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Kontakte und Organisationen
CRM-Kontakte sind im aktuellen Workspace für berechtigte Teammitglieder gemeinsam sichtbar. Kontakte können einer Organisation zugeordnet werden; die Organisationsakte bündelt Kontakte, Deals, Aktivitäten und verknüpfte E-Mails.
Anwendungsweg
Öffne Kontakte oder Organisationen als eigenständigen Bereich in der Hauptnavigation.
Voraussetzungen und Rechte
Zum Anzeigen ist contacts.read erforderlich. Anlegen, Bearbeiten und Löschen erfordern contacts.write. Sichtbare Deals, Aktivitäten und E-Mails bleiben zusätzlich durch ihre jeweiligen Capabilities und Berechtigungen geschützt.
Schritt für Schritt
- Suche zuerst nach Name, Organisation, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, um Dubletten zu vermeiden.
- Lege einen Kontakt oder eine Organisation an und pflege nur fachlich notwendige Daten.
- Ordne einen Kontakt bei Bedarf einer vorhandenen Organisation zu.
- Öffne den Datensatz, um Stammdaten und benutzerdefinierte Felder zu prüfen.
- Öffne eine Organisation, um zugehörige Kontakte, Deals, Aktivitäten und E-Mails gemeinsam zu sehen.
Kontakt- und Organisationsfelder
Administratoren können unter Verwaltung getrennte benutzerdefinierte Felder für Kontakte und Organisationen anlegen. Die Trennung hält Kontaktangaben und Unternehmensmerkmale fachlich sauber auseinander. Dafür ist settings.manage erforderlich.
Ergebnis
Der Datensatz ist für berechtigte Benutzer desselben Mandanten verfügbar und kann als Kontext für Deals, Aufgaben und Kommunikation dienen.
Datenschutz und Datenqualität
- Erfasse nur Informationen mit einem geschäftlichen Zweck.
- Prüfe Einwilligungen, Widersprüche und Löschanforderungen.
- Verwende einheitliche Schreibweisen für Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
- Persönliche insideBase-Kontakte sind ein separater privater Bestand und erscheinen nicht in dieser CRM-Liste.
Fehlerbehebung
Fehlen Bearbeitungsaktionen, prüfe contacts.write. Nicht sichtbare Aktivitäten oder E-Mails können durch fehlende Modulrechte oder Postfachfreigaben verursacht sein. Bei einer leeren Organisationsakte kontrolliere die Zuordnung des Kontakts oder Deals.