder Zuständigkeit. In der Pipeline werden Anzahl, Wert, Fortschritt, Wahrscheinlichkeit und geplanter Abschluss je nach Datensatz dargestellt. Das Verschieben einer Karte ändert den Dealstatus unmittelbar; kontrolliere anschließend die Erfolgsmeldung. ## Status verwalten Administratoren legen Statuswerte im Management an oder bearbeiten sie. Vor Änderungen ist zu prüfen, welche bestehenden Deals und Auswertungen den Wert verwenden. ## Zweck Deals bilden Verkaufschancen, Pipeline-Status, Werte, Wahrscheinlichkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar ab. ## Anwendungsweg Öffne **CRM → Deals**; Statuswerte liegen unter **Administration → Dealstatus**. ## Voraussetzungen und Rechte `opportunities.read` erlaubt die Übersicht, `opportunities.write` die Bearbeitung und `settings.manage` die Statusverwaltung. ## Schritt für Schritt ### Deals steuern {#deals-steuern} 1. Suche oder filtere Deals nach Status und Zuständigkeit. 2. Öffne einen Deal oder lege ihn mit Objekt, Kontakt, Status und nächstem Schritt an. 3. Aktualisiere Wert, Wahrscheinlichkeit, Follow-up und geplanten Abschluss. 4. Verschiebe Pipeline-Karten nur nach Prüfung der Zielspalte. ![Deal-Übersicht mit Tabelle oder Pipeline](/screenshots/insidecrm/opportunities/overview.webp) *Die Pipeline macht Status, Wert und Zuständigkeit unmittelbar sichtbar.* ### Dealstatus verwalten {#dealstatus-verwalten} 1. Öffne die Statusverwaltung und prüfe vorhandene Werte. 2. Lege einen Status mit eindeutigem Namen und passender Reihenfolge an oder bearbeite ihn. 3. Prüfe bestehende Deals und Auswertungen nach der Änderung. ![Verwaltung der verfügbaren Dealstatus](/screenshots/insidecrm/opportunity-statuses/overview.webp) *Statusänderungen wirken auf Eingaben, Pipeline und Auswertungen.* ## Ergebnis Deals besitzen einen aktuellen Status und belastbare nächste Schritte; konfigurierte Statuswerte sind in Formular und Pipeline verfügbar. ## Varianten und Sonderfälle Nicht jeder Deal enthält Preis oder Wahrscheinlichkeit. Statusänderungen durch Drag-and-drop werden sofort gespeichert. ## Fehlerbehebung Prüfe Berechtigungen, Pflichtverknüpfungen und die Erfolgsmeldung. Lade die Pipeline neu, wenn eine Karte nach dem Verschieben nicht aktualisiert erscheint. ## Verwandte Funktionen - [Kunden verwalten](./kunden.md) - [Leads](./leads/index.md) - [Immobilienobjekte](../06-immobilien/objekte.md) --- # Anrufe und Nachbereitung Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/kommunikation/anrufe # Anrufe und Nachbereitung Die Anrufübersicht benötigt `calls.read`. Für externe Telefonie sind eine sichere HTTPS-Verbindung, Mikrofonzugriff und die mandantenseitige Freischaltung erforderlich. ## Anrufverlauf Filtere nach Team oder eigenen Anrufen, Richtung und Status. Einträge zeigen abhängig von den Daten Telefonnummer, Kontakt, Dauer, Ergebnis, Wiedervorlage und den Stand der Dokumentation. ## Gespräch abschließen 1. Öffne nach dem Auflegen die Nachbereitung. 2. Wähle ein Ergebnis, beispielsweise erreicht, nicht erreicht, Mailbox oder Rückruf vereinbart. 3. Ergänze eine sachliche Notiz. 4. Lege bei Bedarf eine Wiedervorlage fest. 5. Ordne optional einen passenden Deal zu oder lege aus einem unbekannten Kontakt einen Lead an, sofern du die nötigen Rechte besitzt. 6. Schließe die Dokumentation ab. ## Aufnahme und KI-Zusammenfassung Eine Aufzeichnung darf erst nach einer nachweisbaren Zustimmung des Gesprächspartners beginnen. Die Oberfläche stellt dafür einen Zustimmungsvorgang bereit. Bei Ablehnung oder Widerruf wird nicht weiter aufgezeichnet. Beachte zusätzlich die für dein Unternehmen und den Gesprächskontext geltenden rechtlichen Vorgaben. > [!CAUTION] > Die technische Zustimmung ersetzt keine rechtliche Prüfung. Nutze Aufnahme, Transkription und KI-Zusammenfassung nur im freigegebenen Unternehmensprozess. ## Zweck Die Anrufübersicht verbindet Telefonie, Kontaktbezug und nachvollziehbare Nachbereitung. ## Anwendungsweg Öffne **Anrufe** oder starte eine erlaubte Telefonaktion aus einem Kontakt- oder CRM-Datensatz. ## Voraussetzungen und Rechte Die Übersicht benötigt `calls.read`; ausgehende Aktionen und Nachbereitung benötigen `calls.write` sowie eine betriebsbereite Telefoniekonfiguration. ## Schritt für Schritt {#anrufe-bearbeiten} 1. Prüfe Nummer, Kontakt und zuständigen Datensatz. 2. Starte den Anruf und beobachte den Verbindungsstatus. 3. Beende das Gespräch kontrolliert. 4. Pflege Ergebnis, Notiz und gegebenenfalls Wiedervorlage. ![Anrufübersicht mit Status und Nachbereitung](/screenshots/insidecrm/calls/overview.webp) *Anrufstatus und zugeordneter Kontakt bilden die Grundlage der Nachbereitung.* ## Ergebnis Der Anruf ist im Verlauf sichtbar und das fachliche Ergebnis ist am passenden Datensatz dokumentiert. ## Varianten und Sonderfälle Eingehende, ausgehende und interne Gespräche können unterschiedliche Aktionen anzeigen. Aufzeichnung richtet sich nach Konfiguration und Freigabe. ## Fehlerbehebung Prüfe Mikrofonfreigabe, Netzwerk, Telefonnummernformat, Telefoniekonfiguration und die angezeigte Bereitschaft. ## Verwandte Funktionen - [Persönliche Kontakte](../01-arbeitsplatz/persoenliche-kontakte.md) - [Aufgaben](../04-aufgaben-und-tickets/aufgaben.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # E-Mail und Mailkonten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/kommunikation/e-mail # E-Mail und Mailkonten Für die Nutzung sind die Berechtigungen `mail.read` zum Lesen und `mail.write` zum Verbinden oder Bearbeiten eines Kontos erforderlich. Zentrale Vorlagen und Freitexte erfordern die Berechtigung zur Verwaltung von Einstellungen. ## Mailkonto verbinden 1. Öffne **Mail-Accounts** im persönlichen Bereich. 2. Wähle Microsoft, Google oder eine manuelle IMAP/SMTP-Verbindung. 3. Folge bei Microsoft oder Google dem Anmelde- und Zustimmungsdialog. Trage bei IMAP/SMTP Server, Ports, Sicherheitsverfahren und Zugangsdaten ein. 4. Teste die Verbindung und speichere sie. Postfächer können privat bleiben oder gezielt geteilt werden. Mitglieder eines geteilten Postfachs dürfen lesen und antworten; Manager verwalten zusätzlich Freigaben und globale Postfachaktionen. Das vollständige Trennen löscht Verbindung, Zugangsdaten und synchronisierte Nachrichten und ist deshalb von einem bloßen Ausblenden zu unterscheiden. ## Nachrichten bearbeiten In **E-Mails** kannst du Ordner auswählen, suchen, aktualisieren, Nachrichten lesen, beantworten, allen antworten, weiterleiten, archivieren, verschieben, anpinnen und den Lesestatus ändern. Globale Aktionen in einem geteilten Postfach wirken für alle berechtigten Personen. ## Neue E-Mail senden 1. Wähle **Neue E-Mail** und den Absender. 2. Ergänze Empfänger, Betreff, Nachricht und bei Bedarf Cc, Bcc oder Anhänge. 3. Füge optional Freitext, Signatur oder Vorlage ein. 4. Prüfe die Vorschau und sende die Nachricht oder speichere sie als Entwurf. Nachrichten lassen sich, sofern angeboten, mit Kontakten und einem Objekt verknüpfen. Prüfe die Zuordnung vor dem Speichern. > [!WARNING] > Gib Passwörter oder OAuth-Codes niemals an andere Personen weiter. Verwende für manuelle Konten eine verschlüsselte Verbindung, sofern der Anbieter sie unterstützt. ## Zweck Der E-Mail-Bereich verbindet Nachrichtenbearbeitung, persönliche Mailkonten und zentral gepflegte Textbausteine. ## Anwendungsweg Öffne **E-Mail**, **Persönliches Menü → Mailkonten** oder die E-Mail-Bereiche der Administration. ## Voraussetzungen und Rechte Lesen benötigt `mail.read`, Senden und Kontoverwaltung `mail.write`; zentrale Vorlagen und Freitexte benötigen `settings.manage`. ## Schritt für Schritt ### Mailbox nutzen {#mailbox-nutzen} 1. Wähle Ordner oder Konto und öffne eine Nachricht. 2. Prüfe Absender, Empfänger und Anhänge. 3. Antworte, leite weiter oder verfasse eine neue Nachricht. 4. Kontrolliere Empfänger und Anhänge unmittelbar vor dem Senden. ![Mailbox mit Ordnern, Nachrichtenliste und Inhalt](/screenshots/insidecrm/mail/overview.webp) *Die aktive Mailbox und der gewählte Ordner bestimmen den sichtbaren Nachrichtenbestand.* ### Mailkonten verwalten {#mailkonten-verwalten} 1. Öffne **Mailkonten** und starte die Verbindung. 2. Wähle den Anbieter und erteile nur notwendige Freigaben. 3. Prüfe nach der Rückleitung Kontoname, Status und Synchronisierung. ![Übersicht der verbundenen Mailkonten](/screenshots/insidecrm/mail-accounts/overview.webp) *Abgelaufene oder getrennte Konten werden in der Kontenübersicht erkannt.* ### Mailvorlagen verwalten {#mailvorlagen-verwalten} Lege freigegebene Vorlagen mit eindeutigem Titel und geprüftem Inhalt an; teste Platzhalter vor der Veröffentlichung. ![Administration der E-Mail-Vorlagen](/screenshots/insidecrm/mail-templates/overview.webp) *Vorlagen standardisieren wiederkehrende vollständige Nachrichten.* ### Freitexte verwalten {#freitexte-verwalten} Ordne kurze Textbausteine in verständliche Ordner ein, pflege Sichtbarkeit und Veröffentlichungsstatus und prüfe sie im Composer. ![Administration der E-Mail-Freitexte](/screenshots/insidecrm/mail-free-texts/overview.webp) *Freitexte ergänzen einzelne Abschnitte einer Nachricht.* ## Ergebnis Nachrichten sind versendet oder organisiert; Konten und zentrale Inhalte stehen den berechtigten Personen zur Verfügung. ## Varianten und Sonderfälle OAuth-Anbieter können eine erneute Anmeldung verlangen. Versand und Synchronisierung können zeitversetzt verarbeitet werden. ## Fehlerbehebung Prüfe Kontostatus, Anbieterfreigabe, Ordnerauswahl, Empfängerformat und angezeigte Synchronisierungs- oder Versandfehler. ## Verwandte Funktionen - [Persönliche Kontakte](../01-arbeitsplatz/persoenliche-kontakte.md) - [Kalender und Termine](./kalender-und-termine.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Kommunikation Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/kommunikation # Kommunikation ohne Medienbruch Inside verbindet die wichtigsten Kommunikationskanäle mit den fachlichen Datensätzen. So können Nachrichten, Gespräche, Termine und Kontakte im jeweiligen Arbeitskontext nachvollzogen werden. ## Themen dieses Kapitels - [E-Mail und Mailkonten](./e-mail-und-mailkonten.md) - [Kalender und Termine](./kalender-und-termine.md) - [Messenger](./messenger.md) - [Anrufe und Nachbereitung](./anrufe.md) --- # Kalender und Termine Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/kommunikation/kalender # Kalender und Termine Mit `calendar.read` wird der Kalender sichtbar. Schreibaktionen hängen von den persönlichen und zentralen Kalenderrechten ab. ## Termin anlegen 1. Öffne **Kalender** und wähle **Neu** oder einen Zeitraum. 2. Entscheide zwischen **Termin** und **Aufgabe**. 3. Trage Titel, Start und Ende ein; ergänze bei Bedarf Beschreibung, Ort, Status, Priorität, Privatsphäre, Erinnerung oder Wiederholung. 4. Füge erforderliche und optionale interne oder externe Teilnehmer hinzu. 5. Wähle bei einer Einladung das versendende Mailkonto. 6. Prüfe Konflikte im Terminplanungsassistenten und speichere. Online-Termine können abhängig von verbundenen Konten als Microsoft-Teams- oder Inside-Audio-Meeting angelegt werden. Ohne passendes Mailkonto sind Einladungen und bestimmte Meetingarten nicht verfügbar. ## Weitere Funktionen - Tages-, Drei-Tage-, Arbeitswochen-, Wochen-, Monats- und Listenansicht - Zu-, Vorbehalts- oder Absage auf Einladungen - Vorschlag einer neuen Zeit und Weiterleitung einer Einladung - ICS-Import, -Export, -Download und -Versand - Serienregeln und Erinnerungen - Aufgaben mit Fälligkeit direkt im Kalender > [!NOTE] > Eine Aufgabe bleibt zusätzlich in der Aufgabenliste sichtbar. Änderungen am Fälligkeitszeitpunkt wirken auf beide Ansichten. ## Zweck Der Kalender plant persönliche und gemeinsame Termine einschließlich optionaler Online-Meetings. ## Anwendungsweg Öffne **Kalender** in der Hauptnavigation. ## Voraussetzungen und Rechte Anzeigen benötigt `calendar.read`, Anlegen und Bearbeiten `calendar.write`; externe Konten müssen gültig verbunden sein. ## Schritt für Schritt {#termine-verwalten} 1. Wähle Zeitraum und Kalenderansicht. 2. Öffne einen Termin oder erstelle ihn im gewünschten Zeitfenster. 3. Prüfe Titel, Beginn, Ende, Zeitzone, Teilnehmer und Online-Meeting-Option. 4. Speichere und kontrolliere den Eintrag in der Kalenderansicht. ![Kalenderansicht mit Terminen und Ansichtssteuerung](/screenshots/insidecrm/calendar/overview.webp) *Ansicht und Zeitraum bestimmen, welche Termine gleichzeitig sichtbar sind.* ## Ergebnis Der Termin ist gespeichert und wird abhängig von der Kontoverbindung synchronisiert oder an Teilnehmer übermittelt. ## Varianten und Sonderfälle Zeitzonen, Serientermine und externe Kalender können abweichende Aktualisierungszeiten besitzen. ## Fehlerbehebung Prüfe Kontoverbindung, Schreibrecht, Zeitzone und Pflichtfelder; lade bei verzögerter Synchronisierung nach kurzer Wartezeit neu. ## Verwandte Funktionen - [E-Mail und Mailkonten](./e-mail-und-mailkonten.md) - [Aufgaben](../04-aufgaben-und-tickets/aufgaben.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Meetings starten und als Gast teilnehmen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/kommunikation/meetings # Meetings starten und als Gast teilnehmen ## Ziel und Voraussetzungen Du trittst dem vorgesehenen Meeting mit dem richtigen Anzeigenamen und passenden Mediengeräten bei. Interne Teilnehmer benötigen eine aktive Sitzung; Gäste benötigen einen gültigen Einladungslink. Kamera und Mikrofon sind optional, benötigen bei Nutzung aber Browser- und Betriebssystemfreigaben. Ein interner Meetingraum setzt eine aktive Sitzung voraus. Gäste treten über einen eigenen, nicht erratbaren Link bei und erhalten nur Zugriff auf dieses Meeting. ## Meeting teilnehmen {#meeting-teilnehmen} 1. Öffne den Meetinglink im aktuellen Browser. 2. Erlaube Kamera und Mikrofon nur, wenn du sie in diesem Gespräch verwenden möchtest. 3. Prüfe in der Vorschau das richtige Ein- und Ausgabegerät und schalte das Mikrofon zunächst stumm. 4. Gib als Gast den Namen ein, der den anderen Teilnehmenden angezeigt werden soll. 5. Tritt bei und aktiviere Audio oder Video erst nach Bedarf. ![Gastzugang zu einem inside Meeting mit Lobby und Termin-Chat](/screenshots/insidecrm/meeting-guest/overview.webp) *Gäste prüfen den Termin, ihren Anzeigenamen und warten anschließend in der moderierten Lobby.* ## Ergebnis Du bist dem vorgesehenen Raum beigetreten. Der Gastlink gewährt keinen Zugriff auf andere Plattformdaten. ## Varianten und Sonderfälle Interne Teilnehmende werden über ihre Sitzung identifiziert. Gastzugänge können ablaufen oder durch den Organisator beendet werden. Ein erneutes Laden trennt je nach Browser kurzzeitig Mediengeräte. ## Fehlerbehebung - Prüfe Browserberechtigung und Betriebssystem-Datenschutz, wenn Kamera oder Mikrofon fehlen. - Schließe andere Apps, die das Gerät exklusiv verwenden. - Verwende den vollständigen neuesten Gastlink, wenn der Raum nicht gefunden wird. - Wechsle bei instabiler Verbindung zunächst auf Audio ohne Kamera. ## Verwandte Funktionen - [Anrufe](anrufe.md) - [Kalender und Termine](kalender-und-termine.md) --- # Messenger Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/kommunikation/chat # Messenger Der Messenger benötigt `chat.read`. Ein Thread kann direkt über seine eigene URL geöffnet werden; die sichtbaren Unterhaltungen richten sich nach Mitgliedschaft und Berechtigung. ## Unterhaltung verwenden 1. Öffne **Messenger**. 2. Wähle eine vorhandene Unterhaltung oder starte eine neue, sofern die Aktion angeboten wird. 3. Verfasse die Nachricht und füge bei Bedarf einen Anhang hinzu. 4. Prüfe vor dem Senden den Empfängerkreis. 5. Öffne Anhänge nur, wenn Absender und Inhalt vertrauenswürdig sind. Neue Nachrichten können als In-App-, Ton- oder Browserhinweis erscheinen. Diese Kanäle lassen sich unter [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](../01-arbeitsplatz/konto-und-benachrichtigungen.md) einstellen. > [!WARNING] > Der Messenger ist kein Ersatz für eine notwendige Freigabe oder fachliche Dokumentation. Übertrage entscheidungsrelevante Ergebnisse in den zuständigen Datensatz oder Prozess. ## Zweck Der Messenger unterstützt direkte und gruppenbezogene Abstimmungen innerhalb des berechtigten Teams. ## Anwendungsweg Öffne **Messenger** beziehungsweise **Chats** in der Hauptnavigation. ## Voraussetzungen und Rechte Lesen benötigt `chat.read`, neue Nachrichten oder Unterhaltungen benötigen `chat.write`. ## Schritt für Schritt {#messenger-nutzen} 1. Suche oder öffne eine Unterhaltung. 2. Prüfe Namen und Teilnehmerkreis. 3. Verfasse die Nachricht und füge nur erlaubte Inhalte oder Anhänge hinzu. 4. Sende und kontrolliere Zustellstatus beziehungsweise neue Antworten. ![Messenger mit Unterhaltungen und Nachrichtenbereich](/screenshots/insidecrm/chat/overview.webp) *Der sichtbare Teilnehmerkreis muss vor vertraulichen Nachrichten geprüft werden.* ## Ergebnis Die Nachricht erscheint im Thread und wird berechtigten Teilnehmern in Echtzeit oder nach erneuter Verbindung zugestellt. ## Varianten und Sonderfälle Schlechte Verbindung kann Statusanzeigen verzögern. Entscheidungsrelevante Inhalte gehören zusätzlich in den zuständigen Fachdatensatz. ## Fehlerbehebung Prüfe Netzwerk, `chat.write`, Teilnehmerstatus und ob der Thread noch sichtbar ist. ## Verwandte Funktionen - [E-Mail](./e-mail-und-mailkonten.md) - [Tickets](../04-aufgaben-und-tickets/tickets.