KI als kontrollierte Unterstützung einsetzen
KI-Funktionen unterstützen beim Finden, Verstehen und Vorbereiten von Aktionen. Das Modul erscheint nur, wenn workspace.ai für den Workspace aktiv ist. Fachliche Zugriffe und Änderungen unterliegen weiterhin den Berechtigungen der angemeldeten Person.
Chat und Quellen
- Öffne den KI-Assistenten.
- Formuliere Ziel, fachlichen Kontext und gewünschtes Ausgabeformat.
- Prüfe bei Antworten die angezeigten Referenzen und öffne den zugrunde liegenden Datensatz.
- Übernimm Fakten erst nach Abgleich mit der maßgeblichen Quelle.
Unterhaltungen werden als Sitzungen organisiert. Ein alter Chat kann Kontext enthalten, der für eine neue Aufgabe nicht mehr gilt; beginne dann eine neue Sitzung.
Vorschläge und Aktionen
Die KI kann Aktionsvorschläge oder Links zur Vorbefüllung eines Formulars erzeugen. Ein Vorschlag zeigt Zusammenfassung, mögliche Warnungen und fehlende Pflichtfelder. Bestätigungspflichtige Aktionen bleiben gesperrt, bis die erforderlichen Angaben vorhanden sind und du sie ausdrücklich bestätigst.
Bei einer Vorbefüllung werden geänderte Felder markiert. Sensible Felder wie Kontaktdaten, Geburtsdatum oder Notizen sind einzeln zu prüfen. Die Vorbefüllung speichert nicht automatisch; kontrolliere das gesamte Formular und speichere manuell.
Sichere Nutzung
- Gib nur Daten ein, die für den geschäftlichen Zweck erforderlich und für die Verarbeitung freigegeben sind.
- Übernimm keine rechtlichen, finanziellen oder personenbezogenen Aussagen ungeprüft.
- Führe Löschungen, Versand, Statuswechsel und Massenaktionen nur nach Vorschau und Bestätigung aus.
- Melde falsche Quellenzuordnungen oder unerwartete Zugriffe an den Support.
Maschinenlesbare Wiki-Ausgaben
Zweck
Der KI-Assistent unterstützt Recherche, Zusammenfassung und vorbereitete Aktionen, ohne die fachliche Entscheidung zu übernehmen.
Anwendungsweg
Öffne den KI-Assistenten aus der Anwendung oder aus einem unterstützten Datensatzkontext.
Voraussetzungen und Rechte
Das KI-Modul muss freigeschaltet sein. Sichtbare Quellen und vorgeschlagene Aktionen bleiben auf die Rechte der angemeldeten Person begrenzt.
Schritt für Schritt
- Formuliere Ziel, Kontext und gewünschtes Ergebnis ohne unnötige personenbezogene Daten.
- Prüfe verwendete Quellen und erkennbare Datensatzbezüge.
- Kontrolliere Vorschläge fachlich und bearbeite unzutreffende Inhalte.
- Bestätige eine vorbereitete Aktion erst nach Prüfung von Ziel, Empfänger und Änderungen.
Ergebnis
Eine geprüfte Antwort oder ein kontrollierter Aktionsvorschlag liegt vor; verbindlich bleibt der aktuelle Fachdatenstand.
Varianten und Sonderfälle
Quellen können unvollständig oder veraltet sein. Konflikte und irreversible Aktionen erfordern eine erneute Bestätigung im Fachkontext.
Fehlerbehebung
Präzisiere die Aufgabe, prüfe Modulzugriff und Quellenrechte und melde unerwartete Datensichtbarkeit oder falsche Zuordnungen.