Terminbuchungen

Mit Terminbuchungen stellst du Interessenten einen öffentlichen Link bereit. Gäste sehen ausschließlich freie Zeiten, wählen einen Termin und erhalten eine Kalendereinladung. Der Termin wird gleichzeitig im insideCRM-Kalender des Gastgebers angelegt. Das erspart Abstimmungen per E-Mail oder Telefon.

Unterstützt werden persönliche 1:1-Termine mit genau einem Gastgeber. Gruppenbuchungen, Zahlungen und eine automatische Verteilung auf mehrere Gastgeber gehören nicht zu diesem Funktionsumfang.

Typische Beispiele

Die Vorlagen füllen nur den Editor vor. Sie erzeugen keine Demo- oder Kontaktdaten und können vollständig angepasst werden.

Buchungsseite einrichten

1. Öffne Management → Terminbuchung und wähle Buchungsseite anlegen oder eine Vorlage.
2. Vergib einen verständlichen Namen und eine kurze Beschreibung. Wähle den verantwortlichen Gastgeber und die verbindliche Zeitzone.
3. Lege Dauer und Startintervall fest. Ein 30-minütiger Termin mit 15-minütigem Startintervall kann beispielsweise um 09:00, 09:15 oder 09:30 beginnen.
4. Pflege Puffer, Mindestvorlauf und den maximalen Buchungshorizont.
5. Trage die wöchentlichen Zeitfenster ein. Zeitfenster eines Tages dürfen sich nicht überschneiden.
6. Wähle nach Möglichkeit ein Mailkonto als Absender. Ohne Auswahl verwendet insideCRM den Plattform-Absender und zeigt eine Warnung.
7. Hinterlege den Link zur Datenschutzerklärung, konfiguriere Erinnerungen und lasse die Sicherheitsprüfung aktiviert.
8. Aktiviere die Seite, öffne die Vorschau und führe mit synthetischen Daten eine vollständige Testbuchung aus.

Wie freie Zeiten berechnet werden

insideCRM kombiniert die wöchentliche Verfügbarkeit mit Dauer, Startintervall, Vorlauf, Buchungshorizont und Puffern. Bereits belegte Kalenderzeiten des Gastgebers werden ausgeschlossen. Alle Berechnungen erfolgen zunächst in der Zeitzone der Buchungsseite und werden Gästen anschließend in deren gewählter Zeitzone angezeigt. Ungültige Uhrzeiten während einer Zeitumstellung werden nicht angeboten.

Wenn zwei Gäste gleichzeitig denselben Slot auswählen, kann nur die erste transaktional erfolgreiche Buchung bestätigt werden. Der zweite Gast erhält aktuelle Alternativen.

Ablauf für Gäste

1. Der Gast öffnet den öffentlichen Link und wählt Zeitzone, Datum und Uhrzeit.
2. Er trägt Name, E-Mail-Adresse und optional eine Notiz ein und prüft die Angaben.
3. Nach der Bestätigung legt insideCRM Buchung, Kalendertermin und Teilnehmer atomar an.
4. Der Gast erhält eine E-Mail mit ICS-Kalendereinladung und einem sicheren Verwaltungslink.
5. Über diesen Link kann er den Status prüfen, einen freien Ersatztermin wählen oder den Termin stornieren.

Beim Umbuchen werden Slot und Kalendertermin gemeinsam aktualisiert. Beim Stornieren wird der Kalendertermin abgesagt und der Slot wieder freigegeben. Bestehende alte Stornolinks bleiben gültig.

CRM-Zuordnung

insideCRM sucht im aktiven Mandanten nach einer nicht gelöschten Person mit derselben normalisierten E-Mail-Adresse. Genau ein Treffer wird verknüpft. Bei keinem oder mehreren Treffern bleibt die Buchung unverändert und zeigt Noch nicht zugeordnet beziehungsweise Zuordnung erforderlich. Es wird niemals automatisch eine neue CRM-Person angelegt und kein bestehender Kontakt überschrieben.

E-Mails, Erinnerungen und Zustellfehler

Bestätigung, Umbuchung und Storno erzeugen jeweils eine passende ICS-Nachricht. Erinnerungen werden standardmäßig 24 Stunden vor dem Termin versendet; mehrere Werte können als Minutenangaben konfiguriert werden. Ein vorübergehender Mailfehler macht eine erfolgreiche Buchung nicht rückgängig. Die Zustellung wird begrenzt wiederholt und ihr Status erscheint in der Buchungsliste. Bei einem endgültigen Fehler kann ein Administrator Zustellung erneut versuchen wählen.

Datenschutz und Missbrauchsschutz

Die öffentliche Seite zeigt den hinterlegten Datenschutzlink und verarbeitet nur die zur Terminorganisation benötigten Angaben. Verwaltungstokens werden nicht protokolliert und verschlüsselt gespeichert. Öffentliche Lese-, Buchungs- und Verwaltungsaufrufe besitzen getrennte Rate-Limits. Ein unsichtbares Bot-Feld und die konfigurierte reCAPTCHA-Prüfung schützen Schreibzugriffe zusätzlich.

Archiviere nicht mehr benötigte Seiten, statt sie zu löschen. Archivierte Seiten sind nicht mehr öffentlich erreichbar; ihre bestehenden Buchungen, Zustellinformationen und Änderungshistorie bleiben erhalten.

Fehlerbehebung

Verwandte Funktionen

• Kalender und Termine
• insideCRM verwalten
• Automationen