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Aufgaben planen und abschließen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/aufgaben # Aufgaben planen und abschließen Die Aufgabenansicht benötigt `tasks.read`; Bearbeitungen richten sich zusätzlich nach `tasks.write` und dem verwendeten Workspace. ## Aufgabe anlegen 1. Öffne **Aufgaben**. 2. Gib im Feld **Neue Aufgabe** einen eindeutigen nächsten Schritt ein. 3. Setze bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit. 4. Verknüpfe die Aufgabe optional mit einem Deal, Kontakt, Objekt oder einer E-Mail. 5. Wähle **Hinzufügen**. Aufgaben mit Fälligkeit erscheinen zusätzlich im Kalender. Fällige und überfällige Einträge werden hervorgehoben und können eine Benachrichtigung auslösen. ## Aufgaben bearbeiten - Setze den Haken, um eine Aufgabe abzuschließen oder wieder zu öffnen. - Öffne die Details, um Text, Fälligkeit oder Verknüpfung zu ändern. - Ziehe Einträge in die gewünschte Reihenfolge. - Klappe für einen schnellen Überblick alle Details ein oder aus. - Lösche nur Aufgaben, deren Nachweis nicht mehr benötigt wird. > [!TIP] > Formuliere Aufgaben als konkrete Handlung, zum Beispiel „Angebot prüfen und bis 16:00 Uhr freigeben“ statt nur „Angebot“. ## Zweck Aufgaben halten persönliche oder verknüpfte Arbeit mit eindeutiger Fälligkeit und Abschlussstatus fest. ## Anwendungsweg Öffne **Aufgaben**; fällige Einträge können zusätzlich im Kalender erscheinen. ## Voraussetzungen und Rechte Lesen benötigt `tasks.read`, Anlegen, Sortieren, Abschließen und Löschen `tasks.write`. ## Schritt für Schritt {#aufgaben-verwalten} 1. Filtere offene oder fällige Aufgaben. 2. Lege eine konkrete Aufgabe mit Text, Fälligkeit und optionaler Verknüpfung an. 3. Bearbeite Details oder Reihenfolge bei geänderter Planung. 4. Markiere sie nach tatsächlicher Erledigung als abgeschlossen. ![Aufgabenliste mit Fälligkeit und Abschlussstatus](/screenshots/insidecrm/tasks/overview.webp) *Fällige und überfällige Aufgaben werden in der Liste hervorgehoben.* ## Ergebnis Die Aufgabe besitzt einen aktuellen Status und bleibt mit ihrem fachlichen Kontext nachvollziehbar. ## Varianten und Sonderfälle Aufgaben mit Fälligkeit erscheinen auch im Kalender. Wiederöffnen stellt einen versehentlich gesetzten Abschluss zurück. ## Fehlerbehebung Prüfe Filter, Fälligkeitszeitraum, Modulfreischaltung und `tasks.write`, wenn Einträge oder Aktionen fehlen. ## Verwandte Funktionen - [Kalender](../03-kommunikation/kalender-und-termine.md) - [Tickets](./tickets.md) - [Dashboard](../01-arbeitsplatz/dashboard-und-arbeitsinbox.md) --- # Aufgaben und Tickets Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets # Arbeit zuverlässig nachhalten Aufgaben bilden persönliche oder zugewiesene nächste Schritte ab. Tickets strukturieren Vorgänge, die Status, Prioritäten, Typen, Projekte oder teamübergreifende Bearbeitung benötigen. ## Themen dieses Kapitels - [Aufgaben planen und abschließen](./aufgaben.md) - [Tickets bearbeiten und organisieren](./tickets.md) - [Ticketsystem konfigurieren](./ticketsystem-konfigurieren.md) --- # Tickets bearbeiten und organisieren Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets # Tickets bearbeiten und organisieren Zum Öffnen ist `tickets.read`, zum Erstellen und Ändern `tickets.write` erforderlich. ## Ticket anlegen 1. Öffne **Tickets** und wähle **Neues Ticket**. 2. Erfasse einen eindeutigen Titel und eine nachvollziehbare Beschreibung. 3. Wähle Status und Typ; ergänze optional Priorität, Fälligkeit, Zuweisung, Beobachter, Fortschritt und Aufwand. 4. Verknüpfe bei Bedarf Lead oder Kunde, Deal und Objekt. 5. Ergänze zusätzliche Felder und speichere. Im Ticket können Kommentare hinzugefügt und die verknüpften Datensätze direkt geöffnet werden. ## Übersicht nutzen Die Listenansicht bietet Suche, konfigurierbare Spalten und Filter nach Status, Typ, Priorität, Zuweisung sowie Datumsbereichen. In der Boardansicht gruppierst du nach Status, Zuweisung, Priorität oder Typ und kannst Tickets zwischen Spalten verschieben. Schnellaktionen im Board ermöglichen unter anderem die Zuweisung an dich selbst, das Setzen der heutigen Fälligkeit und das Markieren als erledigt. Prüfe nach einer Verschiebung die Erfolgsmeldung, weil sie eine fachliche Änderung auslöst. ## Ticketprojekte Die Projektübersicht und die Seite eines einzelnen Projekts bündeln zusammengehörige Tickets. Sichtbar sind nur Projekte und Tickets, für die der Workspace Zugriff gewährt. ## Zweck Tickets steuern strukturierte Anfragen und Arbeit; Projekte bündeln fachlich zusammengehörige Tickets. ## Anwendungsweg Öffne **Tickets** beziehungsweise **Tickets → Projekte**. ## Voraussetzungen und Rechte Lesen benötigt `tickets.read`, Anlage und Bearbeitung `tickets.write`; einzelne Felder können zusätzliche Sichtregeln besitzen. ## Schritt für Schritt ### Tickets bearbeiten {#tickets-bearbeiten} 1. Suche oder filtere nach Status, Typ, Priorität, Zuweisung oder Datum. 2. Öffne ein Ticket oder lege es mit Titel, Beschreibung und fachlichen Zuordnungen an. 3. Pflege Status, Priorität, Verantwortliche, Fälligkeit, Kommentare und Custom Fields. 4. Speichere und kontrolliere die Änderung in Liste oder Board. ![Ticketübersicht mit Filtern und Status](/screenshots/insidecrm/tickets/overview.webp) *Liste und Board greifen auf denselben Ticketbestand zu.* ### Ticketprojekte organisieren {#ticketprojekte-organisieren} 1. Öffne die Projektübersicht und wähle das Projekt. 2. Prüfe enthaltene Tickets, Status und Verantwortlichkeiten. 3. Öffne das betreffende Ticket für fachliche Änderungen. ![Übersicht der Ticketprojekte](/screenshots/insidecrm/ticket-projects/overview.webp) *Projekte bündeln Tickets, ohne deren eigene Berechtigungen aufzuheben.* ## Ergebnis Ticket und Projektansicht zeigen den aktuellen Bearbeitungsstand und die zuständigen Personen. ## Varianten und Sonderfälle Drag-and-drop im Board ändert den gruppierten Wert unmittelbar. Schnellaktionen können Fälligkeit, Zuweisung oder Abschluss direkt setzen. ## Fehlerbehebung Prüfe aktive Filter, Projektzugriff, Schreibrecht und Pflichtfelder. Lade das Board neu, wenn eine Verschiebung nicht sichtbar bleibt. ## Verwandte Funktionen - [Ticketsystem konfigurieren](./ticketsystem-konfigurieren.md) - [Aufgaben](./aufgaben.md) - [Dashboard](../01-arbeitsplatz/dashboard-und-arbeitsinbox.md) --- # Ticketsystem konfigurieren Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration # Ticketsystem konfigurieren Alle Funktionen auf dieser Seite benötigen `tickets.settings.manage`. ## Konfigurierbare Bausteine - **Status** bilden die Stationen eines Ticketprozesses ab. - **Typen** klassifizieren den fachlichen Anlass. - **Prioritäten** machen Dringlichkeit vergleichbar. - **Kategorien** strukturieren weitere Zuordnungen. - **Custom Fields** ergänzen workspace-spezifische Angaben. ## Sichere Änderung 1. Dokumentiere den gewünschten Prozess und die betroffenen Teams. 2. Prüfe, ob der Wert bereits in bestehenden Tickets verwendet wird. 3. Lege neue Werte an, bevor du alte Werte entfernst oder ersetzt. 4. Teste Anlage, Bearbeitung, Filter und Boardgruppierung mit einem Testticket. 5. Informiere die betroffenen Personen über geänderte Bedeutungen. > [!WARNING] > Status, Typen und Felder sind Teil bestehender Auswertungen und Arbeitsabläufe. Eine Umbenennung oder Löschung kann historische Daten anders darstellen. Änderungen gehören in einen abgestimmten Administrationsprozess. ## Zweck Die Konfiguration definiert Statusmodell, Typen, Prioritäten, Kategorien und zusätzliche Ticketfelder eines Workspaces. ## Anwendungsweg Öffne **Tickets → Einstellungen** und den betreffenden Unterbereich. ## Voraussetzungen und Rechte Alle beschriebenen Änderungen benötigen `tickets.settings.manage` und einen abgestimmten fachlichen Prozess. ## Schritt für Schritt ### Ticketsystem konfigurieren {#ticketsystem-konfigurieren} Prüfe zuerst vorhandene Werte, betroffene Teams, Auswertungen und Testtickets. ![Übersicht der Ticketsystem-Einstellungen](/screenshots/insidecrm/ticket-settings/overview.webp) *Die Einstellungsübersicht führt in die einzelnen Konfigurationsbereiche.* ### Ticketstatus verwalten {#ticketstatus-verwalten} Lege Status in fachlicher Reihenfolge an und teste Übergänge in Liste und Board. ![Verwaltung der Ticketstatus](/screenshots/insidecrm/ticket-statuses/overview.webp) *Statuswerte steuern Fortschritt, Boardspalten und Auswertungen.* ### Tickettypen verwalten {#tickettypen-verwalten} Verwende eindeutige Typen und prüfe vor Änderungen bestehende Tickets. ![Verwaltung der Tickettypen](/screenshots/insidecrm/ticket-types/overview.webp) *Tickettypen bilden unterschiedliche Prozesse ab.* ### Ticketprioritäten verwalten {#ticketprioritaeten-verwalten} Definiere verständliche Stufen, Reihenfolge und Farben ohne widersprüchliche Bedeutungen. ![Verwaltung der Ticketprioritäten](/screenshots/insidecrm/ticket-priorities/overview.webp) *Prioritäten unterstützen Sortierung und Arbeitsreihenfolge.* ### Ticketfelder verwalten {#ticketfelder-verwalten} Lege nur benötigte Felder mit stabilem Typ an und teste Pflichtfeld- sowie Sichtbarkeitsverhalten. ![Verwaltung der benutzerdefinierten Ticketfelder](/screenshots/insidecrm/ticket-fields/overview.webp) *Custom Fields ergänzen den workspace-spezifischen Datenbedarf.* ### Ticketkategorien verwalten {#ticketkategorien-verwalten} Pflege eine überschneidungsfreie Kategorienstruktur und prüfe bestehende Zuordnungen. ![Verwaltung der Ticketkategorien](/screenshots/insidecrm/ticket-categories/overview.webp) *Kategorien strukturieren fachlich verwandte Tickets.* ## Ergebnis Neue oder geänderte Werte stehen in Ticketformularen, Filtern, Board und Auswertungen bereit. ## Varianten und Sonderfälle Umbenennen erhält historische Zuordnungen eher als Löschen und Neuanlegen. Feldtypen sollten nach produktiver Nutzung nicht ohne Migration geändert werden. ## Fehlerbehebung Prüfe Administratorrecht, Pflichtfelder, eindeutige Namen und vorhandene Verwendungen; teste jede Änderung mit einem nicht produktiven Ticket. ## Verwandte Funktionen - [Tickets bearbeiten](./tickets.md) - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Dateien freigeben und Gastfreigaben öffnen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/dateien-und-dokumente/dateien-teilen # Dateien freigeben und Gastfreigaben öffnen ## Ziel und Voraussetzungen Du öffnest oder verteilst genau die vorgesehene Datei, ohne weitergehenden Zugriff freizugeben. Für das Erstellen einer Freigabe brauchst du das passende Dateirecht; Gäste benötigen den vollständigen gültigen Link und gegebenenfalls das separat übermittelte Passwort. Freigabelinks sind Zugangsschlüssel. Versende sie nur an die vorgesehene Person und entferne eine Freigabe, sobald sie nicht mehr benötigt wird. ## Freigabe öffnen {#freigabe-oeffnen} 1. Öffne den vollständigen Freigabelink. 2. Prüfe Absender, Dateiname, Dateityp und gegebenenfalls Ablaufdatum. 3. Zeige unterstützte Formate in der Vorschau an oder lade die Datei herunter. 4. Öffne unbekannte Dateien nicht und melde unerwartete Freigaben an den Absender. ![Geöffnete geschützte Dateifreigabe mit Download-Aktion](/screenshots/insidecrm/shared-file/overview.webp) *Nach erfolgreicher Link-Prüfung zeigt die Freigabe Dateiname, Typ, Größe und Download-Aktion.* ## Ergebnis Die freigegebene Datei wurde angezeigt oder heruntergeladen, ohne Zugriff auf den übrigen Arbeitsbereich zu geben. ## Varianten und Sonderfälle Ein Link kann abgelaufen, widerrufen oder bereits vollständig verwendet worden sein. Große Dateien oder nicht unterstützte Formate werden direkt heruntergeladen statt im Browser angezeigt. ## Fehlerbehebung Bitte den Absender bei einer ungültigen Freigabe um einen neuen Link. Sende dabei keine Token oder vollständigen Freigabe-URLs an öffentliche Supportkanäle. ## Verwandte Funktionen - [Dateien und Ordner verwalten](dateien-verwalten.md) - [Passwortsafe](passwortsafe.md) --- # Dateien und Ordner verwalten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/dateien-und-dokumente/dateien # Dateien und Ordner verwalten Die Dateiansicht benötigt `files.read`; Uploads und Änderungen setzen `files.write` voraus. ## Dateien ablegen 1. Öffne **Dateien** und navigiere über Ordner oder Brotkrümelnavigation zum Ziel. 2. Ziehe Dateien in die Ansicht oder wähle die Upload-Aktion. 3. Beobachte den Fortschritt der Upload-Warteschlange. 4. Entscheide bei einem Namenskonflikt bewusst zwischen Ersetzen, Umbenennen, Überspringen oder Abbrechen. 5. Prüfe die Datei nach dem Upload in Vorschau oder Download. ## Organisieren und wiederherstellen Du kannst suchen, Ordner anlegen oder umbenennen, Dateien und Ordner verschieben, mehrere Elemente auswählen und Dateiversionen öffnen. Gelöschte Elemente landen zunächst im Papierkorb und können wiederhergestellt werden. **Endgültig löschen** entfernt sie dauerhaft aus der Dateiansicht. ## Gute Ablagepraxis - Verwende verständliche Ordner- und Dateinamen. - Lege sensible Dokumente nur im vorgesehenen Workspace und mit der passenden Berechtigung ab. - Prüfe vor Massenaktionen die Auswahl und den Zielordner. - Lade ausführbare oder unbekannte Dateien nur aus vertrauenswürdigen Quellen herunter. > [!CAUTION] > Eine Wiederherstellung nach **endgültig löschen** ist über die Oberfläche nicht vorgesehen. Prüfe Ziel und Auswahl vor der Bestätigung. ## Zweck Der Dateibereich organisiert Workspace-Dateien, Ordner, Freigaben, Papierkorb und Wiederherstellung. ## Anwendungsweg Öffne **Dateien** in der Hauptnavigation. ## Voraussetzungen und Rechte Anzeigen benötigt `files.read`; Upload, Ordneraktionen, Verschieben und Löschen benötigen `files.write`. ## Schritt für Schritt {#dateien-verwalten} 1. Navigiere in den vorgesehenen Zielordner. 2. Lade Dateien hoch oder lege einen eindeutig benannten Ordner an. 3. Prüfe Auswahl und Ziel vor Verschieben, Download oder Papierkorbaktionen. 4. Stelle versehentlich entfernte Dateien aus dem Papierkorb wieder her, solange sie nicht endgültig gelöscht wurden. ![Dateibereich mit Ordnern und Dateiaktionen](/screenshots/insidecrm/files/overview.webp) *Pfad, Auswahl und Zielordner müssen vor Massenaktionen geprüft werden.* ## Ergebnis Dateien liegen im vorgesehenen Workspace-Pfad und sind entsprechend den Berechtigungen verfügbar. ## Varianten und Sonderfälle Große Uploads, Virenprüfung und Dokumentvorschau können zeitversetzt abgeschlossen werden. Endgültig gelöschte Dateien sind nicht über die Oberfläche wiederherstellbar. ## Fehlerbehebung Prüfe Dateigröße, Typ, Speicherlimit, Schreibrecht und Uploadstatus. Lade die Ordneransicht nach abgeschlossener Verarbeitung neu. ## Verwandte Funktionen - [Passwortsafe](./passwortsafe.md) - [Tickets](../04-aufgaben-und-tickets/tickets.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Dateien und Dokumente Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/dateien-und-dokumente # Informationen sicher am richtigen Ort ablegen Der Inhaltsbereich umfasst Workspace-Dateien, Dokumente, Bilder, Vorschauen, Downloads und Freigaben. Der Passwort-Safe wird als eigener Sicherheitsbereich dokumentiert. ## Themen dieses Kapitels - [Dateien und Ordner verwalten](./dateien-verwalten.md) - [Passwortsafe verwenden](./passwortsafe.md) --- # Passwortsafe verwenden Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/dateien-und-dokumente/passwortsafe # Passwortsafe verwenden Der Safe benötigt `vault.read`; Änderungen und Freigaben richten sich zusätzlich nach `vault.write` und `vault.share`. ## Privaten Safe einrichten 1. Öffne **Passwortsafe**. 2. Lege eine einzigartige Master-Passphrase mit der angezeigten Mindestlänge fest und bestätige sie. 3. Entsperre den Safe mit dieser Passphrase. 4. Lege Einträge an und nutze den Passwortgenerator für neue Geheimnisse. 5. Sperre den Safe, wenn du den Arbeitsplatz verlässt. Die Master-Passphrase verlässt laut Implementierung den Browser nicht. Ohne sie können private Einträge nicht wiederhergestellt werden. Bewahre sie daher nach eurer Sicherheitsrichtlinie auf, aber niemals im selben Safe. ## KeePass und Team-Safes Eine bestehende KDBX-Datei kann lokal geprüft und verschlüsselt importiert werden. Exporte stehen als KDBX und in ausdrücklich bestätigten Fällen als CSV zur Verfügung. CSV ist unverschlüsselt und muss besonders geschützt sowie anschließend sicher entfernt werden. Team-Safes besitzen Rollen und Gruppen. Das Anlegen und die Schlüsselrotation setzen mindestens zwei vorbereitete Tenant-Administratoren voraus. Direkte Freigaben können in einen Team-Safe migriert werden. > [!CAUTION] > Kopiere Geheimnisse nur in das tatsächlich benötigte Ziel. Teile Zugangsdaten niemals per Screenshot, Chat oder Handbuchseite und speichere keine echten Geheimnisse in Beispieldaten. ## Zweck Der Passwortsafe speichert persönliche oder freigegebene Geheimnisse verschlüsselt und nachvollziehbar. ## Anwendungsweg Öffne **Passwortsafe** über den dafür vorgesehenen Navigationspunkt. ## Voraussetzungen und Rechte Lesen benötigt `vault.read`, Änderungen `vault.write`, Freigaben `vault.share`; Schlüsselmaterial darf die freigegebenen Wege nicht verlassen. ## Schritt für Schritt {#passwortsafe-verwenden} 1. Öffne den persönlichen oder freigegebenen Safe. 2. Suche vor der Neuanlage nach einem vorhandenen Eintrag. 3. Pflege Titel, Benutzername, Zieladresse und Geheimnis ohne vertrauliche Angaben im Titel. 