Ein CRM-Wechsel ist vor allem ein Projekt für klare Daten

Ein neues CRM wird nicht dadurch erfolgreich, dass alle alten Daten möglichst schnell importiert werden. Wichtiger ist, dass das Team anschließend weiß, welche Informationen verlässlich sind, wo sie gepflegt werden und wie die tägliche Arbeit abläuft.

Ein guter Wechsel beginnt daher mit einem Datencheck und nicht mit einer Importdatei.

1. Datenbestand prüfen

Erstellt zuerst eine Liste der Quellen: bisheriges CRM, Tabellen, Postfächer, Telefonnotizen, Dateien und Portale. Prüft für jede Quelle, welche Daten wirklich weiter gebraucht werden. Doppelte Kontakte, nicht mehr relevante Objekte und veraltete Statuswerte müssen nicht in das neue System umziehen.

Besonders wichtig sind aktive Leads, laufende Deals, aktuelle Objekte, Ansprechpartner, Termine und Dokumente. Diese Daten verdienen die gründlichste Prüfung.

2. Felder und Status abbilden

Beim Mapping wird aus jeder alten Information ein klarer Platz im neuen System. Dabei helfen einfache Fragen:

• Welches Feld ist die verlässliche Quelle für diese Information?
• Welche Status braucht das Team tatsächlich?
• Was gehört zum Kontakt, was zum Objekt und was zum Deal?
• Welche Informationen sollen künftig als Aufgabe, Notiz oder Maklerbuch-Eintrag festgehalten werden?

Vermeidet es, alte Sonderfälle ungeprüft zu übernehmen. Weniger, aber eindeutig genutzte Felder sind im Alltag meist wertvoller als eine lange Liste historisch gewachsener Angaben.

3. Mit einem Pilotbereich starten

Testet den Ablauf zuerst mit einem kleinen Bereich: einem Team, einem Gebiet oder einer ausgewählten Objektgruppe. Importiert eine überschaubare Datenmenge, prüft Berechtigungen und simuliert typische Arbeitsschritte – neue Anfrage, Besichtigung, Exposé-Versand, Übergabe und Abschluss.

Während dieser Phase sollten Rückmeldungen direkt in eine kurze Entscheidungsliste fließen. So wird klar, welche Anpassungen nötig sind, bevor das ganze Team wechselt.

4. Go-live vorbereiten

Für den Go-live braucht es einen Stichtag, eine verantwortliche Person für Fragen und eine klare Ansage, welches System ab dann führend ist. Plant außerdem einen kurzen Datenabgleich für die Zeit zwischen Testimport und Umstellung ein.

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