Zoom mit insideCRM verwenden

Die Zoom-Integration von insideCRM ermöglicht es autorisierten Nutzern, ihren eigenen Zoom-Account zu verbinden und geplante Zoom-Meetings direkt aus insideCRM-Kalenderterminen zu erstellen und zu aktualisieren.

English note: This documentation is intended for German-speaking insideCRM users. The insideCRM Zoom integration allows users to connect their own Zoom account and create or update scheduled Zoom meetings from insideCRM calendar appointments.

Voraussetzungen

Für die Nutzung benötigst du:

  • ein aktives insideCRM-Benutzerkonto,
  • Zugriff auf den insideCRM-Kalender,
  • einen eigenen Zoom-Account,
  • die Berechtigung, Apps in deinem Zoom-Account zu autorisieren,
  • einen aktuellen Webbrowser.

Zoom zu insideCRM hinzufügen

  1. Melde dich in deinem insideCRM-Mandanten an.
  2. Öffne „Mein Profil“ beziehungsweise „Konten“.
  3. Wähle den Tab „Zoom“.
  4. Klicke auf „Zoom verbinden“.
  5. Du wirst zur Zoom-Autorisierung weitergeleitet.
  6. Melde dich bei Zoom an.
  7. Prüfe die angeforderten Berechtigungen.
  8. Bestätige die Autorisierung.
  9. Nach erfolgreicher Autorisierung wirst du zu insideCRM zurückgeleitet.
  10. Der verbundene Zoom-Account wird im Zoom-Tab angezeigt.

Direkter Einstieg für angemeldete Nutzer: https://app.insidecrm.de/me/accounts?tab=zoom

Verwendete Berechtigungen

insideCRM benötigt ausschließlich Berechtigungen für folgende Funktionen:

  • Grundlegende Profildaten des verbundenen Zoom-Nutzers lesen.
  • Ein geplantes Zoom-Meeting erstellen.
  • Ein bestimmtes Zoom-Meeting lesen.
  • Thema, Startzeit und Dauer eines Zoom-Meetings aktualisieren.

insideCRM fordert keine Berechtigungen für Aufzeichnungen, Webinare, Zoom Chat oder die Verwaltung anderer Zoom-Nutzer an.

Zoom-Meeting erstellen

  1. Öffne den insideCRM-Kalender.
  2. Erstelle einen neuen Termin.
  3. Trage Titel, Startzeit und Endzeit ein.
  4. Wähle als Online-Meeting-Anbieter „Zoom“.
  5. Wähle den gewünschten verbundenen Zoom-Account.
  6. Ergänze bei Bedarf Teilnehmer und ein Versandkonto.
  7. Speichere den Termin.

insideCRM erstellt daraufhin ein geplantes Zoom-Meeting. Der Beitrittslink, die Meeting-ID und – sofern vorhanden – der Passcode werden dem insideCRM-Termin zugeordnet und können in der Kalendereinladung enthalten sein.

Meeting aktualisieren

Wenn du Titel, Startzeit oder Endzeit eines insideCRM-Termins änderst, aktualisiert insideCRM das zugeordnete Zoom-Meeting. Die Dauer wird aus Start- und Endzeit des Termins berechnet.

Zoom-Verbindung in insideCRM trennen

  1. Öffne „Konten“.
  2. Wähle den Tab „Zoom“.
  3. Suche den verbundenen Zoom-Account.
  4. Wähle „Entfernen“ beziehungsweise „Verbindung trennen“.
  5. Bestätige die Aktion.

insideCRM versucht dabei, das OAuth-Token bei Zoom zu widerrufen und entfernt die gespeicherte Zoom-Kontoverbindung.

App direkt bei Zoom entfernen

  1. Melde dich beim Zoom App Marketplace an.
  2. Öffne „Manage“.
  3. Wähle „Added Apps“.
  4. Suche nach „insideCRM“.
  5. Öffne die App.
  6. Klicke auf „Remove“.
  7. Bestätige das Entfernen.

Folgen des Trennens oder Entfernens

Nach dem Trennen der Verbindung kann insideCRM keine neuen Zoom-Meetings über diesen Account erstellen und keine bestehenden Meetings mehr aktualisieren.

Das Trennen der Verbindung löscht nicht automatisch:

  • bestehende Zoom-Meetings im Zoom-Account,
  • bereits gespeicherte insideCRM-Kalendertermine,
  • bereits versandte Kalendereinladungen,
  • Beitrittsinformationen, die bereits an Teilnehmer übermittelt wurden.

Diese Inhalte müssen bei Bedarf separat im jeweiligen System gelöscht werden.

Datenlöschung nach Entfernung im Zoom Marketplace

Wenn du insideCRM direkt im Zoom App Marketplace entfernst, sendet Zoom eine Deauthorization-Benachrichtigung an insideCRM. insideCRM löscht daraufhin die gespeicherte Zoom-Kontoverbindung einschließlich Access- und Refresh-Token sowie die zu diesem Account gespeicherten Zoom-Daten in insideCRM.

Dabei werden an den betroffenen Kalenderterminen die Zoom-Meeting-ID, Beitrittsinformationen, der Zoom-Beitrittslink und die Zoom-Bezeichnung entfernt. Der insideCRM-Kalendertermin selbst bleibt bestehen. Das eigentliche Meeting in Zoom wird nicht automatisch gelöscht.

Datenverarbeitung

Bei einer verbundenen Zoom-Integration verarbeitet insideCRM insbesondere:

  • Zoom-Benutzer-ID,
  • E-Mail-Adresse und Anzeigename,
  • gewährte OAuth-Berechtigungen,
  • verschlüsselte Access- und Refresh-Tokens,
  • Ablaufzeit der Tokens,
  • Meeting-ID, Meeting-Titel, Startzeit und Dauer,
  • Zoom-Beitrittslink und Meeting-Passcode, sofern von Zoom bereitgestellt.

Die Daten werden nur für die vom Nutzer aktivierte Zoom-Integration verwendet. Sie werden nicht für Werbung verkauft und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet.

Fehlerbehebung

Zoom-Account wird nicht angezeigt
Lade die Kontoseite neu und prüfe, ob die Autorisierung vollständig abgeschlossen wurde.
Autorisierung wurde abgebrochen
Starte den Vorgang unter „Konten → Zoom“ erneut.
Meeting kann nicht erstellt werden
Prüfe, ob Start- und Endzeit gültig sind und der verbundene Zoom-Account Meetings erstellen darf.
Verbindung ist abgelaufen
Entferne die Zoom-Verbindung und autorisiere den Account erneut.
Falscher Zoom-Account
Trenne die Verbindung und starte die Autorisierung erneut mit dem gewünschten Zoom-Account.
Weiterhin Probleme
Kontaktiere den Support unter support@insidecrm.de.
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