4. Speichere und teile nur mit dem kleinsten erforderlichen Empfängerkreis. ![Passwortsafe mit Einträgen und sicheren Aktionen](/screenshots/insidecrm/password-safe/overview.webp) *Der Screenshot verwendet ausschließlich freigegebene Demo-Einträge ohne echte Geheimnisse.* ## Ergebnis Der verschlüsselte Eintrag ist im gewählten Safe gespeichert und nur für berechtigte Personen verfügbar. ## Varianten und Sonderfälle KDBX-Importe bleiben verschlüsselt; CSV-Exporte sind unverschlüsselt. Team-Safes erfordern vorbereitete Administratoren und geregelte Schlüsselrotation. ## Fehlerbehebung Prüfe Safe-Auswahl, Rechte, Entsperrstatus und gegebenenfalls KDBX-Kompatibilität. Führe keine wiederholten Exporte zur Fehlersuche durch. ## Verwandte Funktionen - [Dateien verwalten](./dateien-verwalten.md) - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Exposé-Freigaben für Interessenten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/immobilien/expose-freigaben # Exposé-Freigaben für Interessenten ## Ziel und Voraussetzungen Interessenten öffnen das freigegebene Exposé und bestätigen nur die erforderlichen Erklärungen. Benötigt werden der aktuelle Gastlink, ein noch gültiger Token und der zum Objekt passende Einwilligungs- beziehungsweise Maklervertragsstatus. Ein Freigabelink ist einem konkreten Exposé zugeordnet. Je nach Konfiguration muss der Interessent vor dem Download Angaben bestätigen oder Bedingungen akzeptieren. ## Exposé öffnen {#expose-oeffnen} 1. Öffne den vollständigen Link des Maklers. 2. Prüfe Objektbezeichnung und Absender. 3. Erfasse die im Freigabe-Gate verlangten Angaben und lies die angezeigten Bedingungen. 4. Bestätige nur, wenn Angaben und Zweck stimmen. 5. Lade das freigegebene Exposé herunter und speichere es geschützt. ![Exposé-Freigabe mit Maklervertrag und Einwilligungen](/screenshots/insidecrm/expose-guest/overview.webp) *Vor dem Download werden erforderliche Dokumente und ausdrückliche Einwilligungen angezeigt.* ## Ergebnis Die Freigabe ist protokolliert und das vorgesehene Exposé wurde bereitgestellt. Andere Objektdaten bleiben unzugänglich. ## Varianten und Sonderfälle Der Link kann ablaufen, widerrufen oder nach einer Aktualisierung ersetzt werden. Ein bereits gespeichertes Dokument wird dadurch nicht automatisch aktualisiert. ## Fehlerbehebung Bitte den zuständigen Makler bei einem abgelaufenen oder unvollständigen Link um eine neue Freigabe. Übermittle dabei nicht den vollständigen Link an unbeteiligte Personen. ## Verwandte Funktionen - [Immobilienobjekte](objekte.md) - [Immobilien konfigurieren](immobilien-konfigurieren.md) --- # Immobilienmodul konfigurieren Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/immobilien/konfiguration # Immobilienmodul konfigurieren Die meisten Einstellungen benötigen `settings.manage`. Portalzugänge benötigen zusätzlich `portals.read` beziehungsweise `portals.write` und die Capability `realestate.portals`. ## Verwaltungsbereiche - **Objektfelder:** zusätzliche fachliche Angaben und deren Darstellung - **Objektstatus:** Lebenszyklus und Filterung von Immobilien - **Dokumente und Bilder:** zentrale Medien- und Dokumentvorgaben - **Historie:** nachvollziehbare Änderungen und Aktivitäten - **Portal-Accounts:** Verbindungen zu externen Immobilienportalen ## Änderungen sicher ausrollen 1. Erfasse fachlichen Zweck, Verantwortliche und betroffene Daten. 2. Prüfe bestehende Objekte und Exporte auf Abhängigkeiten. 3. Teste neue Felder oder Status zunächst mit einem Testobjekt. 4. Prüfe bei Portalen Zugang, Verbindungstest, Pflichtfelder und Zielkonto. 5. Dokumentiere die Änderung und informiere betroffene Benutzer. > [!CAUTION] > Portalzugänge und externe IDs sind schützenswerte Betriebsdaten. Zugangsdaten gehören ausschließlich in die vorgesehene Konfiguration und niemals in Tickets, Screenshots oder dieses Handbuch. ## Zweck Die Immobilienkonfiguration steuert Felder, Status, Medienvorgaben, Historie und Portalverbindungen des Mandanten. ## Anwendungsweg Öffne den betreffenden Immobilienbereich unter **Administration**. ## Voraussetzungen und Rechte Felder, Status, Dokumente, Bilder und Historie benötigen `settings.manage`; Portalzugänge benötigen `portals.read` beziehungsweise `portals.write`. ## Schritt für Schritt ### Objektfelder verwalten {#objektfelder-verwalten} Lege nur fachlich benötigte Felder mit stabilem Datentyp an und teste Pflicht- und Sichtbarkeitsregeln. ![Verwaltung der Objektfelder](/screenshots/insidecrm/property-fields/overview.webp) *Objektfelder ergänzen die standardisierten Stammdaten.* ### Dokumente verwalten {#dokumente-verwalten} Pflege Dokumentvorlagen und Zuordnungen mit eindeutigen Namen und freigegebenen Inhalten. ![Verwaltung der Immobiliendokumente](/screenshots/insidecrm/property-documents/overview.webp) *Zentrale Dokumentdefinitionen stehen in den Objektprozessen bereit.* ### Bilder verwalten {#bilder-verwalten} Prüfe Bildtypen, Reihenfolge und Nutzungsrechte mit einem Testobjekt. ![Verwaltung der Immobilienbilder](/screenshots/insidecrm/property-images/overview.webp) *Bilddefinitionen beeinflussen Darstellung und Vermarktung.* ### Änderungshistorie prüfen {#aenderungshistorie-pruefen} Filtere nach Zeitraum, Person oder Bereich und öffne den betreffenden Änderungseintrag. ![Änderungshistorie der Administration](/screenshots/insidecrm/property-history/overview.webp) *Die Historie unterstützt die nachvollziehbare Prüfung administrativer Änderungen.* ### Portalzugänge verwalten {#portalzugange-verwalten} Lege Zielkonto und externe Kennungen an, teste die Verbindung und speichere Geheimnisse ausschließlich in den vorgesehenen Feldern. ![Verwaltung der Immobilienportal-Zugänge](/screenshots/insidecrm/portal-accounts/overview.webp) *Portalzugänge verwenden nur freigegebene Demo-Konten in Dokumentationsbildern.* ### Objektstatus verwalten {#objektstatus-verwalten} Definiere eindeutige Statuswerte und prüfe bestehende Objekte, Filter und Portalprozesse vor Änderungen. ![Verwaltung der Objektstatus](/screenshots/insidecrm/property-statuses/overview.webp) *Statuswerte steuern Bearbeitung und Vermarktungsprozess.* ## Ergebnis Geprüfte Konfigurationswerte stehen in Objektformularen, Filtern, Historie und erlaubten Portalprozessen bereit. ## Varianten und Sonderfälle Datentypänderungen, gelöschte Statuswerte und geänderte externe IDs können bestehende Daten oder Integrationen beeinträchtigen. ## Fehlerbehebung Prüfe Rechte, Pflichtfelder, vorhandene Verwendungen, Verbindungstest und externe Rückmeldungen; teste Änderungen zuerst mit einem Demo-Objekt. ## Verwandte Funktionen - [Objekte verwalten](./objekte.md) - [Maklerbuch](./maklerbuch.md) - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) --- # Immobilien Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/immobilien # Immobilienprozesse zentral bearbeiten Der Immobilienbereich verbindet Objekte, Status, Ansprechpartner und Maklerbuch-Einträge mit den übrigen CRM- und Kommunikationsfunktionen. ## Themen dieses Kapitels - [Objekte anlegen und bearbeiten](./objekte.md) - [Immobilienmodul konfigurieren](./immobilien-konfigurieren.md) - [Maklerbuch führen](./maklerbuch.md) --- # Maklerbuch führen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/immobilien/maklerbuch # Maklerbuch führen Die Übersicht benötigt `maklerbuch.read`; neue und geänderte Einträge benötigen `maklerbuch.write`. ## Eintrag erfassen 1. Öffne **Maklerbuch** und wähle **Neuen Maklerbuch-Eintrag anlegen**. 2. Wähle Verknüpfung, Objektbezug und Ereignistyp. 3. Ergänze Bearbeiter, Kontakt, E-Mail oder Termin, soweit dies zum Ereignis gehört. 4. Setze den tatsächlichen Zeitpunkt und formuliere Titel sowie Beschreibung sachlich. 5. Speichere den Eintrag. Unterstützte Ereignisse umfassen unter anderem Preis- und Statusänderungen, gesendete oder empfangene E-Mails, Exposé-Aufrufe sowie Link-Aufrufe und -Downloads. ## Suchen und auswerten Filtere nach Zeitraum, Betreff, Objekt, Kontakt, Ereignistyp oder Bearbeiter. Die Vollansicht bündelt Objektinformationen, Eigentümer, Interessenten, Besichtigungen, Kommunikation, Marketing, Kosten und den Aktivitätsverlauf, soweit entsprechende Daten vorhanden sind. > [!WARNING] > Das Maklerbuch dient der nachvollziehbaren Dokumentation. Korrigiere fehlerhafte Einträge transparent nach dem internen Prozess und vermeide wertende oder nicht erforderliche personenbezogene Notizen. ## Zweck Das Maklerbuch dokumentiert relevante Immobilienaktivitäten chronologisch und fachlich nachvollziehbar. ## Anwendungsweg Öffne **Immobilien → Maklerbuch**. ## Voraussetzungen und Rechte Anzeigen benötigt `maklerbuch.read`, manuelle Einträge benötigen `maklerbuch.write`; personenbezogene Inhalte müssen erforderlich und sachlich sein. ## Schritt für Schritt {#maklerbuch-fuehren} 1. Suche nach Objekt, Kontakt, Ereignis, Zeitraum oder Bearbeiter. 2. Öffne einen vorhandenen Eintrag oder starte eine zulässige manuelle Erfassung. 3. Wähle Betreff, Ereignistyp und Verknüpfungen und formuliere eine sachliche Notiz. 4. Speichere und kontrolliere die chronologische Einordnung. ![Maklerbuch mit Filter- und Ereignisübersicht](/screenshots/insidecrm/maklerbuch/overview.webp) *Filter begrenzen die Auswertung auf den fachlich benötigten Zusammenhang.* ## Ergebnis Das Ereignis ist mit Zeitpunkt, Bearbeiter und relevanten Beziehungen nachvollziehbar dokumentiert. ## Varianten und Sonderfälle Einige Ereignisse entstehen automatisch aus Kommunikation, Statusänderungen oder Exposé-Nutzung. Korrekturen müssen transparent erfolgen. ## Fehlerbehebung Prüfe Zeitraum, Filter, Leserecht und verknüpfte Datensätze. Erzeuge keinen zweiten Eintrag, bevor eine verzögerte automatische Erfassung ausgeschlossen ist. ## Verwandte Funktionen - [Objekte verwalten](./objekte.md) - [Immobilienmodul konfigurieren](./immobilien-konfigurieren.md) - [Rechtliches und Datenschutz](../12-rechtliches/index.md) --- # Objekte anlegen und bearbeiten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/immobilien/objekte # Objekte anlegen und bearbeiten Die Objektübersicht benötigt `properties.read`; Anlage und Bearbeitung benötigen `properties.write`. ## Objekt anlegen 1. Öffne **Objekte** und wähle **Neues Objekt**. 2. Erfasse die fachlich erforderlichen Stamm-, Adress-, Flächen-, Preis- und Vermarktungsdaten. 3. Wähle den Objektstatus und ergänze workspace-spezifische Felder. 4. Lade Bilder und Dokumente hoch und prüfe deren Beschreibung sowie Reihenfolge. 5. Entscheide bewusst, ob die Adresse veröffentlicht und das Objekt auf dem Dashboard gezeigt werden darf. 6. Speichere das Objekt. ## Portalveröffentlichung Wenn das Portalmodul freigeschaltet ist, prüfst du zuerst die Veröffentlichungsfähigkeit. Erst wenn alle Pflichtfelder für das Zielportal erfüllt und lokale Änderungen gespeichert sind, kann die Veröffentlichung angestoßen werden. Kontrolliere anschließend Status, externe ID, letzten Versuch und letzten erfolgreichen Abgleich. ## KI-Änderungen KI-Vorschläge werden vor dem Speichern bestätigt. Wenn das Objekt zwischen Vorschlag und Speicherung geändert wurde, zeigt die Oberfläche Versions- oder Feldkonflikte. Vergleiche aktuellen Wert, Altwert und Vorschlag einzeln; überschreibe Konflikte nicht pauschal. > [!WARNING] > Vor Veröffentlichung müssen Rechte an Texten, Bildern und Dokumenten sowie die Freigabe zur Adressanzeige geklärt sein. ## Zweck Objektdatensätze bündeln Stammdaten, Ausstattung, Vermarktungsinhalte, Medien, Beziehungen und Portalstatus. ## Anwendungsweg Öffne **Immobilien → Objekte**. ## Voraussetzungen und Rechte Anzeigen benötigt `properties.read`, Anlage und Bearbeitung `properties.write`; Portalaktionen benötigen zusätzlich die freigeschaltete Anbindung. ## Schritt für Schritt {#objekte-verwalten} 1. Suche vor der Anlage nach Adresse, Titel oder externer Referenz. 2. Lege das Objekt an und speichere zunächst die notwendigen Stammdaten. 3. Ergänze Ausstattung, Texte, Preise, Flächen, Kontakte, Bilder und Dokumente. 4. Prüfe Pflichtfelder und Veröffentlichungsfähigkeit vor einem Portalabgleich. ![Objektübersicht mit Suche und Vermarktungsstatus](/screenshots/insidecrm/properties/overview.webp) *Objektstatus und Vollständigkeit bestimmen die möglichen Folgeaktionen.* ## Ergebnis Das Objekt ist gespeichert, verknüpft und abhängig von Freigaben für Vermarktung oder Portalabgleich vorbereitet. ## Varianten und Sonderfälle Custom Fields, Portalpflichtfelder und KI-Vorschläge können zusätzliche Prüfungen verlangen. Konflikte werden feldweise aufgelöst. ## Fehlerbehebung Prüfe Pflichtfelder, Schreibrecht, Medienverarbeitung, Portalverbindung und angezeigte Konflikte; speichere lokale Änderungen vor dem Abgleich. ## Verwandte Funktionen - [Immobilienmodul konfigurieren](./immobilien-konfigurieren.md) - [Maklerbuch](./maklerbuch.md) - [Opportunities und Deals](../02-crm/opportunities-und-deals.md) --- # Mobile Arbeitsansichten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/mobile-apps/funktionen # Mobile Arbeitsansichten ## Ziel und Voraussetzungen Du erledigst priorisierte Arbeit auf dem mobilen Gerät und erkennst, welche Änderungen bereits synchronisiert sind. Benötigt werden die aktuelle App-Version, ein aktiver Workspace, Netzwerkzugang für die Synchronisierung und die jeweiligen Modulberechtigungen. Android und iOS zeigen nur Module, die für Produkt, Mandant und Konto aktiviert sind. Navigation, Push-Ziele und Offline-Zustand bauen auf derselben Berechtigungslogik auf. ## Heute-Ansicht {#heute-ansicht} Die insideCRM-App bündelt in **Heute** die für den Arbeitstag wichtigsten CRM-Ereignisse. 1. Öffne **Heute** über die mobile Hauptnavigation. 2. Aktualisiere die Ansicht per Ziehen nach unten, wenn du gerade Daten auf einem anderen Gerät geändert hast. 3. Öffne einen Eintrag, um im zuständigen Bereich weiterzuarbeiten. 4. Kehre mit der Systemnavigation zur priorisierten Liste zurück. ![Native Heute-Ansicht mit den Prioritäten des Arbeitstags](/screenshots/insidecrm/mobile-today/overview.webp) *Die Android-Referenzaufnahme zeigt den produktiven Aufbau der nativen Heute-Ansicht.* ## Mobile Inbox {#mobile-inbox} 1. Öffne **Inbox** oder tippe auf eine zugehörige Push-Nachricht. 2. Prüfe Absender, Zeitpunkt, Mandant und Ereignistyp, bevor du handelst. 3. Öffne das Ziel und führe die Aufgabe im Fachbereich aus. 4. Aktualisiere die Inbox. Ein erledigtes Fachelement kann noch kurz im Cache erscheinen. ![Native Inbox mit Ereignistypen und direkter Weiterarbeit](/screenshots/insidecrm/mobile-inbox/overview.webp) *Die mobile Inbox bündelt relevante Ereignisse des aktiven Arbeitsbereichs.* ## Globale Suche {#globale-suche} Die globale Suche steht in insideCRM zur Verfügung und durchsucht die aktivierten CRM-Bereiche. 1. Öffne **Suche** und gib einen eindeutigen Namen, eine Nummer oder einen anderen Schlüssel ein. 2. Grenze die Treffer über den angezeigten Datensatztyp ein. 3. Öffne den Treffer und kontrolliere die Kerndaten, bevor du ihn bearbeitest. 4. Fehlt ein Treffer, prüfe Netzwerk, Schreibweise, Mandant und Leseberechtigung. ![Native globale Suche mit filterbaren CRM-Treffern](/screenshots/insidecrm/mobile-global-search/overview.webp) *Die globale Suche öffnet Treffer direkt im zuständigen mobilen Fachbereich.* ## Ergebnis Relevante Arbeit ist mobil priorisiert und führt direkt in den richtigen Datensatz, ohne Berechtigungen der Webanwendung zu umgehen. ## Offline, Synchronisation und Sicherheit - Ein Offline-Hinweis bedeutet, dass Daten veraltet sein können. Kritische Änderungen erst nach erfolgreicher Synchronisation bestätigen. - Push-Nachrichten können vertrauliche Hinweise enthalten. Aktiviere eine Gerätesperre und blende Vorschauen auf dem Sperrbildschirm bei Bedarf aus. - Abmelden oder App-Daten löschen entfernt lokal gespeicherte Sitzungsdaten; nicht synchronisierte Entwürfe können verloren gehen. ## Fehlerbehebung - **Ein Modul fehlt:** Prüfe den aktiven Arbeitsbereich, deine Rolle und die gebuchten Funktionen. - **Daten wirken veraltet:** Stelle die Netzwerkverbindung wieder her und aktualisiere die Ansicht erneut. - **Ein Push-Ziel öffnet nicht:** Öffne den betroffenen Bereich über die Hauptnavigation und kontrolliere, ob der Datensatz noch vorhanden ist. - **Die App bleibt nach der Anmeldung leer:** Melde dich ab, starte die App neu und wähle den Arbeitsbereich erneut. ## Verwandte Funktionen - [Mobile Apps installieren und einrichten](index.md) - [Dashboard und Arbeitsinbox](../01-arbeitsplatz/dashboard-und-arbeitsinbox.md) - [Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) --- # Mobile Apps Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/mobile-apps # Inside unterwegs nutzen insideBase und insideCRM werden für iOS und Android als getrennte Store-Apps aus einem gemeinsamen nativen Kern gebaut. Nach der Workspace-Auswahl zeigt die App nur Module, die für Produkt, Mandant und persönliche Berechtigung aktiv sind. ## Anmeldung und Sicherheit 1. Öffne die zum Workspace passende App: insideBase oder insideCRM. 2. Melde dich mit Benutzername und Passwort oder dem angebotenen Microsoft-/Google-SSO an. 3. Bestätige bei Bedarf Zwei-Faktor-Authentifizierung und wähle den Workspace. 4. Aktiviere biometrische Entsperrung nur auf einem persönlich geschützten Gerät. Sitzung, Tenant und Installationsstatus werden im sicheren Gerätespeicher abgelegt. Ein Workspace-Wechsel kann nicht zwischen insideBase und insideCRM wechseln; dafür ist die jeweils andere App zu verwenden. ## Navigation und Funktionsumfang Abhängig von Modulen und Rechten stehen Mail, Kalender, Chats, Anrufe und Dashboard als Haupttabs zur Verfügung. Wenn kein Dashboard aktiv ist, kann Tickets als Ausweich-Tab erscheinen. Weitere Bereiche liegen in der Workspace- oder Mehr-Navigation. insideCRM ergänzt Heute-Ansicht, globale Suche, Leads, Kunden, Objekte, Deals und Maklerbuch. Schnellaktionen können Anruf, E-Mail, Chat, Lead, Aufgabe, Dokumentenscan oder Objektanlage starten, wenn die jeweilige Funktion freigeschaltet ist. Management-Bereiche erscheinen nur mit `management.read`, `users.manage` oder `settings.manage`. Schreibaktionen werden zusätzlich durch die fachliche Schreibberechtigung geschützt. ## Offline, Dateien und Geräterecht Die Apps besitzen lokale Caches und eine Warteschlange für unterstützte Offline-Änderungen. Ein Offline-Banner zeigt fehlende Verbindung an; ausstehende Uploads werden bei passender Verbindung erneut verarbeitet. Prüfe nach der Synchronisierung, ob die Aktion erfolgreich abgeschlossen wurde. Dateien können ausgewählt, fotografiert oder als mehrseitiges PDF gescannt werden. Dafür fragt das Betriebssystem nach Kamera-, Foto- oder Dateizugriff. Erlaube nur den Zugriff, den du für die konkrete Aktion brauchst. ## Push, Chat und Anrufe Push-Mitteilungen können in den passenden Mail-, Chat-, Ticket- oder Anrufkontext führen. iOS verwendet für Telefonie zusätzlich die nativen VoIP- und Anrufoberflächen. Benachrichtigungs-, Mikrofon- und Anrufrechte lassen sich in den Systemeinstellungen widerrufen; die betroffene Funktion steht dann nur eingeschränkt zur Verfügung. > [!WARNING] > Offline-Verfügbarkeit bedeutet nicht, dass jeder Datensatz vollständig lokal gespeichert oder jede Änderung offline möglich ist. Verlasse dich erst nach erfolgreichem Serverabgleich auf den endgültigen Stand. --- # KI und Automatisierung Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/ki-und-automatisierung # KI als kontrollierte Unterstützung einsetzen KI-Funktionen unterstützen beim Finden, Verstehen und Vorbereiten von Aktionen. Das Modul erscheint nur, wenn `workspace.ai` für den Workspace aktiv ist. Fachliche Zugriffe und Änderungen unterliegen weiterhin den Berechtigungen der angemeldeten Person. ## Chat und Quellen 1. Öffne den KI-Assistenten. 2. Formuliere Ziel, fachlichen Kontext und gewünschtes Ausgabeformat. 3. Prüfe bei Antworten die angezeigten Referenzen und öffne den zugrunde liegenden Datensatz. 4. Übernimm Fakten erst nach Abgleich mit der maßgeblichen Quelle. Unterhaltungen werden als Sitzungen organisiert. Ein alter Chat kann Kontext enthalten, der für eine neue Aufgabe nicht mehr gilt; beginne dann eine neue Sitzung. ## Vorschläge und Aktionen Die KI kann Aktionsvorschläge oder Links zur Vorbefüllung eines Formulars erzeugen. Ein Vorschlag zeigt Zusammenfassung, mögliche Warnungen und fehlende Pflichtfelder. Bestätigungspflichtige Aktionen bleiben gesperrt, bis die erforderlichen Angaben vorhanden sind und du sie ausdrücklich bestätigst. Bei einer Vorbefüllung werden geänderte Felder markiert. Sensible Felder wie Kontaktdaten, Geburtsdatum oder Notizen sind einzeln zu prüfen. Die Vorbefüllung speichert nicht automatisch; kontrolliere das gesamte Formular und speichere manuell. ## Sichere Nutzung - Gib nur Daten ein, die für den geschäftlichen Zweck erforderlich und für die Verarbeitung freigegeben sind. - Übernimm keine rechtlichen, finanziellen oder personenbezogenen Aussagen ungeprüft. - Führe Löschungen, Versand, Statuswechsel und Massenaktionen nur nach Vorschau und Bestätigung aus. - Melde falsche Quellenzuordnungen oder unerwartete Zugriffe an den Support. > [!CAUTION] > Eine plausible KI-Antwort ist kein Nachweis. Verbindlich bleiben der aktuelle Fachdatenstand, freigegebene Unternehmensprozesse und die offiziellen rechtlichen Dokumente. ## Maschinenlesbare Wiki-Ausgaben - [`llms.txt`](https://insidecrm.de/docs/llms.txt) - [`llms-full.txt`](https://insidecrm.de/docs/llms-full.txt) - [Inhaltsindex](https://insidecrm.de/docs/ai/content-index.json) - [Feature-Katalog](https://insidecrm.de/docs/ai/feature-catalog.json) - [Anwendungsinventar](https://insidecrm.de/docs/ai/application-features.json) ## Zweck Der KI-Assistent unterstützt Recherche, Zusammenfassung und vorbereitete Aktionen, ohne die fachliche Entscheidung zu übernehmen. ## Anwendungsweg Öffne den KI-Assistenten aus der Anwendung oder aus einem unterstützten Datensatzkontext. ## Voraussetzungen und Rechte Das KI-Modul muss freigeschaltet sein. Sichtbare Quellen und vorgeschlagene Aktionen bleiben auf die Rechte der angemeldeten Person begrenzt. ## Schritt für Schritt {#ki-assistent-nutzen} 1. Formuliere Ziel, Kontext und gewünschtes Ergebnis ohne unnötige personenbezogene Daten. 2. Prüfe verwendete Quellen und erkennbare Datensatzbezüge. 3. Kontrolliere Vorschläge fachlich und bearbeite unzutreffende Inhalte. 4. Bestätige eine vorbereitete Aktion erst nach Prüfung von Ziel, Empfänger und Änderungen. ![KI-Assistent mit Antwort und vorbereiteten Aktionen](/screenshots/insidecrm/ai-assistant/overview.webp) *Vorschläge bleiben bis zur ausdrücklichen Bestätigung unverbindlich.* ## Ergebnis Eine geprüfte Antwort oder ein kontrollierter Aktionsvorschlag liegt vor; verbindlich bleibt der aktuelle Fachdatenstand. ## Varianten und Sonderfälle Quellen können unvollständig oder veraltet sein. Konflikte und irreversible Aktionen erfordern eine erneute Bestätigung im Fachkontext. ## Fehlerbehebung Präzisiere die Aufgabe, prüfe Modulzugriff und Quellenrechte und melde unerwartete Datensichtbarkeit oder falsche Zuordnungen. ## Verwandte Funktionen - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) - [Rechtliches und Datenschutz](../12-rechtliches/index.md) --- # Administration Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/administration # Inside passend für das Team konfigurieren Die Administration bündelt Benutzerverwaltung, Produkt- und Workspace-Einstellungen sowie fachliche Konfigurationen. Änderungen sollten zuerst in ihrer Wirkung auf bestehende Prozesse und Berechtigungen geprüft werden. ## Themen dieses Kapitels - [insideCRM verwalten](./insidecrm-verwaltung.md) - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) --- # insideCRM verwalten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/administration/insidecrm # insideCRM verwalten Das Management-Dashboard benötigt `management.read`. Benutzerverwaltung erfordert `users.manage`; neue oder geänderte API-Schlüssel und zentrale Einstellungen erfordern `settings.manage`. ## Management-Dashboard Die Übersicht zeigt abhängig von Lizenz und Daten unter anderem aktive Benutzer, ausgeführte Aktionen, Speicherbelegung, Lizenzlaufzeit und KI-Nutzung. Detaildialoge schlüsseln Speicher und KI-Verbrauch weiter auf. ## Benutzer verwalten 1. Öffne **Management** und **Benutzer**. 2. Lege die Person mit ihrer geschäftlichen Identität an oder öffne einen bestehenden Zugang. 3. Weise nur die benötigten Rollen, Berechtigungen und Workspace-Zugriffe zu. 4. Speichere und teste den vorgesehenen Arbeitsablauf mit dem betroffenen Konto. 5. Entziehe bei Rollenwechsel oder Austritt nicht mehr benötigte Zugriffe zeitnah. ## API-Schlüssel und Einstellungen API-Schlüssel sind wie Passwörter zu behandeln: eindeutiger Zweck, minimale Rechte, sichere Ablage und geregelte Rotation. Zentrale Einstellungen können Navigation, Prozesse und Integrationen beeinflussen. Dokumentiere deshalb Anlass, verantwortliche Person und Prüfergebnis. > [!WARNING] > Nutzungskennzahlen unterstützen Administration und Kapazitätsplanung, ersetzen aber keine fachliche Leistungsbewertung. Verarbeitung und Zugriff müssen dem freigegebenen betrieblichen und datenschutzrechtlichen Zweck entsprechen. ## Zweck Die Administration steuert Benutzer, Zugänge, API-Schlüssel und zentrale Einstellungen des CRM-Mandanten. ## Anwendungsweg Öffne **Administration** beziehungsweise **Management**. ## Voraussetzungen und Rechte Die Übersicht benötigt `management.read`, Benutzer `users.manage`, Änderungen an Schlüsseln und Einstellungen `settings.manage`. ## Schritt für Schritt ### Administration öffnen {#administration-oeffnen} Prüfe im Dashboard freigeschaltete Bereiche und öffne nur die für den Auftrag benötigte Verwaltung. ![Übersicht der insideCRM-Administration](/screenshots/insidecrm/management/overview.webp) *Das Management-Dashboard führt zu den erlaubten Administrationsbereichen.* ### Benutzer verwalten {#benutzer-verwalten} 1. Suche vorhandene Benutzer vor der Neuanlage. 2. Pflege geschäftliche Identität, Rolle und benötigte Workspace-Zugriffe. 3. Speichere und teste den vorgesehenen Ablauf mit einem normalen Konto. ![Benutzerverwaltung mit Rollen und Aktionen](/screenshots/insidecrm/management-users/overview.webp) *Zugriffe werden nach dem Minimalprinzip vergeben.* ### API-Schlüssel verwalten {#api-schluessel-verwalten} Lege Schlüssel nur mit dokumentiertem Zweck und minimalen Rechten an, kopiere das Geheimnis einmalig in den Passwortsafe und plane Rotation sowie Widerruf. ![Übersicht der API-Schlüssel ohne sichtbare Geheimnisse](/screenshots/insidecrm/management-api-keys/overview.webp) *Dokumentationsbilder zeigen niemals erzeugte Schlüsselwerte.* ### Einstellungen verwalten {#einstellungen-verwalten} Ändere zentrale Werte einzeln, dokumentiere Anlass und teste Navigation sowie betroffene Prozesse danach mit einer normalen Rolle. ![Zentrale Einstellungen des CRM-Mandanten](/screenshots/insidecrm/management-settings/overview.webp) *Zentrale Einstellungen können mehrere Module und Rollen beeinflussen.* ## Ergebnis Benutzer und technische Zugänge besitzen die vorgesehenen minimalen Rechte; zentrale Einstellungen sind geprüft dokumentiert. ## Varianten und Sonderfälle Der letzte Administrator ist vor Entzug kritischer Rechte zu schützen. API-Geheimnisse werden nach Erstellung nicht erneut im Klartext dokumentiert. ## Fehlerbehebung Prüfe eigene Administratorrechte, Mandant, Rollenabhängigkeiten und Feldfehler. Teste keine Zugriffsänderung ausschließlich mit dem administrierenden Konto. ## Verwandte Funktionen - [Rollen und Berechtigungen](../10-berechtigungen/index.md) - [Passwortsafe](../05-dateien-und-dokumente/passwortsafe.md) - [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) --- # Rollen und Berechtigungen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/berechtigungen # Zugriffe verständlich und überprüfbar halten Berechtigungen steuern, welche Module, Datensätze und Aktionen verfügbar sind. Jede Feature-Seite nennt die fachlich relevanten Voraussetzungen; dieses Kapitel beschreibt das übergreifende Modell. ## Prüfreihenfolge bei fehlenden Funktionen 1. Ist das Modul im Produkt und Workspace verfügbar? 2. Besitzt die Rolle Zugriff auf den Bereich? 3. Darf der konkrete Datensatz gesehen oder bearbeitet werden? 4. Ist die gewünschte Aktion separat eingeschränkt? 5. Gilt eine zusätzliche fachliche Voraussetzung? --- # Abrechnung, API und Integrationen prüfen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung/abrechnung-und-api # Abrechnung, API und Integrationen prüfen ## Abrechnung und Lizenzen - Organisation, Produkt, Tarif, Kontingent und Abonnementstatus gemeinsam prüfen. - Bei Zahlungen Portalstatus und verarbeitete Zahlungsrückmeldung kontrollieren; nicht mehrfach bezahlen. - Bei Rechnungen Dokumenttyp, Zeitraum, Status sowie verfügbare PDF-/XML-Aktion vergleichen. - Bestätigung und Wirksamkeitsdatum einer Lizenzänderung getrennt lesen. ## API-Diagnose 1. Produkt- und Mandantenhost prüfen. 2. Nur das öffentliche Schema als Integrationsvertrag verwenden. 3. Authentifizierungsart, Capability und erforderliche Berechtigung vergleichen. 4. Methode, Pfad, Statuscode, Request-ID und Zeitpunkt notieren. 5. Bei `429` die angegebene Wartezeit beachten; bei `5xx` vor Wiederholung den fachlichen Zustand kontrollieren. `401` bedeutet fehlende oder abgelaufene Authentifizierung. `403` weist auf Kontext oder Berechtigung hin. `404` kann einen im aktuellen Mandanten absichtlich unsichtbaren Datensatz bedeuten. `409` kennzeichnet häufig einen Zustands- oder Parallelitätskonflikt. ## Sichere Anlagen Verwende minimierte Beispieldaten. Entferne `Authorization`, `Cookie`, `X-API-KEY`, Webhook-Signaturen, personenbezogene Inhalte und Zahlungsdaten. Schreibende Requests nur wiederholen, wenn Idempotenz oder vorheriger Zustand geklärt ist. Weiterführend: [API und Integrationen](../14-system-und-schnittstellen/api-und-integrationen.md) und [Abrechnung verwalten](../13-abrechnung-und-lizenzen/abrechnung-verwalten.md). --- # CRM und Immobilien prüfen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung/crm-und-immobilien # CRM und Immobilien prüfen ## Leads, Kunden und Deals - Pflichtfelder, Dubletten, Status, Verantwortlichkeit und Schreibrecht prüfen. - Bei Konvertierungen Quell-Lead, Zieltyp und bereits erzeugte Datensätze vergleichen, bevor die Aktion wiederholt wird. - Bei Importen Laufstatus, fehlerhafte Zeile beziehungsweise Modul und externe Datensatzzuordnung erfassen. - Pipeline- und Tabellenansicht ohne gespeicherte Filter vergleichen. ## Objekte und Portale 1. Objektstatus, Pflichtfelder und Schreibrecht prüfen. 2. Bild-, Dokument- und Exposé-Verarbeitung getrennt kontrollieren. 3. Bei Portalen Zugang, Capability, Feldmapping, Freigabestatus und letzte Providerrückmeldung vergleichen. 4. Eine Übertragung erst erneut starten, wenn der vorherige Providerstatus eindeutig ist. ## Exposé und Maklerbuch Exposé-Freigaben benötigen einen gültigen Token sowie den korrekten Einwilligungs- und Maklervertragsstatus. Im Maklerbuch Vertrag, Partei, Ereignis, Nachweis, Kostenregel, Bericht und Audit-Export als getrennte Zustände behandeln. ## Diagnoseangaben Notiere Datensatztyp, interne ID, Status, Aktion, Zeitpunkt und Request-ID. Personenbezogene Inhalte, Vertragsdokumente und Zugangsdaten vor Screenshots oder Exporten entfernen. Weiterführend: [CRM](../02-crm/index.md), [Objekte](../06-immobilien/objekte.md) und [Maklerbuch](../06-immobilien/maklerbuch.md). --- # Dateien, Freigaben und Passwortsafe prüfen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung/dateien-und-passwortsafe # Dateien, Freigaben und Passwortsafe prüfen ## Dateien und Ordner - Privaten oder Team-Bereich, aktuellen Ordner, Dateiversion, Papierkorb und Schreibrecht prüfen. - Bei großen Uploads auf die bestätigte Fertigstellung warten, bevor die Seite geschlossen wird. - Vorschau und Download getrennt testen: Eine fehlende Vorschau bedeutet nicht automatisch eine fehlende Datei. - Dateiname, Größe, Typ, Zeitpunkt und Verarbeitungsstatus notieren. ## Freigaben Bei Gastfreigaben Token, Ablauf, Widerruf und Passwortschutz prüfen. Nur den neuesten vollständigen Link verwenden. Freigabelinks nicht in öffentliche Tickets oder Screenshots übernehmen. Vertrauliche Originaldateien ausschließlich über einen vereinbarten geschützten Kanal bereitstellen. ## Passwortsafe 1. Ausgewählten Safe und lokale Entsperrung prüfen. 2. Mitgliedschaft, Rolle und Gruppenfreigabe vergleichen. 3. Bei Team-Safes sicherstellen, dass Administratoren vorbereitet und Schlüssel vollständig verteilt wurden. 4. Bei Importen Format und KDBX-Version prüfen. 5. Rotation, Export oder Freigabemigration erst wiederholen, wenn der vorherige Zustand geklärt ist. CSV-Exporte sind unverschlüsselt und kein Diagnosewerkzeug. Master-Passwörter, Wiederherstellungsdaten und Safe-Inhalte dürfen niemals an Support übermittelt werden. Weiterführend: [Dateien verwalten](../05-dateien-und-dokumente/dateien-verwalten.md), [Dateien teilen](../05-dateien-und-dokumente/dateien-teilen.md) und [Passwortsafe](../05-dateien-und-dokumente/passwortsafe.md). --- # Echtzeit, Telefonie und Meetings prüfen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung/echtzeit-telefonie-und-meetings # Echtzeit, Telefonie und Meetings prüfen ## Nachrichten und Präsenz - Thread-Mitgliedschaft und Leserecht prüfen. - Ansicht einmal neu laden, wenn Nachrichten, Reaktionen oder Präsenz fehlen. - VPN, Proxy und WebSocket-Filter vergleichen, wenn normale Requests funktionieren, Echtzeitänderungen aber fehlen. - Bei externen Inbox-Nachrichten zusätzlich Provider-Konto, Konversationsstatus und Datensatzverknüpfung prüfen. ## Audio, Video und Telefonie 1. Browser- und Betriebssystemrechte für Mikrofon und Kamera kontrollieren. 2. Richtiges Ein- und Ausgabegerät wählen und Stummschaltung prüfen. 3. Andere Programme schließen, die das Gerät exklusiv verwenden. 4. Bei Telefonie verifizierte Rufnummer, Standardnummer und Mandantenkonfiguration prüfen. 5. Bei Meetings Einladung, Lobby, Teilnehmerstatus und Gültigkeit des Gastlinks vergleichen. ## Diagnoseangaben Notiere Anruf- oder Meetingtyp, Zeitpunkt, Browser, beteiligte interne Konten und – falls sichtbar – Session- oder Request-ID. Gesprächsinhalte, Aufzeichnungen und vollständige Gastlinks gehören nur in ausdrücklich vereinbarte geschützte Kanäle. Eine erneute Verbindung kann kurzfristig neue Medienberechtigungen auslösen. Aufnahme oder Versand niemals wiederholen, bevor der vorherige Status geklärt ist. Weiterführend: [Messenger](../03-kommunikation/messenger.md), [Anrufe](../03-kommunikation/anrufe.md) und [Meetings](../03-kommunikation/meetings.md). --- # Fehlerbehebung Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung # Probleme schnell eingrenzen Gehe vom sichtbaren Verhalten aus und ändere pro Versuch nur eine Sache. So bleibt erkennbar, ob Zugang, Berechtigung, Datensatz, Integration oder Verarbeitung die Ursache ist. ## Die ersten zwei Minuten 1. Sichere ungespeicherte Eingaben und notiere die genaue Aktion. 2. Prüfe Produkt, sichtbaren Host und ausgewählten Arbeitsbereich. 3. Lade die Seite einmal neu. Wiederhole keinen kostenpflichtigen, versendenden oder löschenden Vorgang ungeprüft. 4. Prüfe, ob nur ein Datensatz, ein Benutzer, ein Gerät oder der ganze Bereich betroffen ist. 5. Notiere Zeitpunkt mit Zeitzone, sichtbare Meldung, Statuscode und Request-ID. > [!CAUTION] > Übermittle niemals Passwort, MFA-Code, vollständigen Token, Cookie, API-Schlüssel, Vault-Inhalt oder Zahlungsdaten in einem Screenshot oder ungeschützten Supportkanal. ## Detaillierte Diagnose nach Bereich - [Zugang, Arbeitsbereich und Berechtigungen](./zugang-und-berechtigungen.md) - [E-Mail und Kalender](./mail-und-kalender.md) - [Echtzeit, Telefonie und Meetings](./echtzeit-telefonie-und-meetings.md) - [Dateien, Freigaben und Passwortsafe](./dateien-und-passwortsafe.md) - [CRM und Immobilien](./crm-und-immobilien.md) - [Abrechnung, API und Integrationen](./abrechnung-und-api.md) Die folgenden Kurzprüfungen helfen bei der ersten Einordnung. Der jeweilige Detailartikel beschreibt sichere Wiederholungen, benötigte Diagnoseangaben und fachliche Sonderfälle. ## Zugang, Mandant und Navigation | Beobachtung | Erste Prüfung | Danach | | --- | --- | --- | | Anmeldung schlägt fehl | E-Mail-Verifikation, Passwortquelle und Systemzeit prüfen | Passwortwiederherstellung oder SSO-Anbieter testen | | MFA-Code wird abgelehnt | Richtiges Verfahren und Gerätezeit prüfen | Wiederherstellungsmethode oder Administrator kontaktieren | | Falscher Arbeitsbereich | Produktauswahl, Host und Mitgliedschaften prüfen | Abmelden, erneut anmelden und Ziel bewusst wählen | | Modul fehlt vollständig | Capability, Lizenz und Rolle prüfen | Administrator soll Modul und Benutzerrecht getrennt vergleichen | | Aktion oder Button fehlt | Schreibrecht, Datensatzstatus und Auswahl prüfen | Mit normaler Rolle und anderem geeigneten Datensatz gegenprüfen | Ein `401` weist meist auf eine fehlende oder abgelaufene Anmeldung hin. Ein `403` bedeutet normalerweise, dass die Identität bekannt ist, aber Produkt, Mandant, Capability oder Berechtigung den Zugriff nicht erlauben. Ein `404` kann zusätzlich bedeuten, dass ein Datensatz im aktuellen Mandanten absichtlich nicht sichtbar ist. ## Speichern, Laden und konkurrierende Änderungen - Prüfe Pflichtfelder, Format, abhängige Datensätze und eingeblendete Feldfehler. - Lade den Datensatz neu, wenn ein Konflikt oder veralteter Stand gemeldet wird. - Prüfe, ob ein anderer Benutzer denselben Datensatz geändert, verschoben oder gelöscht hat. - Wiederhole Schreibaktionen nicht in mehreren Tabs. Das kann doppelte E-Mails, Aufgaben, Buchungen oder Imports erzeugen. - Bei einem `429` keine automatische Wiederholungsschleife starten; angezeigte Wartezeit beachten. - Bei einem `5xx` Request-ID und Zeitpunkt sichern und den Zustand vor einem erneuten Versuch kontrollieren. ## E-Mail und Kontoverbindungen 1. Öffne **Profil → Mail-Accounts** und prüfe Status sowie letzte Synchronisierung. 2. Kontrolliere, ob OAuth-Zugriff, App-Passwort oder IMAP/SMTP-Daten beim Anbieter noch gültig sind. 3. Prüfe Ordner- beziehungsweise Platzierungszuordnung, Absender, Empfängerformat und Anhangsgröße. 4. Kontrolliere Entwurf, Postausgang und gesendeten Ordner, bevor du erneut sendest. 5. Bei verzögerter Synchronisierung Zeitpunkt und betroffenen Ordner nennen, nicht das gesamte Postfach exportieren. Typische Ursachen sind abgelaufene Anbieterfreigaben, geänderte Passwörter, entfernte Ordner, Provider-Limits, eine noch laufende Hintergrundsynchronisierung oder eine fehlende Schreibfreigabe für geteilte Postfächer. ## Kalender und Meetings - Prüfe Zeitzone, Start und Ende, Wiederholungsregel, Teilnehmer und verbundenes Kalenderkonto. - Bei fehlender Einladung kontrolliere Empfängeradresse, Versandstatus und Spamfilter. - Bei Online-Meetings Lobby-, Einladungs- und Terminstatus gemeinsam prüfen. - Kamera und Mikrofon benötigen Browser- und Betriebssystemfreigaben. Prüfe außerdem, ob das Gerät bereits von einer anderen Anwendung verwendet wird. - Ein Gastlink kann abgelaufen, widerrufen oder einem anderen Termin zugeordnet sein. ## Messenger, Inbox und Echtzeit - Prüfe Thread-Mitgliedschaft und Leserecht. - Lade die Ansicht einmal neu, wenn neue Nachrichten, Präsenz oder Reaktionen nicht erscheinen. - Kontrolliere Netzwerkfilter, VPN oder Proxy, wenn normale Requests funktionieren, Echtzeitänderungen aber fehlen. - Prüfe bei externen Inbox-Nachrichten zusätzlich Provider-Konto, Konversationsstatus und Datensatzverknüpfung. - Bei Anhängen Dateityp, Größe und erfolgreichen Upload abgleichen. ## Telefonie und Audio 1. Prüfe verifizierte Rufnummer, Standardnummer und Telefoniekonfiguration des Mandanten. 2. Erlaube Mikrofon und gegebenenfalls Lautsprecher im Browser und Betriebssystem. 3. Kontrolliere Eingabe- und Ausgabegerät sowie Stummschaltung. 4. Prüfe Teilnehmer-, Session- und Aufzeichnungszustimmung, bevor du einen Anruf wiederholst. 5. Nenne dem Support Anruftyp, Zeitpunkt, beteiligte interne Konten und Session-ID, aber keine Gesprächsinhalte. ## Aufgaben, Tickets und Projekte - Prüfe Zuständigkeit, Fälligkeit, Abschlussstatus und verknüpften Datensatz. - Bei Tickets zusätzlich Projektmitgliedschaft, Statusübergang, Typ, Priorität und Pflichtfelder kontrollieren. - Wiki, Meilensteine, Zeitbuchungen, Anhänge, Beobachter und Relationen besitzen eigene Zustände oder Rechte. - Gespeicherte Abfragen können veraltete Filter enthalten. Teste eine ungefilterte Übersicht, ohne die Abfrage sofort zu überschreiben. ## Dateien, Vorschau und Freigaben - Prüfe privaten oder Team-Bereich, Ordner, Dateiversion, Papierkorb und Schreibrecht. - Warte bei großen Uploads auf die bestätigte Fertigstellung, bevor du die Seite verlässt. - Eine fehlende Vorschau bedeutet nicht zwingend, dass der Download fehlt. Prüfe Dateityp und Verarbeitungsstatus getrennt. - Bei Gastfreigaben Token, Ablauf, Widerruf und Passwortschutz kontrollieren. - Nenne Dateiname, Größe, Typ und Zeitpunkt; sende vertrauliche Originaldateien nur über einen ausdrücklich vereinbarten geschützten Kanal. ## Passwortsafe - Prüfe ausgewählten Safe, lokale Entsperrung, Mitgliedschaft, Rolle und Gruppenfreigabe. - Team-Safes benötigen vorbereitete Administratoren und vollständige Schlüsselverteilung. - Bei Importen Format und KDBX-Version prüfen. CSV-Exporte sind unverschlüsselt und kein Diagnosewerkzeug. - Wiederhole Rotation, Export oder Freigabemigration nicht, bevor der vorherige Status geklärt ist. ## CRM und Immobilien - Prüfe bei Leads, Kunden und Deals Pflichtverknüpfungen, Dubletten, Status und Schreibrecht. - Bei Importen Laufstatus, fehlerhaftes Modul und externe Datensatzzuordnung erfassen. - Bei Objekten Status, Pflichtfelder, Bild- und Dokumentverarbeitung getrennt kontrollieren. - Bei Portalen zusätzlich Zugang, Feldmapping, Freigabestatus und letzte Rückmeldung prüfen. - Exposé-Freigaben benötigen gültigen Token sowie den korrekten Einwilligungs- und Maklervertragsstatus. - Im Maklerbuch Vertrag, Partei, Ereignis, Nachweis, Kostenregel, Bericht und Audit-Export als getrennte Zustände betrachten. ## KI und Dokumentensuche - Prüfe aktiven Kontext, gewählte Datensätze, Dateiverarbeitung und sichtbare Quellen. - Eine vorbereitete Aktion verändert noch nichts. Kontrolliere Ziel, Felder und Berechtigung vor Bestätigung. - Bei fehlender Antwort Run-Status, Netzwerk und Lizenzkontingent prüfen. - Sensible Inhalte nicht durch wiederholtes Einfügen in neue Sitzungen vervielfältigen. ## Abrechnung und Lizenzen - Prüfe Organisation, Produkt, Tarif, Kontingent und Abonnementstatus. - Kontrolliere bei Zahlungen den Status im Portal und die verarbeitete Stripe-Rückmeldung; nicht mehrfach bezahlen. - Prüfe bei Rechnungen Dokumenttyp, Zeitraum, Rechnungsstatus und verfügbare PDF-/XML-Aktion. - Änderungen an Lizenzen können zeit- oder periodengesteuert wirksam werden. Bestätigung und Wirksamkeitsdatum getrennt lesen. ## Mobile Apps - Prüfe App-Version, Betriebssystem, aktiven Workspace, Netzwerk und letzten Sync-Zeitpunkt. - Bei Push-Problemen Inside-Einstellung, Betriebssystemfreigabe, Fokusmodus und Geräte-Token berücksichtigen. - Offline angezeigte Daten können veraltet sein. Kritische Änderungen erst nach bestätigter Synchronisierung wiederholen. - Öffnet ein Deep Link nicht, navigiere manuell zum Modul und prüfe Datensatz sowie Berechtigung. ## Diese Angaben helfen dem Support | Angabe | Beispiel ohne Geheimnisse | | --- | --- | | Produkt und Oberfläche | insideCRM, Web-Desktop oder Android | | Host und Pfad | `app.example.invalid/tickets/42`, ohne Token-Query | | Zeitpunkt | `02.09.2026 15:40 Europe/Berlin` | | Betroffener Umfang | nur Datensatz 42, alle Tickets oder nur ein Benutzer | | Schritte | öffnen → Feld ändern → speichern | | Erwartet / tatsächlich | Status aktualisiert / Meldung `403` | | Technische Referenz | Request-ID und HTTP-Status | | Screenshot | nur relevanter Ausschnitt, Geheimnisse und personenbezogene Daten geschwärzt | ## Weitere Einstiege - [Anmelden und Zugang wiederherstellen](../00-erste-schritte/anmelden-und-zugang.md) - [Profil und Benachrichtigungen](../01-arbeitsplatz/konto-und-benachrichtigungen.md) - [API-Fehler und Integrationen diagnostizieren](../14-system-und-schnittstellen/api-und-integrationen.md) - [Backend-Zuständigkeit finden](../14-system-und-schnittstellen/backend-module-inventory.md) - Supportkontakt: [support@insidecrm.de](mailto:support@insidecrm.de) --- # E-Mail und Kalender prüfen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung/mail-und-kalender # E-Mail und Kalender prüfen ## Mailkonto und Synchronisierung 1. Öffne **Profil → Mail-Accounts** und prüfe Status sowie letzte Synchronisierung. 2. Kontrolliere beim Anbieter, ob OAuth-Freigabe, App-Passwort oder IMAP-/SMTP-Zugang gültig ist. 3. Prüfe Ordnerzuordnung, Absender, Empfängerformat und Anhangsgröße. 4. Vergleiche Entwurf, Postausgang und Gesendet-Ordner, bevor du erneut sendest. 5. Notiere bei Verzögerungen Konto, Ordner, Zeitpunkt und Richtung der Synchronisierung. Typische Ursachen sind abgelaufene Anbieterfreigaben, geänderte Passwörter, umbenannte Ordner, Provider-Limits, Hintergrundverarbeitung oder fehlende Rechte auf einem geteilten Postfach. ## Kalender und Einladungen - Zeitzone, Start, Ende, Wiederholungsregel und verbundenes Konto gemeinsam prüfen. - Bei fehlender Einladung Empfängeradresse, Versandstatus und Spamfilter kontrollieren. - Änderungen an Serien können nur einen Termin oder die gesamte Serie betreffen; Auswahl vor dem Speichern prüfen. - Doppelte Termine nicht löschen, bevor Quelle und Synchronisationsrichtung geklärt sind. ## Sichere Wiederholung Versand und Terminanlage sind schreibende Aktionen. Vor einer Wiederholung zuerst prüfen, ob der Vorgang beim Provider bereits erfolgreich war. Keine vollständigen Postfachexporte oder Zugangsdaten als Diagnoseanlage versenden. Weiterführend: [E-Mail und Mailkonten](../03-kommunikation/e-mail-und-mailkonten.md) und [Kalender und Termine](../03-kommunikation/kalender-und-termine.md). --- # Zugang, Arbeitsbereich und Berechtigungen prüfen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/fehlerbehebung/zugang-und-berechtigungen # Zugang, Arbeitsbereich und Berechtigungen prüfen ## Diagnosefolge 1. Kontrolliere Produktdomain, E-Mail-Adresse und automatisch synchronisierte Systemzeit. 2. Prüfe, ob E-Mail-Bestätigung, Passwortquelle und das gewählte MFA-Verfahren zusammenpassen. 3. Wähle nach der Anmeldung den beabsichtigten Mandanten beziehungsweise insideBase-Arbeitsbereich. 4. Vergleiche Lizenz, aktive Capability und Rolle getrennt. 5. Prüfe, ob die Aktion zusätzlich ein Schreibrecht oder einen bestimmten Datensatzstatus verlangt. | Status | Bedeutung | Nächster Schritt | | --- | --- | --- | | `401` | Anmeldung fehlt oder ist abgelaufen | Neu anmelden; Token oder Cookie nicht an Support senden. | | `403` | Identität bekannt, Zugriff aber nicht erlaubt | Produkt, Mitgliedschaft, Capability und konkrete Berechtigung prüfen. | | `404` | Route oder sichtbarer Datensatz fehlt | Host, Mandant und Datensatz-ID prüfen; mandantenfremde Datensätze bleiben absichtlich verborgen. | | `429` | Zu viele Anfragen | Angegebene Wartezeit beachten und automatische Wiederholungen stoppen. | ## Wenn ein Modul oder Button fehlt Ein ganzes Modul wird meist durch Produkt, Lizenz oder Capability gesteuert. Einzelne Aktionen hängen zusätzlich von Rolle, Fachberechtigung, Auswahl und Datensatzstatus ab. Ein Administrator sollte dieselbe Aufgabe mit einer vergleichbaren Rolle testen, nicht pauschal zusätzliche Rechte vergeben. ## Sicher wiederherstellen Verwende die Passwortwiederherstellung nur für das richtige Konto. Bei verlorener MFA-Methode den vorgesehenen Wiederherstellungs- oder Administratorweg nutzen. Keine neuen Konten anlegen, um ein Zugangsproblem zu umgehen; dadurch entstehen getrennte Identitäten und Mitgliedschaften. Weiterführend: [Berechtigungen verstehen](../10-berechtigungen/index.md) und [Sicher anmelden](../00-erste-schritte/anmelden-und-zugang.md). --- # Rechtliches und Datenschutz Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/rechtliches # Rechtliche Informationen zentral und verbindlich abrufen Das Nutzerhandbuch erklärt die Bedienung von insideCRM. Es ersetzt keine Vertragsunterlagen, Datenschutzerklärung oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind ausschließlich die aktuell veröffentlichten Dokumente im zentralen Vertrags- und Datenschutzbereich von **insidePlatforms**. ## Offizielle Dokumente - [Verträge und Datenschutz](https://insideplatforms.de/legal/) - [Allgemeine Geschäftsbedingungen](https://insideplatforms.de/terms/) - [Datenschutzerklärung](https://insideplatforms.de/privacy/) - [Impressum](https://insideplatforms.de/imprint/) - [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://insideplatforms.de/legal/avv/) - [Technische und organisatorische Maßnahmen](https://insideplatforms.de/legal/toms/) - [Unterauftragnehmer](https://insideplatforms.de/legal/subprocessors/) - [Lösch- und Exportregelung](https://insideplatforms.de/legal/deletion-export/) - [Support- und SLA-Regelung](https://insideplatforms.de/legal/support-sla/) - [Leistungsbeschreibung](https://insideplatforms.de/legal/service-description/) ## Datenschutz im Handbuch Screenshots, Videos und Beispiele dürfen keine echten personenbezogenen Daten, Zugangsdaten oder vertraulichen Mandanteninformationen enthalten. Für Schulungsmaterial werden ausschließlich freigegebene Demo-Daten verwendet. Bei Fragen zu Vertrag, Datenschutz oder Datenexport hilft [support@insidecrm.de](mailto:support@insidecrm.de) weiter. --- # Profil, Rechnungen und Lizenzen verwalten Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/abrechnung-und-lizenzen/abrechnung-verwalten # Profil, Rechnungen und Lizenzen verwalten ## Ziel und Voraussetzungen Du verwaltest Profil, Rechnungen und Lizenzumfang für die richtige Organisation. Dafür brauchst du ein Vertriebsportal-Konto und – abhängig von der Aktion – Organisations-, Abrechnungs- oder Administratorrechte. Zahlungs- und Lizenzaktionen vor dem Bestätigen immer auf Produkt und Wirksamkeitsdatum prüfen. Änderungen an Lizenzen, Abrechnung und Zahlungsmethoden können Kosten oder den verfügbaren Funktionsumfang verändern. Prüfe deshalb vor dem Bestätigen immer Organisation, Produkt, Laufzeit und Zusammenfassung. ## Profil verwalten {#profil-verwalten} 1. Öffne im Vertriebsportal **Profil**. 2. Wähle die richtige Organisation und prüfe die zugeordneten Mandanten. 3. Aktualisiere persönliche oder abrechnungsrelevante Daten nur mit verlässlichen Angaben. 4. Bestätige eine noch offene E-Mail-Verifizierung über den neuesten Link. ![Kundenprofil mit Organisationen und Produktzugängen](/screenshots/insidecrm/sales-profile/overview.webp) *Das Kundenprofil ist der Ausgangspunkt für Organisationen, Mandanten und Abrechnung.* ## Rechnungen verwalten {#rechnungen-verwalten} 1. Öffne die Rechnungsübersicht der richtigen Organisation. 2. Vergleiche Rechnungsnummer, Zeitraum, Betrag und Status. 3. Lade das PDF für die visuelle Belegablage oder die XML-Datei für die elektronische Verarbeitung herunter. 4. Verwende **XML senden** nur für eine zuvor geprüfte Empfängeradresse. ![Rechnungsübersicht mit Download- und E-Rechnungsaktionen](/screenshots/insidecrm/sales-invoices/overview.webp) *Die Rechnungsübersicht stellt verfügbare Formate und den dokumentierten Versandstatus bereit.* ## Lizenzen verwalten {#lizenzen-verwalten} 1. Öffne den Abrechnungsbereich des betroffenen Produkts. 2. Prüfe aktuelle Limits, belegte Plätze und gebuchte Add-ons. 3. Wähle die Änderung und kontrolliere Preis, Wirksamkeitszeitpunkt und mögliche Einschränkungen. 4. Richte bei Bedarf die Zahlungsmethode über die geschützte Zahlungsseite ein. 5. Bestätige erst nach der abschließenden Zusammenfassung. Kündigungen und Reduzierungen können erst zum ausgewiesenen Termin wirksam werden. ![Lizenzverwaltung mit Tarif, Kontingenten und Änderungsaktionen](/screenshots/insidecrm/sales-licenses/overview.webp) *Vor dem Speichern zeigt die Lizenzverwaltung die Auswirkungen auf Umfang und Abrechnung.* ## Ergebnis Profil- und Abrechnungsdaten sind aktualisiert, die benötigten Rechnungsformate verfügbar und Lizenzänderungen nachvollziehbar bestätigt. ## Fehlerbehebung - Aktualisiere die Seite nach einer Rückkehr vom Zahlungsanbieter, bevor du erneut bestätigst. - Prüfe Rollen und Organisation, wenn Abrechnungsaktionen fehlen. - Melde doppelte oder unerwartete Buchungen mit Organisation, Zeitpunkt und Vorgangsreferenz an den Support; übermittle keine vollständigen Zahlungsdaten. ## Verwandte Funktionen - [Vertriebsportal und Produktzugang](vertriebsportal.md) - [insideCRM-Verwaltung](../09-administration/insidecrm-verwaltung.md) --- # Vertriebsportal und Produktzugang Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/abrechnung-und-lizenzen/vertriebsportal # Vertriebsportal und Produktzugang ## Ziel und Voraussetzungen Du findest Produktinformationen, meldest dich am Vertriebsportal an und startest den vorgesehenen Mandanten. Öffentliche Inhalte benötigen kein Konto; Testzugänge, Profil und Plattformstart setzen ein bestätigtes Portalkonto sowie die passende Organisation voraus. Das Vertriebsportal verbindet öffentliche Produktinformationen mit dem geschützten Kundenbereich. Die Plattformdaten selbst werden im gewählten Mandanten verarbeitet. ## Informationen finden {#informationen-finden} 1. Vergleiche auf der Produkt- und Preisseite Funktionsumfang, Abrechnungsperiode und eingeschlossene Kontingente. 2. Nutze FAQ und Handbuch für Bedienfragen, Support für bestehende Zugänge und Demo-Anfrage für eine geführte Vorstellung. 3. Lies vor einem Kauf Vertragsunterlagen, Leistungsbeschreibung, Datenschutz- und Widerrufsinformationen. 4. Prüfe in der Adresszeile, dass du dich auf einer offiziellen insideCRM-Domain befindest. ![Öffentliche Produktübersicht mit den zentralen Einstiegen](/screenshots/insidecrm/sales-discover/overview.webp) *Die öffentliche Produktseite bündelt Angebot, Preise, Hilfe und rechtliche Informationen.* ## Portalzugang {#portalzugang} 1. Registriere ein Kundenkonto oder melde dich mit dem bereits verknüpften Anbieter an. 2. Bestätige E-Mail-Adresse und gegebenenfalls den zweiten Faktor. 3. Verwende **Passwort vergessen**, wenn der lokale Zugang nicht mehr funktioniert. 4. Melde dich nach der Arbeit ab, wenn du ein gemeinsam genutztes Gerät verwendest. ![Sichere Anmeldung am Vertriebsportal](/screenshots/insidecrm/sales-access/overview.webp) *Der Portalzugang unterstützt lokales Konto, Passwort-Wiederherstellung und freigegebene SSO-Anbieter.* ## Plattform starten {#plattform-starten} 1. Öffne nach der Anmeldung den Plattform-Hub. 2. Wähle insideBase oder insideCRM und anschließend die gewünschte Organisation beziehungsweise den Mandanten. 3. Erstelle einen Testzugang nur, wenn du zur Anlage der Organisation berechtigt bist. 4. Öffne die Plattform. Eine kurzlebige Übergabe startet dort die Sitzung; Zugangsdaten werden nicht in der URL angezeigt. ![Plattform-Hub zur Auswahl und zum Start eines Produkts](/screenshots/insidecrm/sales-platform-hub/overview.webp) *Im geschützten Hub werden nur Produkte und Organisationen des angemeldeten Kontos angeboten.* ## Ergebnis Der richtige Produktzugang ist ausgewählt und die Sitzung in der Zielplattform aktiv. ## Fehlerbehebung - Prüfe bei fehlenden Produkten Organisation, Einladung und Kontoinhaber. - Erlaube notwendige Cookies, wenn die Übergabe wieder zur Anmeldung führt. - Öffne keinen zweiten Testmandanten, um eine fehlende Berechtigung zu umgehen. ## Verwandte Funktionen - [Abrechnung, Rechnungen und Lizenzen](abrechnung-verwalten.md) - [Anmelden und Zugang wiederherstellen](../00-erste-schritte/anmelden-und-zugang.md) --- # API und Integrationen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/api-und-integrationen # API und Integrationen Die API-Dokumentation beschreibt die technische Oberfläche hinter Web-, Mobile- und Integrationsabläufen. Sie ist öffentlich lesbar; fachliche Endpunkte bleiben durch Anmeldung, API-Schlüssel, Mandantenkontext, Capability und Berechtigungen geschützt. ## API-Dokumentation öffnen {#api-dokumentation} | Ansicht | Adresse | Verwendung | | --- | --- | --- | | API-Übersicht | [https://app.insidecrm.de/api/](https://app.insidecrm.de/api/) | Fachbereiche und wichtige Endpunkte schnell finden | | Swagger UI | [https://app.insidecrm.de/api/swagger/](https://app.insidecrm.de/api/swagger/) | Requests, Parameter und Responses interaktiv prüfen | | ReDoc | [https://app.insidecrm.de/api/redoc/](https://app.insidecrm.de/api/redoc/) | Öffentlichen Integrationsvertrag lesefreundlich durchsuchen | | OpenAPI-Schema | [https://app.insidecrm.de/api/schema/](https://app.insidecrm.de/api/schema/) | Clients, Tests und externe Dokumentation generieren | ![Desktop-Übersicht der API-Bereiche und Einstiege](/screenshots/insidecrm/api-overview/overview.webp) *Die Übersicht ist der sichere Einstieg. Geschützte Beispielaufrufe benötigen weiterhin den passenden Zugang.* ## Authentifizierung und Mandantenkontext 1. Verwende für die Webanwendung die bestehende Sitzung oder die dokumentierten Token-Endpunkte. 2. Verwende `X-API-KEY` nur für ausdrücklich freigegebene Business-Integrationen. 3. Sende Anfragen an die App-Domain des richtigen Produkts und Mandanten. 4. Prüfe vor Schreibzugriffen Capability und konkrete Berechtigung. 5. Behandle Token, Cookies, API-Schlüssel und Webhook-Geheimnisse wie Passwörter. Ein erfolgreicher Login allein erlaubt noch keinen Zugriff auf jeden Mandanten oder jedes Modul. Produkt, Host, aktive Mitgliedschaft, Capability und Rollenrecht werden getrennt ausgewertet. ## Öffentlich unterstützte Ressourcen Das öffentliche Schema enthält ausschließlich ausdrücklich freigegebene Business-Ressourcen: Kontakte, Aufgaben, Tickets, Projekte, Kommentare, Wiki, Zeiterfassung, Kalenderereignisse, Dateien, Ordner und globale Suche sowie in insideCRM Leads, Kunden, Deals und Objekte. Interne UI-, Login-, Administrations-, Realtime- und Webhook-Endpunkte sind kein öffentlicher Integrationsvertrag. ```bash curl --request GET \ --url "https://TENANT-HOST/api/contacts/" \ --header "Accept: application/json" \ --header "X-API-KEY: API_KEY_PLACEHOLDER" ``` Nutze für Seitengröße, Cursor oder Filter ausschließlich Parameter aus dem aktuellen Schema. Bei schreibenden Aufrufen vor einer Wiederholung erst Antwort, Objektzustand und dokumentierte Idempotenz prüfen. ## Backend-Funktionsgruppen | Gruppe | Beispiele | | --- | --- | | Plattform und Konten | Bootstrap, Zielauswahl, Login, MFA, Profile, Benutzer und API-Schlüssel | | Kommunikation | Mailkonten, Nachrichten, Kalender, Messenger, Inbox, Anrufe und Meetings | | Organisation | Aufgaben, Tickets, Projekte, Wiki, Meilensteine und Zeitbuchungen | | Inhalte und Sicherheit | Dateien, Versionen, Freigaben, Papierkorb, private Vaults und Team-Safes | | CRM und Immobilien | Leads, Kunden, Deals, Objekte, Portale, Exposés und Maklerbuch | | Administration | Branding, Workspace-Einstellungen, Custom Fields, Nummernkreise und Lizenzdaten | | Benachrichtigung und Suche | Ereignisse, Zustellstatus, persönliche Regeln und globale Suche | Die vollständige kundenrelevante Zuordnung mit API-Routenanzahl und Support-Fokus steht im [Backend-Modulinventar](./backend-module-inventory.md). Autorisierte Administratoren können die vollständige interne Schemaansicht unter `/api/internal/swagger/` verwenden; sie ist kein öffentlicher Integrationsvertrag. ## Externe Integrationen und Webhooks - Microsoft, Google und IMAP verbinden Mailkonten und Kalenderdaten. OAuth-Rückleitungen müssen zur konfigurierten Produktdomain passen. - Microsoft- und Google-Mail-Webhooks melden Änderungen; die Anwendung verarbeitet sie anschließend asynchron. - LiveKit transportiert interne Anrufe und Meetings. Der Webhook hält Session-, Lobby- und Teilnehmerstatus aktuell. - Immobilienportale erhalten Objektdaten und liefern Status oder Anfragen zurück. Zugang, Objektstatus und Feldzuordnung müssen zusammenpassen. - Exposé-Freigaben verwenden kurzlebige oder widerrufbare Tokens sowie dokumentierte Einwilligungen. - Stripe verarbeitet Zahlungsarten, Checkout, Abonnements und Rechnungsereignisse. Der lokale Status darf erst nach verarbeiteter Rückmeldung als bestätigt gelten. ## Asynchrone Verarbeitung erkennen Ein erfolgreicher Request kann eine Verarbeitung nur angenommen haben. Das betrifft insbesondere Mail-Synchronisierung, Versand, Dokumentindexierung, Portalabgleich, Benachrichtigungen, Reports und Abrechnungsevents. Prüfe bei verzögerten Ergebnissen: 1. HTTP-Status und fachliche Response des auslösenden Requests. 2. Request-ID aus Response oder Fehlerseite. 3. Statusfeld des betroffenen Objekts statt nur die sichtbare Liste. 4. Zeitpunkt, Zeitzone und letzte erfolgreiche Synchronisierung. 5. Erst danach einen erneuten Versuch; wiederholte Schreibrequests können Duplikate erzeugen. ## Fehlerbilder richtig zuordnen | Signal | Typische Bedeutung | Erste Prüfung | | --- | --- | --- | | `400` | Eingabe oder fachlicher Zustand ungültig | Pflichtfelder, Format und Abhängigkeiten | | `401` | Anmeldung oder Token fehlt/ist abgelaufen | Sitzung erneuern, Systemzeit und Tokenquelle prüfen | | `403` | Zugriff authentifiziert, aber nicht erlaubt | Produkt, Mandant, Capability und Rollenrecht prüfen | | `404` | Pfad oder Objekt im aktuellen Kontext nicht sichtbar | Host, ID, Mandant und Löschstatus prüfen | | `409` | Konflikt mit aktuellem Zustand | Objekt neu laden und konkurrierende Änderung prüfen | | `429` | Schutz- oder Ratenlimit aktiv | Wartezeit beachten und Request-Schleifen stoppen | | `5xx` | serverseitige Verarbeitung fehlgeschlagen | Request-ID, Zeitpunkt, Pfad und Statusseite sichern | ## Sicher an den Support übergeben Übermittle Produkt, vollständigen Pfad ohne geheime Query-Werte, Zeitpunkt mit Zeitzone, Request-ID, erwartetes Ergebnis, tatsächlichen Statuscode und eine kurze reproduzierbare Schrittfolge. Entferne Token, Cookies, API-Schlüssel, Passwörter, personenbezogene Inhalte und vollständige Payloads, sofern sie nicht ausdrücklich über einen geschützten Supportkanal angefordert wurden. Weitere Hilfe: [Fehlerbehebung und Support-Diagnose](../11-fehlerbehebung/index.md). ## Ergebnis Integratoren finden die aktuelle technische Vertragsgrundlage, Support kann eine Anfrage dem richtigen Modul zuordnen, und geschützte Aufrufe bleiben trotz öffentlich lesbarer Dokumentation zugriffskontrolliert. --- # Betrieb, Wartung und Supportweg Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/betrieb-und-support # Betrieb, Wartung und Supportweg Diese Seite beschreibt den operativen Supportweg. Verbindliche Leistungs-, Reaktions- und Wiederherstellungszusagen ergeben sich ausschließlich aus dem jeweils gültigen Vertrag und der [Support-/SLA-Regelung](https://insideplatforms.de/legal/support-sla/). ## Vor der Meldung 1. Prüfe, ob Anmeldung, andere Module und andere geeignete Datensätze funktionieren. 2. Vergleiche einen zweiten unterstützten Browser oder ein zweites Gerät, ohne riskante Schreibaktion zu wiederholen. 3. Prüfe Rolle, Capability, Lizenz und betroffenen Arbeitsbereich. 4. Öffne den passenden Artikel in der [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md). 5. Entferne Tokens, Cookies, Passwörter, Vault-Inhalte, Zahlungsdaten und personenbezogene Inhalte aus Anlagen. ## Mindestangaben | Angabe | Beispiel ohne Echtdaten | | --- | --- | | Produkt und Arbeitsbereich | insideCRM, Demo-Mandant | | Zeitpunkt | 02.09.2026, 14:35 Europe/Berlin | | Aktion und erwartetes Ergebnis | „Speichern“ gewählt; Status sollte aktualisiert werden | | Tatsächliches Ergebnis | Meldung und HTTP-Status, wortgetreu aber ohne Geheimnisse | | Reichweite | ein Datensatz, mehrere Benutzer oder gesamter Bereich | | Technik | Browser/App-Version, Betriebssystem, Request-ID | ## Priorität sinnvoll beschreiben - **Blockierend:** Ein geschäftskritischer Ablauf ist für alle geeigneten Benutzer unmöglich und es gibt keinen sicheren Ersatzweg. - **Beeinträchtigend:** Der Ablauf funktioniert nur teilweise, verzögert oder mit vertretbarem Ersatzweg. - **Allgemeine Anfrage:** Bedienfrage, Konfigurationshilfe oder Änderungswunsch ohne laufende Störung. Die Einordnung hilft bei der Triage, ersetzt aber keine vertragliche Prioritätsdefinition. ## Sichere Screenshots Zeige sichtbaren Bereich, Meldung und erforderlichen Kontext. Schneide fremde Datensätze aus und verdecke personenbezogene Daten. Entwicklertools nur verwenden, wenn Support sie gezielt anfordert; vollständige Request-Header und Storage-Inhalte enthalten häufig Geheimnisse. Supportkontakt: [support@insidecrm.de](mailto:support@insidecrm.de). --- # System und Schnittstellen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/system-und-schnittstellen # System und Schnittstellen Dieses Kapitel verbindet das Nutzerhandbuch mit der technischen Plattform. Es richtet sich an Administratoren, Integratoren und Support-Mitarbeitende, die einen sichtbaren Ablauf bis zum zuständigen Backend-Modul und API-Bereich verfolgen müssen. ## Themen dieses Kapitels - [API und Integrationen sicher verwenden](./api-und-integrationen.md) - [Backend-Module und Zuständigkeiten vollständig prüfen](./backend-module-inventory.md) - [Systemanforderungen und unterstützte Browser prüfen](./systemanforderungen-und-browser.md) - [Versionen und bekannte Einschränkungen einordnen](./versionen-und-einschraenkungen.md) - [Betrieb, Wartung und Supportweg verwenden](./betrieb-und-support.md) - [Störungen systematisch eingrenzen](../11-fehlerbehebung/index.md) ## Welche Dokumentation ist wofür gedacht? | Ziel | Einstieg | | --- | --- | | Eine Funktion in der Oberfläche bedienen | [Aufgabenindex](../task-index.md) | | Eine sichtbare Route einer Funktion zuordnen | [Vollständiges Funktionsinventar](../application-feature-inventory.md) | | Eine API-Familie oder eine Support-Zuständigkeit finden | [Backend-Modulinventar](./backend-module-inventory.md) | | Requests und Response-Modelle prüfen | [OpenAPI und Swagger](./api-und-integrationen.md) | > [!NOTE] > Das Modulinventar wird automatisch aus dem technischen Katalog abgeleitet und veröffentlicht nur kundenrelevante Zuständigkeiten. Eine neue Backend-Familie ohne Dokumentationsbezug lässt die lokale Prüfung fehlschlagen. --- # Systemanforderungen und Browser Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/systemanforderungen-und-browser # Systemanforderungen und Browser insideCRM ist eine responsive Webanwendung. Für den produktiven Einsatz wird die aktuelle stabile Version eines unterstützten Browsers, eine zuverlässige Netzwerkverbindung und eine korrekt eingestellte Systemzeit benötigt. ## Unterstützte Browser | Plattform | Empfehlung | Hinweise | | --- | --- | --- | | Windows und Linux | Aktuelles Google Chrome, Microsoft Edge oder Firefox | JavaScript, Cookies und lokaler Browserspeicher müssen erlaubt sein. | | macOS | Aktuelles Safari, Chrome oder Firefox | Betriebssystem- und Browserupdates gemeinsam einspielen. | | iOS und iPadOS | Aktuelles Safari | Kamera, Mikrofon, Kontakte und Benachrichtigungen werden durch Systemrechte gesteuert. | | Android | Aktuelles Chrome | Hersteller-Energiesparmodi können Hintergrundzustellung einschränken. | Internet Explorer und eingebettete Legacy-Browser werden nicht unterstützt. Private Browserfenster können Anmeldung, Benachrichtigungen, Offline-Zwischenspeicher und externe OAuth-Verbindungen einschränken. ## Geräte und Anzeige - Für die Desktop-Ansicht werden mindestens 1280 Pixel Bildschirmbreite empfohlen; die responsive Oberfläche funktioniert ab 320 Pixel Breite. - Kamera und Mikrofon sind nur für Anrufe und Meetings erforderlich. - Für Datei-Uploads muss der Browser auf die ausgewählten lokalen Dateien zugreifen dürfen. - PDF-Vorschau und umfangreiche Tabellen profitieren von mindestens 4 GB freiem Arbeitsspeicher für Browser und Betriebssystem. - Die Systemzeit muss automatisch synchronisiert sein, damit Anmeldung, MFA, Kalender und signierte Links funktionieren. ## Netzwerkvoraussetzungen HTTPS-Zugriff auf die Produktdomain muss möglich sein. WebSockets beziehungsweise langfristige HTTPS-Verbindungen werden für Echtzeitstatus, Messenger, Benachrichtigungen und Meetings verwendet. Unternehmens-Proxys dürfen Zertifikate nur so prüfen, dass Browser und Betriebssystem der ausstellenden Stelle vertrauen. Für Kamera, Mikrofon oder Benachrichtigungen müssen zusätzlich die Browser- und Betriebssystemrechte freigegeben sein. Eine Netzwerkfreigabe ersetzt diese Rechte nicht. ## Vor einer Supportanfrage prüfen 1. Browser und Betriebssystem aktualisieren. 2. Seite in einem normalen Fenster neu laden. 3. Erweiterungen testweise nur für die Produktdomain deaktivieren. 4. Systemzeit, gewählten Arbeitsbereich und sichtbaren Host prüfen. 5. Fehler mit Zeitpunkt, Browsername, Browserversion, Betriebssystem und Request-ID dokumentieren. Weiterführend: [Fehlerbehebung](../11-fehlerbehebung/index.md) und [Betrieb und Support](./betrieb-und-support.md). --- # Versionen und bekannte Einschränkungen Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/versionen-und-einschraenkungen # Versionen und bekannte Einschränkungen insideCRM wird als zentral betriebene Plattform aktualisiert. Sichtbare Änderungen können deshalb Oberfläche, Berechtigungen, API-Vertrag oder das Verhalten einer Integration betreffen. ## Änderung richtig einordnen | Beobachtung | Zuerst prüfen | | --- | --- | | Navigation oder Bezeichnung hat sich geändert | Feature-Index und betroffene Anleitung öffnen. | | Aktion ist nicht mehr sichtbar | Rolle, Capability, Lizenz und Datensatzstatus vergleichen. | | API-Client schlägt nach einer Änderung fehl | Öffentliches OpenAPI-Schema und Statuscode prüfen. | | Nur ein Browser zeigt den alten Stand | Seite vollständig neu laden und Cache beziehungsweise Service Worker aktualisieren. | | Mobile Funktion weicht ab | App-Version, Plattform und mobilen Funktionsumfang prüfen. | ## Versionsangaben für Support und Integration Notiere Produkt, Host, Zeitpunkt mit Zeitzone, Browser- oder App-Version und den betroffenen Arbeitsbereich. Für API-Probleme gehören zusätzlich Methode, Pfad, Statuscode, Request-ID und die verwendete Schema-Version dazu. Geheimnisse und vollständige Nutzdaten dürfen nicht in Tickets oder Screenshots erscheinen. Das maschinenlesbare [Release-Manifest](https://insidecrm.de/docs/ai/release-manifest.json) liefert Produkt, Sprache, Inhaltsstände und Prüfsummen der Dokumentationsseiten. Es enthält keine internen Quellpfade. ## Dauerhafte Grenzen - Funktionsumfang hängt von Produkt, Workspace, Lizenz, Capability und Rolle ab. - Browser können Hintergrundaktivität, Mediengeräte und Benachrichtigungen aus Energie- oder Datenschutzgründen einschränken. - Externe Mail-, Kalender-, Telefonie- und Portalprovider können eigene Limits oder Verzögerungen verursachen. - Offline-Arbeit ist nur dort möglich, wo die jeweilige Oberfläche sie ausdrücklich anbietet. - Große Dateien, umfangreiche Importe und globale Suchvorgänge können asynchron verarbeitet werden. Eine Grenze ist keine Freigabe, Sicherheitsprüfung oder SLA-Zusage. Vertrags- und Supportbedingungen stehen im [Rechtsbereich](https://insideplatforms.de/legal/). --- # Feature-Index Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/feature-index # Feature-Index Dieser Index führt alle vollständig dokumentierten Produktfunktionen auf und verlinkt direkt zur jeweiligen Anleitung. | Funktion | Modul | Plattformen | Status | | --- | --- | --- | --- | | [Dashboard und Arbeitsinbox](/handbuch/arbeitsplatz/dashboard) | Arbeitsplatz | Web | reviewed | | [Aufgaben planen und abschließen](/handbuch/aufgaben-und-tickets/aufgaben) | Aufgaben | Web | reviewed | | [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](/handbuch/arbeitsplatz/konto) | Benutzerkonto | Web | reviewed | | [Dateien und Ordner verwalten](/handbuch/dateien-und-dokumente/dateien) | Dateien | Web | reviewed | | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | E-Mail | Web | reviewed | | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | Immobilienadministration | Web | reviewed | | [Objekte anlegen und bearbeiten](/handbuch/immobilien/objekte) | Immobilienobjekte | Web | reviewed | | [KI und Automatisierung](/handbuch/ki-und-automatisierung) | KI-Unterstützung | Web, iOS, Android | reviewed | | [Kalender und Termine](/handbuch/kommunikation/kalender) | Kalender | Web | reviewed | | [Persönliche Kontakte](/handbuch/arbeitsplatz/persoenliche-kontakte) | Kontakte | Web | reviewed | | [Kunden verwalten](/handbuch/crm/kunden) | Kunden | Web | reviewed | | [Lead anlegen](/handbuch/crm/leads/lead-anlegen) | Leads | Web | reviewed | | [Lead konvertieren](/handbuch/crm/leads/lead-konvertieren) | Leads | Web | reviewed | | [Leads](/handbuch/crm/leads) | Leads | Web | reviewed | | [Maklerbuch führen](/handbuch/immobilien/maklerbuch) | Maklerbuch | Web | reviewed | | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | Management | Web | reviewed | | [Messenger](/handbuch/kommunikation/chat) | Messenger | Web | reviewed | | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | Opportunities | Web | reviewed | | [Passwortsafe verwenden](/handbuch/dateien-und-dokumente/passwortsafe) | Passwortsafe | Web | reviewed | | [Anrufe und Nachbereitung](/handbuch/kommunikation/anrufe) | Telefonie | Web | reviewed | | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | Ticketadministration | Web | reviewed | | [Tickets bearbeiten und organisieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) | Tickets | Web | reviewed | --- # Das insideCRM-Handbuch Quelle: https://insidecrm.de/docs/ # Das insideCRM-Handbuch Dieses Knowledge Center ist die zentrale Wissensquelle für insideCRM. Es verbindet kurze Einstiegshilfen mit detaillierten Funktionsbeschreibungen und technischen Hinweisen für fortgeschrittene Anwender. Für Schulungen und einen schnellen Überblick steht zusätzlich die [insideCRM-Kurzpräsentation](https://insidecrm.de/docs/downloads/insidecrm-kurzhandbuch.pptx) als editierbare PowerPoint-Datei bereit. ## Der passende Einstieg | Wenn du … | Starte hier | | --- | --- | | neu mit Inside arbeitest | [Erste Schritte](./00-erste-schritte/index.md) | | eine bestimmte Funktion suchst | [Feature-Index](./feature-index.md) | | Leads, Kunden oder Opportunities bearbeitest | [CRM](./02-crm/index.md) | | E-Mail, Chat, Kalender oder Telefonie nutzt | [Kommunikation](./03-kommunikation/index.md) | | Inside für ein Team einrichtest | [Administration](./09-administration/index.md) | | eine API oder Integration prüfst | [System und Schnittstellen](./14-system-und-schnittstellen/index.md) | | eine Störung lösen möchtest | [Fehlerbehebung](./11-fehlerbehebung/index.md) | ## So sind Anleitungen aufgebaut Feature-Seiten beantworten immer dieselben Fragen: 1. Wofür ist die Funktion gedacht? 2. Welche Voraussetzungen und Rechte gelten? 3. Wie wird die Aufgabe ausgeführt? 4. Welches Ergebnis ist zu erwarten? 5. Welche Sonderfälle oder Unterschiede gibt es? > [!NOTE] > **Dokumentationsstand** > Das Handbuch wird anhand des geprüften Routen-, Oberflächen-, Nutzeraufgaben- und Backend-Modulkatalogs vollständig gehalten. Web-, Android- und iOS-Einstiege sind einer konkreten Aufgabe und ihrer Anleitung zugeordnet; alle produktspezifischen API-Callback-Module erscheinen zusätzlich im dynamischen Backend-Modulinventar. --- # Was möchtest du erledigen? Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/aufgaben # Was möchtest du erledigen? Wähle das gewünschte Ergebnis. Jede Anleitung nennt Voraussetzungen, den sicheren Ablauf, das erwartete Ergebnis und typische Fehlerfälle. ## Zugang und Orientierung - [Anmelden, registrieren oder Zugang wiederherstellen](00-erste-schritte/anmelden-und-zugang.md) - [Arbeitsbereich einrichten und Oberfläche verstehen](00-erste-schritte/index.md) - [Anstehende Arbeit im Dashboard priorisieren](01-arbeitsplatz/dashboard-und-arbeitsinbox.md) - [Mobile App einrichten](07-mobile-apps/index.md) - [Mobile Heute-Ansicht, Inbox und Suche verwenden](07-mobile-apps/funktionen.md) ## Kommunizieren und zusammenarbeiten - [E-Mail lesen, schreiben und Konten verbinden](03-kommunikation/e-mail-und-mailkonten.md) - [Termine planen](03-kommunikation/kalender-und-termine.md) - [Chats und Nachrichten verwenden](03-kommunikation/messenger.md) - [Anrufe starten und nachbereiten](03-kommunikation/anrufe.md) - [Meeting starten oder als Gast teilnehmen](03-kommunikation/meetings.md) ## Arbeit organisieren - [Aufgaben planen und abschließen](04-aufgaben-und-tickets/aufgaben.md) - [Tickets und Ticketprojekte bearbeiten](04-aufgaben-und-tickets/tickets.md) - [Ticketsystem konfigurieren](04-aufgaben-und-tickets/ticketsystem-konfigurieren.md) - [Dateien und Ordner verwalten](05-dateien-und-dokumente/dateien-verwalten.md) - [Dateifreigabe öffnen](05-dateien-und-dokumente/dateien-teilen.md) - [Passwortsafe verwenden](05-dateien-und-dokumente/passwortsafe.md) ## Vertrieb und Immobilien - [Lead anlegen und bearbeiten](02-crm/leads/index.md) - [Lead konvertieren](02-crm/leads/lead-konvertieren.md) - [Kunden verwalten](02-crm/kunden.md) - [Opportunities und Pipeline steuern](02-crm/opportunities-und-deals.md) - [Immobilienobjekte bearbeiten](06-immobilien/objekte.md) - [Exposé-Freigabe öffnen](06-immobilien/expose-freigaben.md) - [Maklerbuch führen](06-immobilien/maklerbuch.md) ## Konto, Administration und Abrechnung - [Profil, Passwort und Benachrichtigungen verwalten](01-arbeitsplatz/konto-und-benachrichtigungen.md) - [Berechtigungen verstehen](10-berechtigungen/index.md) - [Administration öffnen](09-administration/index.md) - [Vertriebsportal und Produktzugang verwenden](13-abrechnung-und-lizenzen/vertriebsportal.md) - [Rechnungen und Lizenzen verwalten](13-abrechnung-und-lizenzen/abrechnung-verwalten.md) ## System und Schnittstellen - [API-Zugang, Authentifizierung und Integrationen prüfen](14-system-und-schnittstellen/api-und-integrationen.md) - [Alle Backend-Module, Routenbereiche und Support-Prüfungen anzeigen](/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/backend-module) ## Wenn etwas nicht funktioniert - [Fehler systematisch eingrenzen](11-fehlerbehebung/index.md) - Nutze oben die Suche mit dem sichtbaren Begriff aus der Anwendung. - Öffne in der Anwendung im Profilmenü **Handbuch öffnen**, um direkt zur passenden Anleitung zu gelangen. --- # Vollständiges Funktionsinventar Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/funktionsinventar # Vollständiges Funktionsinventar Diese Übersicht umfasst **insideCRM** mit 18 Modulen, 75 Modulrouten und 59 dokumentierten Nutzeraufgaben. > [!NOTE] > **Quelle der Wahrheit** > Anwendungsrouten und die zugeordneten Handbuchseiten werden in diesem Inventar gemeinsam nachvollziehbar gehalten. ## Profil und Konto | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `profile` · Profile | `/me/profile` | `angemeldeter Zugriff` | [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](/handbuch/arbeitsplatz/konto) | | `notifications` · Notifications | `/me/notifications` | `angemeldeter Zugriff` | [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](/handbuch/arbeitsplatz/konto) | | `reset-password` · Reset Password | `/me/reset-password` | `angemeldeter Zugriff` | [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](/handbuch/arbeitsplatz/konto) | ## Arbeitsplatz | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `dashboard` · Dashboard | `/` | `angemeldeter Zugriff` | [Dashboard und Arbeitsinbox](/handbuch/arbeitsplatz/dashboard) | ## CRM-Administration | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `management` · Management | `/management` | `management.read` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-api-keys` · Management Api Keys | `/management/api-keys` | `management.read` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-api-key-new` · Management Api Key New | `/management/api-keys/new` | `settings.manage` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-api-key-edit` · Management Api Key Edit | `/management/api-keys/:id` | `settings.manage` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-users` · Management Users | `/management/users` | `users.manage` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-user-new` · Management User New | `/management/users/new` | `users.manage` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-user-edit` · Management User Edit | `/management/users/:id` | `users.manage` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | | `management-settings` · Management Settings | `/management/settings` | `['management.read', 'settings.manage']` | [insideCRM verwalten](/handbuch/administration/insidecrm) | ## E-Mail | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `mail` · Mail | `/mail` | `mail.read` | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | | `accounts` · Accounts | `/me/accounts` | `mail.read` | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | | `mail-account-new` · Mail Account New | `/me/accounts/mail/new` | `mail.write` | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | | `mail-account-edit` · Mail Account Edit | `/me/accounts/mail/:id` | `mail.write` | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | | `management-mail-templates` · Management Mail Templates | `/management/mail-templates` | `settings.manage` | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | | `management-mail-free-texts` · Management Mail Free Texts | `/management/mail-free-texts` | `settings.manage` | [E-Mail und Mailkonten](/handbuch/kommunikation/e-mail) | ## Kalender | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `calendar` · Calendar | `/calendar` | `calendar.read` | [Kalender und Termine](/handbuch/kommunikation/kalender) | ## Messenger | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `chat` · Chat | `/chat` | `chat.read` | [Messenger](/handbuch/kommunikation/chat) | | `chat-thread` · Chat Thread | `/chat/:threadId` | `chat.read` | [Messenger](/handbuch/kommunikation/chat) | ## Dateien | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `workspace-files` · Workspace Files | `/files` | `files.read` | [Dateien und Ordner verwalten](/handbuch/dateien-und-dokumente/dateien) | ## Passwort-Safe | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `password-safe` · Password Safe | `/password-safe` | `vault.read` | [Passwortsafe verwenden](/handbuch/dateien-und-dokumente/passwortsafe) | ## Aufgaben | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `tasks` · Tasks | `/tasks` | `tasks.read` | [Aufgaben planen und abschließen](/handbuch/aufgaben-und-tickets/aufgaben) | ## Kontakte | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `contacts` · Contacts | `/contacts` | `contacts.read` | [Persönliche Kontakte](/handbuch/arbeitsplatz/persoenliche-kontakte) | ## Kunden | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `customers` · Customers | `/crm/customers` | `contacts.read` | [Kunden verwalten](/handbuch/crm/kunden) | | `customer-new` · Customer New | `/crm/customers/new` | `contacts.write` | [Kunden verwalten](/handbuch/crm/kunden) | | `customer-edit` · Customer Edit | `/crm/customers/:id` | `contacts.write` | [Kunden verwalten](/handbuch/crm/kunden) | ## Tickets | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `tickets` · Tickets | `/tickets` | `tickets.read` | [Tickets bearbeiten und organisieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) | | `ticket-projects` · Ticket Projects | `/tickets/projects` | `tickets.read` | [Tickets bearbeiten und organisieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) | | `ticket-project` · Ticket Project | `/tickets/projects/:identifier` | `tickets.read` | [Tickets bearbeiten und organisieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) | | `ticket-new` · Ticket New | `/tickets/new` | `tickets.write` | [Tickets bearbeiten und organisieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) | | `ticket-edit` · Ticket Edit | `/tickets/:id` | `tickets.write` | [Tickets bearbeiten und organisieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) | | `ticket-settings` · Ticket Settings | `/tickets/settings` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-statuses` · Ticket Settings Statuses | `/tickets/settings/statuses` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-status-new` · Ticket Settings Status New | `/tickets/settings/statuses/new` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-status-edit` · Ticket Settings Status Edit | `/tickets/settings/statuses/:id` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-types` · Ticket Settings Types | `/tickets/settings/types` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-type-new` · Ticket Settings Type New | `/tickets/settings/types/new` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-type-edit` · Ticket Settings Type Edit | `/tickets/settings/types/:id` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-priorities` · Ticket Settings Priorities | `/tickets/settings/priorities` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-priority-new` · Ticket Settings Priority New | `/tickets/settings/priorities/new` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-priority-edit` · Ticket Settings Priority Edit | `/tickets/settings/priorities/:id` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-fields` · Ticket Settings Fields | `/tickets/settings/fields` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-field-new` · Ticket Settings Field New | `/tickets/settings/fields/new` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-field-edit` · Ticket Settings Field Edit | `/tickets/settings/fields/:id` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | | `ticket-settings-categories` · Ticket Settings Categories | `/tickets/settings/categories` | `tickets.settings.manage` | [Ticketsystem konfigurieren](/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) | ## Telefonie | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `calls` · Calls | `/calls` | `calls.read` | [Anrufe und Nachbereitung](/handbuch/kommunikation/anrufe) | ## KI-Unterstützung | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | ## Opportunities | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `opportunities` · Opportunities | `/crm/opportunities` | `opportunities.read` | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | | `opportunity-new` · Opportunity New | `/crm/opportunities/new` | `opportunities.write` | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | | `opportunity-edit` · Opportunity Edit | `/crm/opportunities/:id` | `opportunities.write` | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | | `management-opportunity-statuses` · Management Opportunity Statuses | `/management/opportunity-statuses` | `settings.manage` | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | | `management-opportunity-status-new` · Management Opportunity Status New | `/management/opportunity-statuses/new` | `settings.manage` | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | | `management-opportunity-status-edit` · Management Opportunity Status Edit | `/management/opportunity-statuses/:id` | `settings.manage` | [Opportunities und Deals](/handbuch/crm/opportunities) | ## Leads | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `leads` · Leads | `/crm/leads` | `leads.read` | [Leads](/handbuch/crm/leads) | | `lead-new` · Lead New | `/crm/leads/new` | `leads.write` | [Lead anlegen](/handbuch/crm/leads/lead-anlegen) | | `lead-edit` · Lead Edit | `/crm/leads/:id` | `leads.write` | [Leads](/handbuch/crm/leads) | ## Immobilienobjekte | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `properties` · Properties | `/real-estate/properties` | `properties.read` | [Objekte anlegen und bearbeiten](/handbuch/immobilien/objekte) | | `property-new` · Property New | `/real-estate/properties/new` | `properties.write` | [Objekte anlegen und bearbeiten](/handbuch/immobilien/objekte) | | `property-edit` · Property Edit | `/real-estate/properties/:id` | `properties.write` | [Objekte anlegen und bearbeiten](/handbuch/immobilien/objekte) | | `management-property-fields` · Management Property Fields | `/management/property-fields` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-property-field-new` · Management Property Field New | `/management/property-fields/new` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-property-field-edit` · Management Property Field Edit | `/management/property-fields/:id` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-documents` · Management Documents | `/management/documents` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-images` · Management Images | `/management/images` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-history` · Management History | `/management/history` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-portal-accounts` · Management Portal Accounts | `/management/portal-accounts` | `portals.read` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-portal-account-new` · Management Portal Account New | `/management/portal-accounts/new` | `portals.write` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-portal-account-edit` · Management Portal Account Edit | `/management/portal-accounts/:id` | `portals.write` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-property-statuses` · Management Property Statuses | `/management/property-statuses` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-property-status-new` · Management Property Status New | `/management/property-statuses/new` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | | `management-property-status-edit` · Management Property Status Edit | `/management/property-statuses/:id` | `settings.manage` | [Immobilienmodul konfigurieren](/handbuch/immobilien/konfiguration) | ## Maklerbuch | Funktion | Anwendungsweg | Berechtigung | Dokumentation | | --- | --- | --- | --- | | `maklerbuch` · Maklerbuch | `/real-estate/maklerbuch` | `maklerbuch.read` | [Maklerbuch führen](/handbuch/immobilien/maklerbuch) | | `maklerbuch-new` · Maklerbuch New | `/real-estate/maklerbuch/new` | `maklerbuch.write` | [Maklerbuch führen](/handbuch/immobilien/maklerbuch) | | `maklerbuch-detail` · Maklerbuch Detail | `/real-estate/maklerbuch/:id` | `maklerbuch.read` | [Maklerbuch führen](/handbuch/immobilien/maklerbuch) | --- # Backend-Modulinventar Quelle: https://insidecrm.de/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/backend-module # Backend-Modulinventar Dieses Inventar ordnet **19 Backend-Module** und **525 aufgelöste API-Routenmuster** ihren Anleitungen und ersten Support-Prüfungen zu. > [!NOTE] > **Abdeckungsregel** > Jede vom Produkt veröffentlichte API-Familie muss hier zugeordnet sein. Für eine neue Familie ohne Dokumentationsbezug schlägt die Prüfung fehl. | Modul | API-Routenmuster | Hauptaufgabe | | --- | ---: | --- | | [Plattform, Dashboard und API-Basis](#platform) | 25 | Produkt- und Workspace-Erkennung, Plattform-Bootstrap und Zielauswahl | | [Vertriebsportal, Abrechnung und Dokumentation](#billing) | 5 | Produkt-Hub, Onboarding, Testphasen und Mandantenstart | | [Konten, Anmeldung und persönliche Kontakte](#users) | 53 | Registrierung, Anmeldung, Tokens, OAuth und Passwortwechsel | | [Mandanten und Produktziele](#tenants) | 2 | Mandanten, Domains und verfügbare Arbeitsbereiche | | [Mandantenkonfiguration](#configs) | 13 | Branding, Workspace-, Immobilien-, Abrechnungs- und Gov-Einstellungen | | [Benutzerdefinierte Felder](#custom_fields) | 8 | Definition, Reihenfolge und Validierung zusätzlicher Ticket- und Objektfelder | | [Benachrichtigungen und Zustellung](#notifications) | 9 | In-App-, Push- und Mail-Benachrichtigungen mit persönlichen und mandantenweiten Regeln | | [Kalender und Termine](#calender) | 16 | Termine, Teilnehmer, Erinnerungen und Wiederholungsregeln | | [Telefonie, interne Anrufe und Meetings](#calls) | 42 | Anrufaktivitäten, Rufnummern, Verifikation und Standardnummern | | [E-Mail und Synchronisierung](#mails) | 74 | Mailverbindungen, Platzierungen, Ordner, Tags, Regeln und Abwesenheitsantworten | | [Messenger und KI-Sitzungen](#chat) | 27 | Threads, Mitglieder, Nachrichten, Anhänge, Reaktionen und Datensatzverknüpfungen | | [Externe Inbox](#inbox) | 9 | Externe Konten, Konversationen, Nachrichten und Datensatzverknüpfungen | | [Dateien, Freigaben und Passwortsafe](#workspace_files) | 37 | Ordner, Dateien, Versionen, Papierkorb, Massenaktionen und Freigabelinks | | [Aufgaben](#todos) | 2 | Persönliche und zugewiesene Aufgaben mit Fälligkeit und Abschlussstatus | | [Tickets und Projekte](#tickets) | 92 | Tickets, Status, Prioritäten, Typen, Kategorien und benutzerdefinierte Werte | | [Globale Suche](#search) | 1 | Berechtigungsgefilterte Suche über freigeschaltete Module und Datensätze | | [CRM-Stammdaten und Vertrieb](#crm) | 32 | Leads, Kunden, Kontakte, Kontaktwege, Favoriten und Kategorien | | [Immobilienobjekte und Portale](#objects) | 56 | Objekte, Status, Bilder, Dokumente, Vorschauen und Volltextindex | | [Maklerbuch und Nachweise](#activity_log) | 22 | Parteien, Maklerverträge, Ereignisse, Korrekturen und Stornierungen | ## Plattform, Dashboard und API-Basis {#platform} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 25 **Funktionen** - Produkt- und Workspace-Erkennung, Plattform-Bootstrap und Zielauswahl - Dashboard-Daten, globale API-Einstiege, OpenAPI, Swagger und ReDoc - Health-Endpunkte, Host-Routing und technische Fehlerantworten **Erste Support-Prüfung** Host, aktiven Workspace, Request-ID und betroffenen API-Pfad prüfen. **Anleitungen** - [Dashboard und Arbeitsinbox](/docs/handbuch/arbeitsplatz/dashboard) - [API und Integrationen](/docs/handbuch/system-und-schnittstellen/api-und-integrationen) - [Fehlerbehebung](/docs/handbuch/fehlerbehebung) ## Vertriebsportal, Abrechnung und Dokumentation {#billing} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 5 **Funktionen** - Produkt-Hub, Onboarding, Testphasen und Mandantenstart - Lizenzen, Abonnements, Zahlungen, Rechnungen und E-Rechnungen - Marketingseiten, Rechtstexte und dieses Dokumentationsportal **Erste Support-Prüfung** Organisation, Produkt, Lizenzstatus, Rechnungsstatus und Stripe-Rückmeldung abgleichen. **Anleitungen** - [Vertriebsportal und Produktzugang](/docs/handbuch/abrechnung-und-lizenzen/vertriebsportal) - [Profil, Rechnungen und Lizenzen verwalten](/docs/handbuch/abrechnung-und-lizenzen/abrechnung-verwalten) - [Rechtliches und Datenschutz](/docs/handbuch/rechtliches) ## Konten, Anmeldung und persönliche Kontakte {#users} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 53 **Funktionen** - Registrierung, Anmeldung, Tokens, OAuth und Passwortwechsel - MFA, Gerätebindung, globale Benachrichtigungen und API-Schlüssel - Profile, Benutzerverwaltung, persönliche Kontakte und Gerätesynchronisierung **Erste Support-Prüfung** E-Mail-Verifikation, MFA-Verfahren, Gerätestatus, Rolle und aktiven Mandanten prüfen. **Anleitungen** - [Anmelden, registrieren und Zugang wiederherstellen](/docs/handbuch/erste-schritte/anmelden-und-zugang) - [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](/docs/handbuch/arbeitsplatz/konto) - [Persönliche Kontakte](/docs/handbuch/arbeitsplatz/persoenliche-kontakte) - [Administration](/docs/handbuch/administration) ## Mandanten und Produktziele {#tenants} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 2 **Funktionen** - Mandanten, Domains und verfügbare Arbeitsbereiche - Produktzuordnung, Testmandanten und mandantenbezogene Telefoniekonfiguration **Erste Support-Prüfung** Hostname, Produkt, Mitgliedschaft und ausgewähltes Ziel gemeinsam prüfen. **Anleitungen** - [Anmelden, registrieren und Zugang wiederherstellen](/docs/handbuch/erste-schritte/anmelden-und-zugang) - [Administration](/docs/handbuch/administration) - [Vertriebsportal und Produktzugang](/docs/handbuch/abrechnung-und-lizenzen/vertriebsportal) ## Mandantenkonfiguration {#configs} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 13 **Funktionen** - Branding, Workspace-, Immobilien-, Abrechnungs- und Gov-Einstellungen - Nummernkreise, Exposé-Vorlagen, Lizenzübersicht und Nutzungskennzahlen **Erste Support-Prüfung** Berechtigung, aktive Capability, Pflichtfelder und abhängige Vorlagen prüfen. **Anleitungen** - [Administration](/docs/handbuch/administration) - [Immobilienmodul konfigurieren](/docs/handbuch/immobilien/konfiguration) - [Profil, Rechnungen und Lizenzen verwalten](/docs/handbuch/abrechnung-und-lizenzen/abrechnung-verwalten) ## Benutzerdefinierte Felder {#custom_fields} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 8 **Funktionen** - Definition, Reihenfolge und Validierung zusätzlicher Ticket- und Objektfelder - Mandantenbezogene Werte und Kompatibilität bestehender Datensätze **Erste Support-Prüfung** Entitätstyp, Feldtyp, Pflichtstatus, Reihenfolge und vorhandene Werte prüfen. **Anleitungen** - [Ticketsystem konfigurieren](/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) - [Immobilienmodul konfigurieren](/docs/handbuch/immobilien/konfiguration) ## Benachrichtigungen und Zustellung {#notifications} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 9 **Funktionen** - In-App-, Push- und Mail-Benachrichtigungen mit persönlichen und mandantenweiten Regeln - Ereignisstrom, Zustellprotokoll, Geräte-Subscriptions und Gesundheitsstatus **Erste Support-Prüfung** Kanal, persönliche Regel, Tenant-Regel, Gerätezustand und letzten Zustellstatus prüfen. **Anleitungen** - [Profil, Passwort und Benachrichtigungen](/docs/handbuch/arbeitsplatz/konto) - [Dashboard und Arbeitsinbox](/docs/handbuch/arbeitsplatz/dashboard) - [Fehlerbehebung](/docs/handbuch/fehlerbehebung) ## Kalender und Termine {#calender} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 16 **Funktionen** - Termine, Teilnehmer, Erinnerungen und Wiederholungsregeln - ICS-Import und -Export sowie interne Meeting-Verknüpfung **Erste Support-Prüfung** Zeitzone, Wiederholung, Teilnehmer, Schreibrecht und verbundene Kalenderquelle prüfen. **Anleitungen** - [Kalender und Termine](/docs/handbuch/kommunikation/kalender) ## Telefonie, interne Anrufe und Meetings {#calls} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 42 **Funktionen** - Anrufaktivitäten, Rufnummern, Verifikation und Standardnummern - Interne Sessions, Teilnehmer, Präsentation und Aufzeichnungszustimmung - Wiederkehrende Meetings, Lobby, Gastzugang, Chat und LiveKit-Webhooks **Erste Support-Prüfung** Rufnummernstatus, Medienfreigaben, Teilnehmerzustand und LiveKit-Erreichbarkeit prüfen. **Anleitungen** - [Anrufe und Nachbereitung](/docs/handbuch/kommunikation/anrufe) - [Meetings starten und als Gast teilnehmen](/docs/handbuch/kommunikation/meetings) - [Fehlerbehebung](/docs/handbuch/fehlerbehebung) ## E-Mail und Synchronisierung {#mails} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 74 **Funktionen** - Mailverbindungen, Platzierungen, Ordner, Tags, Regeln und Abwesenheitsantworten - Nachrichten, Anhänge, Entwürfe, Versand, Signaturen, Vorlagen und Freitexte - Microsoft-, Google- und IMAP-Synchronisierung einschließlich Webhooks **Erste Support-Prüfung** Kontostatus, Provider-Autorisierung, Sync-Zeitpunkt, Ordnerzuordnung und Versandfehler prüfen. **Anleitungen** - [E-Mail und Mailkonten](/docs/handbuch/kommunikation/e-mail) - [Fehlerbehebung](/docs/handbuch/fehlerbehebung) ## Messenger und KI-Sitzungen {#chat} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 27 **Funktionen** - Threads, Mitglieder, Nachrichten, Anhänge, Reaktionen und Datensatzverknüpfungen - Präsenz, Benachrichtigungseinstellungen und Echtzeit-Ereignisse - KI-Sitzungen, Nachrichten, Dateien, Runs, Prefill und Aktionsvorschläge **Erste Support-Prüfung** Thread-Mitgliedschaft, Echtzeitverbindung, Anhangsgröße und KI-Run-Status prüfen. **Anleitungen** - [Messenger](/docs/handbuch/kommunikation/chat) - [KI und Automatisierung](/docs/handbuch/ki-und-automatisierung) ## Externe Inbox {#inbox} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 9 **Funktionen** - Externe Konten, Konversationen, Nachrichten und Datensatzverknüpfungen - Provider-Statusmeldungen und vereinheitlichte Arbeitsinbox **Erste Support-Prüfung** Provider-Konto, Konversationsstatus, Zielverknüpfung und letzte Statusmeldung prüfen. **Anleitungen** - [Dashboard und Arbeitsinbox](/docs/handbuch/arbeitsplatz/dashboard) - [Messenger](/docs/handbuch/kommunikation/chat) ## Dateien, Freigaben und Passwortsafe {#workspace_files} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 37 **Funktionen** - Ordner, Dateien, Versionen, Papierkorb, Massenaktionen und Freigabelinks - Private Vault-Einträge, Team-Safes, Rollen, Gruppen und Schlüsselrotation - Sicherheitsereignisse, Exporttickets, Zugriffsfreigaben und geteilte Safes **Erste Support-Prüfung** Bereich, Freigabe, Version, Papierkorb, Safe-Rolle und lokalen Entsperrstatus prüfen. **Anleitungen** - [Dateien und Ordner verwalten](/docs/handbuch/dateien-und-dokumente/dateien) - [Dateien freigeben und Gastfreigaben öffnen](/docs/handbuch/dateien-und-dokumente/dateien-teilen) - [Passwortsafe verwenden](/docs/handbuch/dateien-und-dokumente/passwortsafe) ## Aufgaben {#todos} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 2 **Funktionen** - Persönliche und zugewiesene Aufgaben mit Fälligkeit und Abschlussstatus - Verknüpfung mit Anrufen, Kalender und Dashboard **Erste Support-Prüfung** Zuständigkeit, Fälligkeit, Abschlussstatus und verknüpften Datensatz prüfen. **Anleitungen** - [Aufgaben planen und abschließen](/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/aufgaben) ## Tickets und Projekte {#tickets} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 92 **Funktionen** - Tickets, Status, Prioritäten, Typen, Kategorien und benutzerdefinierte Werte - Projekte, Mitglieder, Meilensteine, Wiki und Revisionen - Kommentare, Beobachter, Relationen, Zeitbuchungen, Anhänge und gespeicherte Abfragen **Erste Support-Prüfung** Projektmitgliedschaft, Ticketrecht, Statusübergang, Pflichtfeld und Relation prüfen. **Anleitungen** - [Tickets bearbeiten und organisieren](/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/tickets) - [Ticketsystem konfigurieren](/docs/handbuch/aufgaben-und-tickets/konfiguration) ## Globale Suche {#search} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 1 **Funktionen** - Berechtigungsgefilterte Suche über freigeschaltete Module und Datensätze - Direkte Navigation aus Web- und Mobile-Oberflächen **Erste Support-Prüfung** Suchbegriff, Produkt, Capability, Leserecht und Datensatzstatus prüfen. **Anleitungen** - [Arbeitsplatz und Navigation](/docs/handbuch/arbeitsplatz) - [Mobile Arbeitsansichten](/docs/handbuch/mobile-apps/funktionen) ## CRM-Stammdaten und Vertrieb {#crm} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 32 **Funktionen** - Leads, Kunden, Kontakte, Kontaktwege, Favoriten und Kategorien - Deals, Dealstatus, Bilder, Importläufe und externe Datensatzzuordnungen - Gerätesynchronisierung, Delta-Abgleich und Lead-Konvertierung **Erste Support-Prüfung** Datensatzstatus, Dubletten, Pflichtverknüpfungen, Importlauf und Schreibrecht prüfen. **Anleitungen** - [Leads](/docs/handbuch/crm/leads) - [Kunden verwalten](/docs/handbuch/crm/kunden) - [Opportunities und Deals](/docs/handbuch/crm/opportunities) ## Immobilienobjekte und Portale {#objects} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 56 **Funktionen** - Objekte, Status, Bilder, Dokumente, Vorschauen und Volltextindex - Portalkonten, Kontaktprofile, Synchronisierung und Anfragen - Exposé-Freigaben, Einwilligungen, Rechtsprozesse und Downloads **Erste Support-Prüfung** Objektstatus, Dateiverarbeitung, Portalstatus, Freigabetoken und Einwilligung prüfen. **Anleitungen** - [Objekte anlegen und bearbeiten](/docs/handbuch/immobilien/objekte) - [Immobilienmodul konfigurieren](/docs/handbuch/immobilien/konfiguration) - [Exposé-Freigaben für Interessenten](/docs/handbuch/immobilien/expose-freigaben) ## Maklerbuch und Nachweise {#activity_log} **Aufgelöste API-Routenmuster:** 22 **Funktionen** - Parteien, Maklerverträge, Ereignisse, Korrekturen und Stornierungen - Nachweise, Kostenregeln, Vollständigkeitsprüfung und Outbox - Berichte, Versand, Audit-Exporte und Link-Tracking **Erste Support-Prüfung** Vertrag, Partei, Ereignisstatus, Nachweis, Kostenregel und Exportstatus prüfen. **Anleitungen** - [Maklerbuch führen](/docs/handbuch/immobilien/maklerbuch)